Раздел 4 Контроль исполнения документа

Изучим механизм контроля исполнения документов и поручений. Контроль исполнения документов осуществляется контролером по документу. Кроме того, ответственные исполнители поручений выступают в качестве контролеров по подпоручениям, созданным самими ответственными исполнителями.

Задание 4.1

Рассмотрим деятельность ответственного исполнителя поручения № 1 Потапова Николая Васильевича после получения им отчета Петрова Сергея. Николай Васильевич выполняет следующие действия:

- убедившись в качестве проведенных Петровым Сергеем исследований, снимает поручение с контроля;

- присоединяет отчет Андреевой Ирины к документу и пишет отчет по поручению № 1.

Николай Васильевич просматривает папку Контроль, в которой хранятся документы, для которых он является контролером, а также уведомления, напоминания и отчеты исполнителей по этим документам.

Николай Васильевич открывает документ и снимает с контроля поручение для Петрова Сергея. Для этого он выделяет поручение Петрову Сергею, щелкает мышью по кнопке Снять поручение с контроля (для тех же целей используется пункт меню Контроль - Снять с контроля) и пишет комментарий к исполненному поручению.

У поручения поменяется иконка (исполнено в срок) и появится срок фактического исполнения.

На вкладке Ход исполнения мы можем проследить историю выполнения поручения.

До сих пор мы рассматривали поручения, не заостряя внимания на сроках их исполнения. Реализованный в системе механизм контроля срока исполнения документов и наглядное отображение состояний документов позволяют легко ориентироваться в текущем состоянии дел.

Каждое поручение (документ) имеет конкретный срок исполнения (или не имеет, если установлен флажок в поле «без срока» на вкладке Поручение контрольной карточки документа), который указывается при создании поручения (документа). Состояние, в котором находится поручение, зависит от срока исполнения поручения. В ситуации, когда контрольный срок исполнения поручения (документа) истек, а поручение (документ) еще находится на контроле, состояние поручения (документа) меняется на состояние на контроле+просрочено (отображается в контрольной карточке документа и в папке Поручения (Контроль)).

Поручение (документ) может быть выполнено в срок (тогда оно будет находиться в состоянии исполнено в срок) или с опозданием относительно контрольного срока (в этом случае поручение будет находиться в состоянии исполнено+просрочено). Когда приближается контрольный срок исполнения поручения (документа), система автоматически рассылает напоминания исполнителям поручения и контролеру согласно настройкам, произведенным в модуле Администратор системы. Напоминания представляют собой обычные сообщения, автоматически сформированные системой. Система рассылает сообщения за определенное количество дней до наступления контрольного срока, а также в момент наступления контрольного срока и через определенное количество дней после наступления контрольного срока. Как уже говорилось выше, Администратор может выбирать тип рассылаемых уведомлений и указывать периодичность их рассылки.

Задание 4.2

Рассмотрим теперь создание отчета ответственным исполнителем.

Процедура создания отчета по поручению ответственным исполнителем выполняется иначе, чем рассмотренная ранее. Сняв подпоручение с контроля, Николай Васильевич создает отчет о выполнении поручения по резолюции № 1.

Для создания отчета о выполнении поручения Николай Васильевич выделяет в списке поручение № 1 и выбирает пункт меню Исполнение – Отчитаться об исполнении (или щелкает мышью по кнопке Написать отчет по поручению панели инструментов ). На экране появляется следующий диалог:

В этом диалоге можно указать, кому будет направляться отчет — контролеру или ответственному исполнителю (т.к. Николай Васильевич сам является ответственным исполнителем по данному поручению, переключатель Ответственному исполнителю поручения для него недоступна).

В текстовом поле Николай Васильевич вводит следующий текст:

Поручения выполнены. Предложение Чумакова после тщательных маркетинговых исследований рекомендуется отклонить. С уважением, Потапов Н.В.

Чтобы указать, что поручение исполнено, Николай Васильевич выбирает в диалоге пункт Заявить контролеру о готовности и нажимает на кнопку ОК. При отправке поручение перейдет в состояние готово и контролер сможет рассмотреть поручение и принять решение о снятии поручения с контроля либо возвращении его на доработку.

Поручение переходит в статус Ожидает завершения ( ).

Контролер может выполнить с поручением следующие операции:

• Снять поручение с контроля (кнопка Снять поручение с контроля или пункт меню Контроль - Снять с контроля ). При этом поручение и все связанные с ним подпоручения считаются выполненными. Само поручение перейдет в состояние исполнено. Снять поручение с контроля можно в любой момент, а не только после получения отчета от ответственного исполнителя.

