Глава 21

ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВА СУДА

122. Ежегодно, по окончании года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов суда, целью которой является отбор документов для последующего хранения.

122.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая ЭК, которая назначается приказом председателя суда.

В ЭК включается не менее трех - пяти человек. Председателем ЭК назначается заместитель председателя суда или один из судей. В состав ЭК должен входить начальник отдела организационно-кадровой работы, заведующий сектором делопроизводства в президиуме суда и работник отдела организационно-кадровой работы, ответственный за архив.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

По согласованию с заинтересованным архивным учреждением в состав ЭК может быть включен представитель государственного архива, в который будут сдаваться документы данного суда.

122.2. ЭК суда осуществляет следующие функции:

рассматривает проект номенклатуры заводимых нарядов и книг учета;

организует работу по отбору судебных дел, нарядов и других документов для хранения и уничтожения;

рассматривает сроки хранения и описи уголовных, гражданских дел, нарядов и других документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов);

(в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

рассматривает акты об отборе к уничтожению судебных дел, нарядов и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и представляет их на рассмотрение ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов).

(в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

122.3. ЭК работает по плану, утвержденному председателем суда.

Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже 2 раз в год и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК.

Решения ЭК принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются председателем суда, а в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов).

(в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

123. До передачи в архив суда все законченные в делопроизводстве судебные дела, наряды и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к сдаче.

124. В архив сдаются только законченные делопроизводством уголовные и гражданские дела.

124.1. В уголовных и гражданских делах, подлежащих сдаче в архив, работник отдела (сектора) должен подшить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, закончить внутреннюю опись находящихся в деле документов, в конце дела на отдельном листе составить заверительную надпись по форме 42 согласно приложению 49.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

124.2. Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив должен давать судья, под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.

Судья обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

124.3. Проверив производство по делу, судья дает разрешение на сдачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления штампа "Архив" ставит свою подпись и дату. Здесь же, на обложке, судья, руководствуясь Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее - Перечень), Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов, утвержденным заместителем Министра юстиции СССР 31 января 1980 г., Перечнемтиповых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 86, 8/6616), обязан указать дату (год), до которой включительно дело должно храниться в архиве суда, или сделать надпись "Постоянно", если дело согласно Перечню подлежит постоянному хранению.

Эта дата переносится работником отдела (сектора) в учетно-статистическую карточку и указывается красным карандашом в правом верхнем углу карточки.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

124.4. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны: фамилия, имя, отчество осужденного, полное наименование статьи Уголовного кодексаРеспублики Беларусь, по которой лицо осуждено, а также номер соответствующей статьи Перечня.

Пример. Дело N ___ по обвинению Ситина Василия Кузьмича в умышленном убийстве при отягчающих обстоятельствах - ст. 139 ч. 2 п. 5УК Республики Беларусь.

125. Оформление нарядов включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство в судах лицами.

125.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление нарядов.

Полному оформлению подлежат наряды постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление наряда предусматривает: подшивку или переплет нарядов, нумерацию листов в них, составление заверительной надписи, составление (в случаях необходимости) внутренней описи документов, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки наряда.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу следует подшивать (переплетать) в наряды на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Металлические скрепки из нарядов удаляются. Листы нарядов нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста, причем каждый том наряда нумеруется самостоятельно. Фотокарточки, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в наряде, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с наклеенной на нем фотокарточкой либо документом нумеруется как один лист. В заверительной надписи к наряду указывается общее количество фотокарточек с указанием номеров листов, на которых они расположены.

Подшитые в наряд конверты с вложениями нумеруются как два номера - конверт, а затем вложение.

В конце наряда (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись по форме 42 согласно приложению 49, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись ответственного лица за ведение делопроизводства с указанием должности и дата.

На наряды постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой документации (ценные, личные дела (наряды), сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов по форме 43 согласно приложению 50.

Внутренняя опись нумеруется в начале наряда и подписывается составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов (со знаком плюс). Например: в настоящем наряде 150 листов + 12 листов внутренней описи.

