1. Руководитель подразделения, в которое поступает работник___

2. Руководитель отдела кадров_______________________________

3. Юрист_________________________________________________

4. Ознакомительная – самого работника______________________

Внешнее согласование нет__________________________________

Подписи___Генеральный директор____________________________

Утверждение:

Правовым актом __нет_____ должностным лицом ____нет___

Печать гербовая ___нет____ иная ____нет____________________

Место регистрации __Отдел кадров___ Кол-во экз. ___3_________

Адресат ____внутренний документ___________________________

Место хранения __1-й экз. – дело, 2-й – личное дело, 3-й – бухгалтерия

Рисунок 17 – Пример заполнения карты на приказ о приеме

Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при

работе над Табелем являются основным рабочим массивом.

Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки

структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм

документов для включения в Табель.

На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа

примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной

формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного

локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка

97

количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном

количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что

есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно

учесть при выборе формы Табеля.

Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями

организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично

классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять

виды форм документов, образующихся в деятельности каждого

подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом

формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому

документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать

формы документов по функциям управления или по направлениям

деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как

классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться

описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деление

строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –

собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена

работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,

если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование

докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем

управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму

(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и

предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим

ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение__________).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение

Табеля осуществляется на основе карт документов.

98

Окончательно оформленный табель форм документов организации

должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и

утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и

«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в

условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в курсовом проекте необходимо

подготовить проект соответствующего приказа.