76

ний. Согласование документа оформляется на отдельном бланке (листе согласования), содержащем подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. На стадии утверждения документ должен быть подписан руководителем либо одним из его заместителей.

После утверждения документ поступает в службу ДОУ, где он регистрируется как внутренний документ и передается на исполнение либо, если документ является исходящим, регистрируется как исходящий и отправляется из организации.

Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первоначальная обработка поступающих в организацию документов осуществляется службой ДОУ. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в организацию и в подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается адресату.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются в службе ДОУ, при этом проверяется целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (обращения граждан, бухгалтерские документы). Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы, за исключением документов, не подлежащих регистрации, передаются на регистрацию в канцелярию.

77

Рис. 4.10 — Функциональная модель документооборота

78

Рис. 4.11 — Формирование документа (А1)

79

Регистрация входящих и внутренних документов

[Определение] Регистрация документа — это запись необходимых сведений о документе в регистрационные формы автоматизированным способом, присвоение документу соответствующего регистрационного номера (индекса) и проставление его непосредственно на документе. [.] Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и часть документов, поступающих от других организаций и частных лиц. Перечень документов, регистрация которых необходима в службе ДОУ, утверждается руководителем организации. При регистрации документов используются справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень отделов с их условными обозначениями; номенклатура дел. Устанавливается минимум реквизитов регистрации:

автор (корреспондент);

наименование вида документа;

дата и номер документа (в соответствии с номенклатурой дел);

заголовок документа или краткое содержание;

резолюция, срок исполнения;

отметки о движении документа (направление руководству, структурному подразделению и др.);

отметки об исполнении и направлении документа в дело.

Состав регистрационных реквизитов при необходимости может дополняться другими реквизитами:

отметкой о расписке исполнителя о получении документа;

отметкой об исполнителе (для писем обязательно);

отметкой о промежуточных сроках исполнения;

отметкой о переносе сроков исполнения;

отметками о прохождении документа, сроках его хране-

ния идр.

При регистрации входящего документа в регистрационном штампе сотрудником службы ДОУ проставляется входящий (порядковый) номер и входящая дата. Документы регистриру-