Аналогичным образом оформляются уголовные и гражданские дела.

125.2. Наряды временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять.

125.3. Обложки нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения оформляются по установленной форме по форме 44 согласно приложению 51.

Обязательными реквизитами обложки являются: наименование суда, индекс наряда по номенклатуре дел и номер тома, заголовок, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания наряда, количество листов, номера фонда, описи и наряда по описи.

Надписи на обложках нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения делаются светостойкими чернилами или тушью.

125.4. Законченные регистрационные журналы, книги, картотеки готовятся к сдаче в архив работником отдела (сектора), который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения согласно Перечню и указывается количество листов в журнале.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

Перед сдачей в архив картотек работник отдела (сектора) проверяет наличие карточек и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотеки передаются в архив, как правило, в ящиках. Если картотеку подшивают в обложки, то для удобства пользования не следует формировать слишком толстые тома с карточками, то есть не более 100 - 150 карточек в один том. Картотека должна сдаваться в архив вместе с алфавитным указателем к ней.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

126. Сроки хранения дел, нарядов и других документов устанавливаются в соответствии с Перечнем.

126.1. Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем, устанавливаются ЭК исходя из их научной и практической ценности.

126.2. Срок хранения, указанный в Перечне, исчисляется:

для гражданских дел:

со дня вступления решения в законную силу;

со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного для отбывания наказания;

со дня окончания отбытия срока наказания;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Для исполнительных производств срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов, взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, - со дня исполнения решения в данном суде.

(в ред. приказаМинюста от 18.08.2005 N 240)

(см. текст в предыдущей редакции)

По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам и тому подобному) срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

127. На завершенные наряды (дела) постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи. На наряды (дела) временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.

127.1. Опись дел (нарядов) постоянного срока хранения по форме 45 согласно приложению 52составляется в четырех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и утверждается ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов), куда сдаются дела. После этого опись дел (нарядов) передается на утверждение председателю суда. Законченная опись дел (нарядов) постоянного срока хранения должна иметь титульный лист по форме 46 согласноприложению 53, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.

(в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

127.2. Опись дел по личному составу составляется по форме 47 согласно приложению 54в трех экземплярах, согласовывается с ЭК суда и ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов) и утверждается председателем суда.

(в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет с валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Заголовки дел систематизируются в следующей последовательности: приказы по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела уволенных (включаются в опись по году увольнения), лицевые счета работников по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

127.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело (наряд) вносится под самостоятельным порядковым номером, а если из нескольких томов, то каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер; порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (наряда); при внесении в опись нарядов (дел) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и прочего.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи, а также поясняются все особенности нумерации дел (пропущенные и так далее).

127.4. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историко-архивная справка, которая состоит из двух разделов.

В первом разделе должны быть отражены следующие данные:

время создания суда, его организационная структура, на какую территорию распространяется действие суда, его функции согласно ЗаконуРеспублики Беларусь от 13 января 1995 г. N 3514-XII "О судоустройстве и статусе судей в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., N 11, ст. 120);

изменения названия, структуры и подведомственности суда с указанием соответствующих нормативных актов;

система делопроизводства суда и ее изменения;

дата и причины ликвидации или реорганизации суда с указанием соответствующего нормативного акта, а также наименование суда, которому переданы его функции.

Во втором разделе приводятся сведения об истории документального фонда и его составе:

за какие годы в архиве суда хранятся документы;

сведения о передаче дел из других судов в случае реорганизации суда;

проводились ли ранее научно-техническая обработка дел и экспертиза ценности документов;

передавались ли дела в государственный архив и за какие годы.

Если в суде не сохранились все документы, подлежащие хранению, то указать, по какой причине, а также перечислить основные категории несохранившихся дел.

Историко-архивная справка подписывается председателем суда.

127.5. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению по форме 48 согласно приложению 55производятся после составления годовых разделов описей дел настоящего срока хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Одобренные ЭК акты утверждаются председателем суда после утверждения ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов) описей дел постоянного срока хранения, только после этого можно уничтожить дела, включенные в данные акты.

