Информационные системы и технологии

211

В зависимости от потребностей компании можно организовать полностью электронный документооборот или его смешанный бумажно-электронный вариант.

Программа адаптируется под особенности работы любой организации, при необходимости она масштабируется практически без ограничений.

СЭД «ДЕЛО» является коробочным продуктом и может быть быстро и легко установлена как собственными силами компании, так и с помощью специалистов разработчика. Интерфейс программы достаточно прост, в нем содержится максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователя.

СЭД DocsVision представляет собой программный продукт, позволяющий создавать автоматизированные корпоративные решения по управлению бизнеспроцессами и документами (рис. 10.25). В него входит предметно-ориентиро- ванная платформа с открытыми интерфейсами для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностью настройки под параметры заказчика. Система обеспечивает автоматизацию документооборота, поиски анализ информации, информационную безопасность.

Рис. 10.25 – Структура компонент СЭД DocsVision

СЭД «Первая Форма» разработана специалистами компании «КСК групп», на практике сталкивающимися с необходимостью комплексной автоматизации делопроизводства на предприятиях. Функционал системы включает автоматизацию бизнес-процессов, постановку задач и контроль их исполнения,

212

проектное управление, поддержку электронного документооборота. СЭД «Первая Форма» легко интегрируется с внешними программными продуктами, такими как «1С», Navision и другими, при помощи API.

Среди преимуществ системы можно отметить [14]:

быстроту внедрения: срок развертывания может составлять от одной недели;

настройку и адаптацию под любые бизнес-задачи;

удобство интерфейса: при необходимости специалисты «КСК групп» проведут обучающий семинар по использованию системы;

экономичность: стоимость «Первой Формы» является прозрачной, и в процессе использования не потребуется никаких дополнительных затрат;

мобильность: работа в «Первой Форме» ведется через веб-браузер, поэтому сотрудники могут работать с системой из любой точки. Кроме

того, «Первая Форма» имеет одно из лучших в своем классе мобильных приложений для устройств на платформах iOS и Android.

СЭД «1С: Электронный документооборот» предназначается для автомати-

зации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. СЭД позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов (рис. 10.26).

СЭД «1С: Электронный документооборот» может установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль.

213

Рис. 10.26 – Функции СЭД «1С: Электронный документооборот»

Система поддерживает несколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать. Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов.

Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.

Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

Интегрированный пакет TorraImage позволяет редактировать графиче-

ские файлы форматов TIFF, AWD, PCX, DCX, BMP, JPEG.

Система распознавания текстов CuneiForm для Windows реализует OCR- технологию преобразования графического изображения текстового документа в текстовый файл. Она встроена в графический процессор СоrеlDraw.

214

Для создания и обслуживания технического документооборота при проектировании любой системы служит, например, комплекс TechnoDOCS.

В программе «Галактика» модуль «Управление документооборотом»

предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль «Управление документооборотом» обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др.

Система «Клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь. Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком при помощи специальных средств: пластиковых карточек VISA, Eurocard, MasterCard, пластиковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обращение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании. Новейшие платежные системы находят все большее применение и в России (рис. 10.27).

Рис. 10.27 – Фрагмент интерфейса системы «Клиент-банк»

Для осуществления взаиморасчетов между различными странами используется система международных банковских телекоммуникаций SWIFT, объединяющая банки многих стран (рис. 10.28).

215

Рис. 10.28 – Компоненты системы международных банковских телекоммуникаций SWIFT

Каждый банк берет на себя обязательства установить соответствующее оборудование, факсимильную связь, использовать единую систему классификаций и защиты информации.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность банковских операций.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. В первую очередь необходимо предотвратить одновременное редактирование документа двумя или более пользователями. Обычно приоритет отдается пользователю, первому открывшему документ, остальным ставится запрет на пользование документом, включается режим «только для чтения».

Другой важной задачей является обеспечение работы с актуализированным документом. Многие пользователи могут редактировать и вносить изменения. В этом случае сотрудникам выдаются полномочия на редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эволюцию. Можно запретить вносить изменения в документ, передавать на редактирование его копии. Версии документов также протоколируются.

При коллективной работе с документами каждому сотруднику назначается пароль и право доступа, чтобы документ оставался недоступным любопытным. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное редактирова-

216

ние и уничтожение документа, другие – только просматривать. Может быть разрешен доступ к отдельным полям документа. При этом все действия пользователей заносятся в протокол, чтобы администратор системы мог проанализировать ситуацию и принять соответствующие меры.