• Вернуть поручение на контроль (кнопка Вернуть поручение на доработку или пункт меню Контроль - Вернуть на доработку). В случае если контролер не удовлетворен полученными результатами, он может вернуть поручение исполнителю на доработку.

• Отменить выполнение поручения (кнопка Отменить выполнение поручения или пункт меню Контроль - Отменить выполнение ). Отмена выполнения поручения осуществляется в случае, когда поручение оказалось ненужным, лишним или когда при создании поручений была допущена какая-нибудь путаница. При этом значок состояния поручения и всех входящих в него подпоручений примет вид прекращено. Все действия контролера фиксируются на вкладке Ход исполнения поручения. Там же появляются сообщения об изменении состояния поручения и документа.

Кроме вышеперечисленных действий, на любой стадии выполнения поручения контролер и регистратор может изменить название и текст поручения, изменить сроки исполнения поручения, назначить другого ответственного исполнителя и соисполнителей. В последнем случае всем исполнителям рассылаются сообщения соответствующего содержания.

Задание 4.3

Продемонстрируем выполнение операций, связанных с контролем исполнения документов, на примере деятельности сотрудника фирмы «Оазис» Васильева Евгения Ивановича (логин – vassiliev), назначенного контролером по письму Чумакова Андрея Васильевича.

Евгений Иванович, получив отчет от Потапова Николая Васильевича о выполнении поручения № 1 и ознакомившись с его текстом, решает прервать выполнение документа ввиду бесперспективности предложения Чумакова Андрея Васильевича. Евгений Иванович совершает следующие действия:

1. снимает с контроля поручение № 1, полученное от Потапова Николая Васильевича;

2. отменяет выполнение поручения № 3 как уже ненужного;

3. снимает документ с контроля.

При входе сразу видны все промежуточные и конечные отчеты по поручению, отправленный Васильеву от Андреевой и Потапова.

Приступим к выполнению пункта №1 – снятие с контроля поручения.

Евгений Иванович просматривает папку На контроле и щелкает мышью на документе с письмом Чумакова Андрея Васильевича. Для этого нужно щелкнуть на цифре с количеством документов на контроле, как показано на риснуке.

Открыв документ, Евгений Иванович снимает поручение № 1 с контроля. Для этого он выделяет в списке поручение № 1, после чего щелкает мышью по кнопке Снять поручение с контроля (для тех же целей используется пункт меню Контроль - Снять с контроля) и составляет комментарий к выполненному поручению.

На вкладке Ход исполнения появляется сообщение о снятии поручения с контроля (сообщение содержит также текст комментария, набранного Евгением Ивановичем). Значок состояния поручения изменяется на исполнено в срок, а в поле Выполнено указывается дата и время снятия поручения с контроля.

Далее необходимо отменить другие поручения за их ненадобностью, раз предложением Чумакова по результатам маркетинговых исследований отвергается.

Приступим к выполнению второго пункта. Сразу после снятия с контроля поручения № 1 вступает в силу поручение № 3 (поскольку оно является поручением, следующим за поручением № 2). В результате ответственному исполнителю данного поручения — руководителю технического отдела Мезенцеву Василию Михайловичу — направляется сообщение.

Евгений Иванович отменяет выполнение поручения № 3. Для этого он выделяет в списке поручение № 3, после чего щелкает мышью по кнопке Отменить выполнение поручения (для тех же целей используется пункт меню Контроль - Отменить выполнение) и пишет комментарий к отмененному поручению.

На вкладке Ход исполнения появляется сообщение об отмене выполнения поручения (сообщение содержит также текст комментария, набранного Евгением Ивановичем), а значок состояния поручения изменяется на прекращено .

Кроме того, Мезенцеву Василию Михайловичу посылается сообщение об отмене выполнения поручения.

Последним этапом обработки документа является его снятие с контроля. Евгений Иванович снимает с контроля весь документ. Для этого он щелкает мышью по кнопке Снять с контроля весь документ (для тех же целей используется пункт меню Контроль - Снять с контроля документ).

Обратите внимание: документ можно снять с контроля, даже если выполнены не все поручения по нему (так, к примеру, поручение № 4 осталось невыполненным).

В системе можно удалить любой документ. Для этого выберите в папке документ, подлежащий удалению, откройте его для редактирования, после чего выберите в меню пункт Документ – Удалить документ . Документ и все незавершенные поручения по нему перейдут в состояние удаленный. Удалять документы может только пользователь с правами администратора.

Наш документ не удаляйте, он пригодится нам в дальнейшем.