(в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

127.6. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующий наряд после внесения изменений в учетные документы.

128. Для хранения документов, дел, книг и журналов учета в суде должно быть достаточное количество сейфов. Хранение документов в шкафах допускается в исключительных случаях. При таком хранении должна обеспечиваться полная сохранность дел, нарядов, журналов и книг учета. Комнаты для хранения указанных документов должны быть оборудованы сигнализацией.

Учетно-статистические карточки помещаются в картотечные ящики, которые хранятся в сейфах или в шкафах.

Документы на электронных и магнитных носителях хранятся на общих основаниях.

128.1. Оконченные производством дела и другие документы по завершении года передаются в архив суда по графику, утвержденному председателем суда.

Результаты передачи оформляются актом. В акте указываются индексы нарядов, журналов, книг учета по номенклатуре, номера уголовных и гражданских дел, административных и других материалов и количество листов в них, дата передачи, фамилии передающего и принимающего дела и их росписи. Учетно-статистические карточки передаются по количеству.

Если по делу исполнение не окончено, оно в архив суда не сдается, а на учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого оно находится на исполнении. По окончании исполнения дело сдается в архив суда по отдельному акту.

128.2. Поступившие в архив суда уголовные и гражданские дела, наряды и другие документы хранятся по годам в порядке номеров.

128.3. Из архива суда дело может быть выдано или выслано в случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение на выдачу или высылку дела дает председатель суда или его заместитель. Отметка о выдаче дела производится в специальном журнале, где указываются N дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание высылки, роспись в получении дела или N почтового отправления и дата возвращения дела.

Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в суд.

129. Работу по отбору нарядов и дел к уничтожению осуществляют работники отдела организационно-кадровой работы.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

129.1. Находящиеся в архиве суда документы, по которым истек установленный Перечнем срок хранения, отбираются к уничтожению.

129.2. Отбор дел и других документов к уничтожению оформляется актом, который составляется по определенной форме по форме 48 согласно приложению 55. Акт подписывается председателем и членами ЭК, рассматривается ЭК суда и согласовывается с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов), после чего утверждается председателем суда.

(в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

129.3. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.

129.4. Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела. Кроме того, из гражданских дел о расторжении брака, отобранных к уничтожению, на постоянное хранение оставляются соглашения о детях, соглашения о разделе имущества, свидетельства о заключении брака на территории иностранных государств, заключения экспертов и документы к ним.

(в ред. приказаМинюста от 03.01.2011 N 2)

(см. текст в предыдущей редакции)

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.

По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую обложку.

В каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50 гражданским делам.

На обложке каждого тома пишется заголовок: "Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в ... году. Том N ..., дела с N ... по N ...".

129.5. При составлении акта на отобранные к уничтожению уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

в графе "Заголовки дел" указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодексаРеспублики Беларусь, фамилия и инициалы истца и ответчика и существо спора;

в графе "Годы дел и документов" проставляется год рассмотрения дела;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями вышестоящих судов.

129.6. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

129.7. Одновременно с уголовными и гражданскими делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды с управленческой документацией, а также дела, связанные с исполнением приговора, о снятии судимости и др., материалы об административных правонарушениях, о направлении лиц в лечебно-трудовой профилакторий, производства по делам, рассмотренным кассационной и надзорной инстанциями судов, исполнительные производства, регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли сроки хранения, установленные Перечнем.

Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт обобщенно под одним заголовком согласно статье Перечня с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов, дел, производств.

В графе акта "Годы дел и документов" должен быть проставлен для нарядов, регистрационных книг и журналов, исполнительных и других производств год заведения их в делопроизводстве, для дел и материалов - год их рассмотрения.

Акты об отборе к уничтожению нарядов и дел подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела, материала или производства с указанием даты составления акта.

129.8. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 50 лет.

129.9. Судебные дела и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумагоперерабатывающие фабрики или сжигаются.

Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях опечатаны.

Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

Использование отобранных к уничтожению дел и документов для хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.