10.05.2006

17.05.2006

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICATION

READER DATE CONTEXT:

A-0

NODE: TIT LE: NUMBER:

A0

Информация о

поставщиках

Письма

Письма-ответы

Договора покупки и

спецификации к ним

Счета

Платежные

поручения

Отдел продаж

Поставщики

Договора покупки и

спецификации к ним

Исправленные варианты договоров покупки

Федеральные законы, пастонавления правительства, указы, инструкции, ГОСТы,

методические рекомендации, устав, должностные инструкции

0р. 1

Подготовка и рассылка

писем поставщикам

0р. 2

Рассмотрение и анализ

писем-ответов

0р. 3

Оформление и рассылка

договоров покупки

и спецификаций к ним

0р. 4

Внесение поправок

в договора покупок

0р. 5

Оплата и отправка

счетов

0р. 6

Отправка платежных

поручений

116

• описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и

исходящих документов (движение внутренних документов

наименее регламентировано),

• посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях

и Табель унифицированных форм документов.

8. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации, целью

является проверка следующих моментов:

• как формируются заголовки дел;

• сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;

• нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков

хранения;

• не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты,

проекты документов;

• как подшиваются документы с разными сроками хранения;

• соблюдается ли хронологический порядок при формировании

документов дел;

• нумеруются ли листы дела;

• составляются ли описи дел;

• проводится ли экспертиза ценности документов;

• как организовано уничтожение документов.

9. Разработка перечня локальных нормативных актов организации,

регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и

доработка:

o Номенклатуры дел,

o Положения о службе ДОУ,

o Должностных инструкций в службе ДОУ,

o Инструкции по делопроизводству,

o Табеля и Альбома форм документов,

o Положения об экспертной комиссии организации,

o Положения об архиве.

117

Результаты обработки данных обследования предприятия или организации

необходимо представить графически, например, как на рисунках 25- 27.

35% 55%

5% 5%

Почта

Курьер

Факс

Эл/почта

Рисунок 25 - Диаграмма соотношения способов доставки документов

Последовательное выполнение перечисленных этапов обследования и

анализа ДОУ в различных организациях позволит привести все процедуры

работы с документами в соответствие с современной нормативной базой,

облегчить процесс принятия решений руководителями и подготовить

условия для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ.

35%

10%

40%

10%

5%

Запросы ОВД

Запросы др. учр.

МЗ и СРПО

ТФОМС

Фирмы-

поставщики

Рисунок 26 - Диаграмма состава авторов поступающей корреспонденции

118

206; 49%

25; 6%

151; 36%

6; 1%

22; 5%

6; 1% 5; 1% 6; 1%

Письма

Приказы

Запросы

Постановления

Договоры

Уведомления

Планы

Распоряжения

Рисунок 27- Диаграмма видов поступающих документов

Необходимо также построить оперограммы движения входящих и

исходящих документов (по видам), как показано на рисунке 28.

Технологическая

операция

Главный

врач Секретарь

Начальник

ОДО

(исполнитель)

Делопроизводитель

Получение

документов

Передача

документов с

пометкой «лично»

Предварительное

рассмотрение

Передача

нерегистрируемых

документов

Регистрация

Рассмотрение

документов

Передача

исполнителю

Исполнение и

контроль

Подшивка в дело

Рисунок 28 - Оперограмма движения входящих документов

Если на предприятии или в организации отсутствует Инструкции по

делопроизводству, то главным итогом выполнения исследования должна

быть ее разработка. При наличии инструкции необходимо также разработать

119

Табель или Альбом унифицированных форм документов, применяемых в

организации (на предприятии).

При смещении акцента анализа на оценку документирования какой-

либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической

цепочки, определяющей решение конкретной задачи. Целесообразно

построить схему документационных процессов, как, например, на рисунке