4.4. Составление номенклатуры

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень

наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием

сроков их хранения, по установленной форме. Ответственность за ее

составление возлагается на службу документационного обеспечения

управления организации. Номенклатура дел предназначена для группировки

исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения

сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным

документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для

учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть

использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Поэтому номенклатура дел используется при построении информационно-

поисковой системы по документам организации.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и

индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая

107

номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве

однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел,

заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она

распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный

характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для

составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел

организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся

предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в

делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной

номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без

изменений.

Номенклатура дел организации (сводная) (рисунок 22) составляется по

установленной форме на основании номенклатур дел структурных

подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с

архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке

организации. Она визируется руководителем архива или лицом,

ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом,

ответственным за документационное обеспечение управления, и после

одобрения Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или ЭК организации

направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)

соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается

руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел

организации структурные подразделения получают выписки

соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год

составляется в последнем квартале текущего года в 5 экземплярах.

108

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

________ N ________

руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

подписи

На _____________ год

Дата

Индекс

дела

Заголовок дела Кол-во ед.хр. Срок хранения и N статей

по перечню

Примечание