Министерство образования Республики Беларусь

МОГИЛЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОДОВОЛЬСТВИЯ

Кафедра информатики и вычислительной техники

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ

В ПРИЛОЖЕНИИ MS OFFICE – ACCESS

Лабораторная работа по дисциплине “Технологии организации, хранения и обработки данных”

Методические указания для студентов специальности

Э.01.07.01 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

дневной и заочной форм обучения

Могилев 2002

2

УДК 681.3

Рассмотрены и утверждены На заседании кафедры

“Информатика и вычислительная техника” Протокол № 13 от 20.06.2002

Составители: ст. преподаватель кафедры ИВТ Пивоварчик В.А.

ассистент кафедры ИВТ Овсянникова И. П.

ст. преподаватель кафедры ИВТ Кошак Ж. В.

© Могилевский государственный университет продовольствия

3

ВВЕДЕНИЕ

Система Microsoft Access входит в комплект Microsoft Office и

представляет собой мощное средство для хранения и обработки данных. Основное назначение Access – создание баз данных (БД) и управление ими.

В качестве БД можно рассматривать телефонный справочник города, журнал хозяйственных операций в бухгалтерии, сведения о заказах, поставках и продажах в коммерческой деятельности и т. д. С помощью Access можно выбрать из базы разнообразную информацию для просмотра и анализа,

представить данные на экране в виде таблиц или специально сконструированных форм, вывести на принтер отчеты и почтовые наклейки,

выполнить различные вычисления в процессе отбора данных и подготовки отчетов.

Аccess является реляционной базой данных (РМД). Название происходит от математического термина relation - отношение, обозначающего таблицу.

РМД – это теория данных, основанная на некоторых положениях математики (теория множеств и предикативной логики).

Ее основные принципы:

−представление данных в виде таблиц;

−использование стандартных операторов обработки данных, позволяющих

генерировать новые таблицы на основе существующих.

РМД характеризуется структурой данных, целостностью и обработкой данных, т.е. данные хранятся не в одной большой таблице, а в нескольких разных таблицах, связанных между собой таким образом, чтобы в любой

момент можно было объединить или извлечь все необходимые данные из этих таблиц. Таблицы в БД состоят из строк и столбцов. Строки называются записями, столбцы – полями, причем, на всем протяжении количество строк и столбцов постоянно.

Таблицы служат для хранения информации, но не только в хранении информации состоит предназначение БД. Помимо хранения сведений база данных также используется для их извлечения, которое можно выполнить тремя способами: с помощью форм, запросов и отчетов.

Форма представляет данные таблиц в электронной форме, в удобном для просмотра и анализа виде.

Запрос предназначен для обновления информации в БД, выборки данных по некоторым критериям.

Отчет предназначен для подготовки отражения информации на бумажном носителе.

ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

До формирования электронной БД необходимо ее спроектировать, т.е. определить количество таблиц, структуру таблиц, типы и свойства полей, ключевые поля.