- •Содержание
- •Глава 1. Организация делопроизводства по обращениям граждан…………………………………………………………………………6
- •Глава 2. Ведение делопроизводства по обращениям граждан на примере учреждения социальной защиты «территориальный центр социального обслуживания населения»………………………………………………………………….29
- •Введение
- •Глава 1. Организация делопроизводства по обращениям граждан
- •Основные понятия в организации работы по обращению граждан
- •Этапы работы с обращениями граждан
- •1.3. Порядок работы с письменными обращениями
- •1.4. Личный прием граждан
- •Глава 2. Ведение делопроизводства по обращениям граждан на примере учреждения социальной защиты «территориальный центр социального обслуживания населения»
- •2.1. Организация работы с устными и письменные обращениями граждан в «Территориальный Центр Социального Обслуживания Населения»
- •2.2. Порядок рассмотрения обращений и личный прием граждан в «Территориальном Центре Социального Обслуживания Населения»
- •Заключение
- •Список использованной литературы
1.3. Порядок работы с письменными обращениями
Все поступающие в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации предложения, заявления и жалобы должны быть приняты, учтены, зарегистрированы в день их поступления. Они могут быть поданы лично в письменном виде, устно, по почте, по телеграфу, телетайпу и т. д. Все они должны быть рассмотрены.
Прием и первичную обработку обращений осуществляют сотрудники экспедиции или сотрудники группы приема обращений граждан. Проверив правильность доставки, письмо вскрывают, при этом конверты оставляют в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения документа. В этом случае конверт сохраняется вместе с документом и по окончании решения вопроса подшивается в дело. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению (с обязательным уведомлением заявителя). В обращениях, полученных по факсу, проверяются как общее количество страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается заявителю.
Все обращения, конверты к ним, приложения, справочные материалы (в подлинниках или копиях) скрепляются во избежание утери.
На самом документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный штамп с датой его получения и начала работы с ним в
18
данном органе. Кроме даты в регистрационном штампе указывается регистрационный номер обращения, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера. На коллективных обращениях проставляются буквы "Кл". Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность (например: в аппарате полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе разработан специальный тематический классификатор обращений граждан. Например, №01 - вопросы промышленности и строительства). Регистрация обращений граждан может производиться как по журнальной форме, карточной форме (образцы даны в приложении), так и в автоматизированном режиме. Но набор реквизитов при любой форме регистрации должен быть приблизительно одинаков:
корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон);
предыдущие обращения «от _ № _».
вид документа;
автор, дата, индекс сопроводительного письма (если обращение прислано из другой организации, куда было ошибочно направлено);
дата, индекс поступления; краткое содержание; ответственный исполнитель; резолюция; автор резолюции; ход исполнения: дата передачи на исполнение; исполнитель структурного подразделения; отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе; контрольные отметки; дата, индекс исполнения (ответа); адресат;
содержание ответа; отметка о снятии с контроля; подпись лица, снявшего документ с контроля.
Перед началом регистрации необходимо выявить, не является ли данное обращение повторным, т. е. поступившим от одного и того же лица
19
по одному и тому же вопросу. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, но при регистрации повторного обращения указываются номера и дата первого документа. На
самом повторном обращении в правом верхнем углу и в регистрационной форме ставится отметка "повторно".
Обо всех поступивших обращениях после регистрации докладывается руководителю учреждения или его заместителям. Руководитель обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям5.
Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, должностное лицо, получившее обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а для решения остальных вопросов пересылает обращение в установленные сроки на рассмотрение в другие учреждения. Заявитель ставится об этом в известность в 5-дневный срок.
В случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения обращения может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является, по существу, ответом. На основе этой резолюции на бланке учреждения составляется ответное письмо заявителю. Письмо готовит должностное лицо подразделения-исполнителя, согласовав решение по данному обращению с начальником отдела (бюро, сектора и т. п.) по обращениям граждан и начальником подразделения-исполнителя.
На всем протяжении рассмотрения обращений проводится обязательный контроль.
Согласно действующим нормативным правовым актам порядок рассмотрения обращений предусматривает максимальный срок - один месяц.
20
Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются в срок не позднее 15 дней со дня поступления.
Если для принятия решения по обращению требуются проведение специальной проверки и привлечение необходимых материалов, сроки можно продлить, но не более чем на один месяц.
О продлении сроков рассмотрения необходимо сообщить заявителю.
Для разрешения обращений военнослужащих и членов их семей законодательством установлен более короткий срок их рассмотрения - до 15 дней.
Все обращения граждан берутся на контроль. На всех регистрационных формах и на самих обращениях проставляется штамп "контроль" или знак контроля "К". Документ снимается с контроля только после того, как вынесены решения и приняты меры по разрешению обращения.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю.
В письменной форме сообщаются и решения об отказе в удовлетворении поднятых в обращении вопросов. Отказ должен быть аргументирован, указаны мотивы и основания отказа. При этом должны иметь место ссылки на законодательство Российской Федерации.
Важным этапом в работе с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Правильная организация этой работы позволяет:
быстро проверить обращения граждан на повторность;
провести корректировку данных (например, о продлении срока исполнения);
дать справку по запросам руководителей как о количестве обращений, так и по существу обращений и т. п.
21
Периодически (раз в месяц, раз в квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражаются вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. В справках указывается, сколько
обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и по какой причине.
В аналитической справке могут быть отражены следующие вопросы:
о количестве обращений граждан, поступивших в учреждения (за месяц, квартал, полугодие, год);
о количестве обращений граждан, поступивших в адрес руководителя учреждения (за месяц, квартал, полугодие, год);
о характере заявителей по социальному составу;
об обращениях, направленных в структурные подразделения;
о результатах рассмотрения обращений граждан;
о результатах работы с устными обращениями граждан и т. п. Такой анализ является основой для выявления причин, порождающих нарушения конституционных прав и интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы государственных органов и должностных лиц.
Обращения граждан после их разрешения возвращаются лицам, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам со всеми относящимися к ним материалами. На каждом документе после окончательного решения и его исполнения ставятся надпись "В дело" и подпись должностного лица, принявшего это решение.
Обращения граждан формируются отдельно от общей переписки. Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу.
22
Внутри дела эти группы документов располагаются по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Коллективные обращения формируются в отдельные дела.
Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 "Обложка дел длительных сроков хранения.
Типы, размеры, технические условия" и включает в себя следующие реквизиты:
наименование и подведомственность учреждения, наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
номер тома (части);
заголовок;
крайние даты дела;
количество листов;
срок хранения;
архивный шифр дела.
Сроки хранения дел с обращениями граждан указаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
В зависимости от сроков дела оформляются полно или частично.
Полное оформление включает в себя следующие этапы:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом валовой нумерацией в правом верхнем углу);
составление заверительной надписи (в ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела плюс количество листов внутренней описи; располагается в конце дела);
23
составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях, по согласованию с архивным органом). Дела, оформленные для постоянного хранения, сдаются в ведомственный архив по описи.
Дела, которые подлежат временному хранению, по истечении этого срока уничтожаются по "Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению".
Описи на дела постоянного хранения и акты о выделении дел к уничтожению документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно.