4

Для самостоятельного создания БД необходимо выполнить следующие действия:

−если программа Access только что запущена, в появившемся на экране диалоговом окне установите переключатель Новая база данных, затем щелкните на кнопке ОК. Если программа была запущена ранее, нажмите

комбинацию клавиш Ctrl+N или щелкните на кнопке Новая база данных панели инструментов. При этом на экране появится диалоговое окно Создание с раскрытой вкладкой Общие;

−выберите пиктограмму Новая база данных, затем щелкните на кнопку ОК.

После выполнения этих действий на экране появится диалоговое окно Файл новой базы данных;

−выберите папку для сохранения файла БД и задайте ему имя в поле Имя файла, а затем щелкните на кнопке Создать;

−после выполнения этих действий на экране появится окно базы данных с шестью вкладками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули. Теперь можно приступать к созданию отдельных компонентов базы данных.

Практическое задание 1

Определите по исходным данным количество таблиц в БД, количество полей, типы полей, ключевые поля каждой таблицы

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания новой таблицы необходимо в окне БД выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица предлагается выбрать один из режимов создания таблицы: режим конструктора, мастер таблиц, режим таблиц, импорт таблиц.

Режим конструктора

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно, в котором определяется структура таблицы БД.

При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню и панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов конструктора таблиц.

5

Определение полей таблицы

Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, Тип данных, Описание – краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля. Общие свойства – на закладке Общие и Тип элемента управления – на закладке Подстановка.

Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением .!,’{}. Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII 0031. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных определяется значениями, которые предлагается вводить в

поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование до восьми типов данных. Список возможных типов

данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля: текстовый, поле МЕМО, числовой, денежный, дата/время, счетчик, логический, поле объектов OLE, мастер подстановок.

Общие свойства поля

Общие свойства задаются на закладке Общие для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Приведем наиболее важные свойства полей: размер поля, формат поля, число десятичных знаков, подпись, условие на значение, сообщение об ошибке

Определение первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей. Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Окно Индексы вызывается щелчком на кнопке просмотра и редактирования индексов Индексы. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

Практическое задание 2

Создайте с помощью режима конструктора таблицу “Преподаватели” и в

качестве ключевого выберите поле Табельный номер

6

Мастер таблиц

Мастер таблиц, выбранный в окне Новая таблица, автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать необходимые.

Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы. Мастер определит ключ таблицы, создаст связи новой таблицы с уже существующими в базе данных. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создаст форму для ввода данных в таблицу. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.

Практическое задание 3

Создайте таблицу “Предметы” с помощью Мастера таблиц и в качестве ключевого задайте поле Код_предмета

Код_Предмета Предмет

1ИЧМКГ

2ОИВТ

3КИТ

4ПСОД

5ИВТ

6ПМ

7нет

Режим таблицы

Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Режим таблицы в окне Новая таблица. Режим таблицы позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. После выбора этого режима сразу открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные. При сохранении этой таблицы Access проанализирует

данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т. е. создаст структуру таблицы.

Таблица имеет 20 столбцов и 30 строк. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и т.д. Любое поле таблицы можно переименовать в соответствие с требованиями пользователя, непосредственно редактируя имена в заголовке столбцов. Для этого необходимо дважды щелкнуть мышью в области заголовка столбца.

При сохранении таблицы выводится приглашение для создания ключевого поля. При выборе Да в таблицу будет добавлено ключевое поле типа счетчик.

7

Если введены данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись и их надо сделать ключевыми, то нужно нажать кнопку Нет. В этом

случае ключ должен создаваться пользователем в режиме конструктора самостоятельно.

Практическое задание 4

Создайте в режиме таблицы таблицу “Должности” и в качестве ключевого задайте поле Код_должности

Импорт таблиц

Microsoft Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников:

−импорт данных в новую таблицу Microsoft Access текущей базы данных;

−сохранение данных в их текущем формате и их использование без импорта. Этот процесс называется связыванием.

Примерами внешних источников данных могут служить находящиеся в сети таблицы из других баз данных Microsoft Access, таблицы и списки HTML и HTX, находящиеся на сервере в местной сети, в корпоративной сети или в Интернете, а также данные из других приложений, таких как Microsoft Excel, Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox и Microsoft SQL Server.

Если предполагается использовать данные только в Microsoft Access, их следует импортировать. Microsoft Access обычно работает быстрее со своими собственными таблицами, и в случае необходимости импортированные таблицы легко преобразовать к нужному виду, как и любые другие таблицы,

созданные в Microsoft Access.

Если предполагается изменять данные в других приложениях, следует использовать связывание. При таком подходе сохраняются старые способы обновления, обработки и совместного использования данных, а также появляется возможность работать с данными в Microsoft Access. Например, можно создать запросы, формы и отчеты, в которых используются внешние данные, объединить внешние данные с данными из таблиц Microsoft Access и даже просматривать и изменять внешние данные, когда другие пользователи работают с ними в исходной программе.