Фильтрация данных
Фильтрация позволяет выбирать данные, удовлетворяющие определенным критериям. Существует три способа фильтрации: поиск с помощью формы (мы его уже рассмотрели), автофильтр и расширенный фильтр.
Автофильтр
Поместите курсор в область, содержащую базу данных или выделите её.
Затем выполнить команды меню Данные/ Фильтр
На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз, которыми можно задать критерии фильтрации.
Пункт Условие позволяет применить отличные от равенства операторы сравнения .
Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическими и или или (рис. 27). Допускается использование специальных символов подстановки:
? - Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса.
Например: д?м задает поиск "дым" и "дом"
* - Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка.
Например: *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино"
Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.
Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке
В результате получим таблицу(в зависимости от исходных данных) (рис. 2.4.3).
В условии отбора используется возвращаемое формулой значение
Возвращаемое формулой значение можно использовать не только в условиях на равенство (как в предыдущем примере), но и с другими операторами сравнения.
В этом случае в качестве заголовка условия нужно ввести строку, которая не является заголовком столбца списка (например, 'критерий') или оставить заголовок условия незаполненным.
Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца (например, 'цена(у.е.)' ), либо на соответствующее поле в первой записи(D3).
Аналогичный результат получится при задании условия в виде:
Подведение итогов
Для подведения итогов по всей базе данных, а также по отдельным группам данных можно использовать функцию Excel ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ (рис. 2.4.6), а также создание сводных таблиц.
и
Порядок работы:
Отсортируйте список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. (Например, чтобы просуммировать стоимость материала, отпущенного со склада одному человеку, нужно отсортировать список по полю [получил].)
Укажите ячейку в этом списке.
Выберите команду меню Данные/ Промежуточные итоги.
Выберите столбец При каждом изменении в, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка. (Например, получил.)
Выберите функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция. (Например, сумма.)
Выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по. (Например, стоимость.)
Детализацию данных можно регулировать с помощью кнопок структуры слева от таблицы.
Любая строка итогов может быть удалена из списка, это не повлияет на другие данные. Чтобы удалить все строки с итогами нужно выбрать меню Данные/ Итоги/ Убрать все.
Чтобы подвести итоги по вложенным группам (например, для каждого получателя подсчитать сумму количества и стоимости каждого материала), нужно сначала провести сортировку по всем необходимым столбцам (получил и материал), а затем два раза подвести итоги (сначала При каждом изменении в: получил, затем При каждом изменении в: материал)
Сводные таблицы
Сводная таблица служит для обобщения информации из базы данных, и представления её в удобном для анализа виде
Порядок создания сводной таблицы:
Для этого выполнить команду Сводная таблица, указать диапазон, содержащий исходные данные (выделить всю таблицу с данными), двойной щелчок по кнопке в области Данные приведет к отображению диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы, которое позволяет установить операцию, на основе которой будут подводиться итоги
Выбрать поля, которые будут образовывать строки сводной таблицы, и перетащить кнопки, соответствующие этим полям, в область Строка.
Выбрать поля, которые будут образовывать столбцы сводной таблицы, и перетащить кнопки, соответствующие этим полям, в область Столбец.
Если требуется создать сводную таблицу в виде подшивки страниц, то перетащить кнопку, соответствующую полю, по которому будут строиться страницы, в область Страница.
Для перерасчета сводной таблицы, если изменились данные, на основе которых строилась эта сводная таблица: выделить ее, команда Обновить данные.
Для группировки даты по месяцам нужно выбрать команду Группировать из меню Данные или панели инструментов.