Групповая работа над электронными документами

Технология групповой работы с документами (GroupWare) основана на информационной модели предприятия (организации) и позволяет управлять неструктурированной информацией.

Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации.

Групповая работа поддерживается следующими методами доступа:

сетевой доступ к файлам и базе данных;

электронная почта (включая конференции и дискуссии);

терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа). В процессе коллективной работы важно наличие группировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам и паролям, защита информации с помощью прав

доступа.

Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Наиболее популярными системами поддержки групповой работы можно назвать Domino/Notes (Lotus Development), Groupwise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft).

В России организация работы с документами закреплена в ГОСТ и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.

Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные прикладные системы.

Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных систем автоматизации отечественного документооборота с частичным использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь

217

в немногих продуктах российских компаний не используется в качестве платформы зарубежное промежуточное программное обеспечение, например, в LanDocs (ЭДС «Ланит») и «Дело 96».

Отечественная система управления документами «Дело 96» обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Может эффективно использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов: текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail,

Open Mail.

Система, в частности, обеспечивает:

регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на рабочие места исполнителей;

накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;

контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;

ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов

их доставки, файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.

10.4Геоинформационные системы

Внастоящее время в соответствии с требованиями новых информационных технологий создаются и функционируют многие системы управления, связанные с необходимостью отображения информации на электронной карте [5]:

геоинформационные системы;

системы федерального и муниципального управления;

системы проектирования;

системы военного назначения и т. д.

218

Эти системы управления регулируют деятельность технических и социальных систем, функционирующих в некотором операционном пространстве (географическом, экономическом и т. п.) с явно выраженной пространственной природой.

При решении задач социального и технического регулирования в системах управления используется масса пространственной информации: топография, гидрография, инфраструктура, коммуникации, размещение объектов

(рис. 10.29).

Рис. 10.29 – Хранение информации в ГИС

Графическое представление какой-либо ситуации на экране компьютера подразумевает отображение различных графических образов. Сформированный на экране ЭВМ графический образ состоит из двух различных с точки зрения среды хранения частей – графической «подложки», или графического фона, и других графических объектов. По отношению к этим другим графическим образам «образ-подложка» является «площадным», или пространственным, двухмерным изображением. Основной проблемой при реализации геоинформационных приложений является трудность формализованного описания конкретной предметной области и ее отображения на электронной карте.

Сетевые и авторские (мультимедиа, гипертекстовые) технологии позволяют создавать геоинформационные системы (ГИС) для доступа к любым мировым хранилищам информации любых типов. По названию (гео (Земля) + информация) речь идет об инструментах геофизиков, геологов, географов, геодезистов [16].

В основе любой ГИС лежит информация о каком-либо участке земной поверхности: стране, континенте или городе. База данных организуется в виде набора слоев информации. Основной слой содержит географически привязанную карту местности (топооснову) (рис. 10.30).

220

В процессе создания и наложения слоев друг на друга между ними устанавливаются необходимые связи (гиперссылки), что позволяет выполнять пространственные операции с объектами посредством моделирования и интеллектуальной обработки данных.

Как правило, информация представляется графически в векторном виде, что позволяет уменьшить объем хранимой информации и упростить операции по визуализации. С графической информацией связана текстовая, табличная, расчетная информация, координационная привязка к карте местности, видеоизображения, аудиокомментарии, база данных с описанием объектов и их характеристик. ГИС позволяет извлечь любые типы данных и с помощью технологии мультимедиа визуализировать их.

Многие ГИС включают аналитические функции (рис. 10.32), которые позволяют моделировать процессы, основываясь на картографической информации. Программное ядро ГИС можно условно разбить на две подсистемы: СУБД и управление графическим выводом изображения. В качестве СУБД используют

SQL-серверы: Sybase SQL Server, Мicrosoft SQL Server, Watson SQL Server, Borland Interbase.

Картографический

сервер

Server

Рис. 10.32 – Связь компонент ГИС

Основным классом данных геоинформационных систем являются координатные данные, содержащие геометрическую информацию и отражающие пространственный аспект. Основные типы координатных данных: точка (узлы, вершины), линия (незамкнутая), контур (замкнутая линия), полигон (ареал, район). На практике для построения реальных объектов используют большее число данных (например, висячий узел, псевдоузел, нормальный узел, покрытие, слой и