Документирование управленческой деятельности

3

Аннотация

В учебном пособии на основе действующих нормативноправовых документов рассмотрены практические вопросы организации делопроизводства и документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Представлены правила документооборота и оформления управленческих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, кадровой и коммерческой документации с приведением соответствующих конкретных образцов документов.

Особое внимание уделено вопросам организации работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения, а также современным способам и технике создания документов.

Учебное пособие подготовлено с учетом требований государственного стандарта подготовки специалистов по экономическим специальностям.

4

5

ВВЕДЕНИЕ

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии (организации) не налажена четкая работа с документами, это приводит к снижению уровня организации и эффективности управления, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильности постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования информации.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом.

Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителя высшего звена. Без управленческих документов невозможно планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.д.

Хозяйственная деятельность предприятия (организации) фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях по основным видам деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения, как в нутрии предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Именно наличие необходимых документов оформленных в соответствии с правилами документирования, значи-

6

тельно смягчает напряженность, возникшую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость на предприятиях (организациях) специальных инструкций по делу производству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Роль документирования управленческой деятельности на предприятии высока, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Основными задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его стаж работы или заработную плату, являются нарушением требований ТК РФ.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах – Государственном стандарте ГОСТ Р 6.30–2003 (Унифицированная система документации. Унифицированная система ор-

7

ганизационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов.), а также ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Дисциплина «Документирование управленческой деятельности» ставит своей задачей изучение современных проблем документирования правовой, управленческой, экономической, социальной, технической, научной информации и формирования систем документации, обеспечивающих деятельность учреждений, организаций и предприятий разнообразных форм собственности.

Студенты должны знать о критериях исторической и практической ценности документов, об основных тенденциях развития способов и средств документирования, а также о направлениях унификации содержания и формы документов, стандартизации документов и систем документации в условиях перехода к автоматизированным информационным технологиям.

Вучебном пособии представлен курс лекций по дисциплине, где рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся предмета, содержания и задачам курса, методам его изучения, системам документации, функциям документа, формуляру документа

иего реквизитам. Большое внимание уделено особенностям стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрены все виды управленческих (организационно-распорядительных) документов c примерами их оформления, состав и содержание кадровой документации, корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, документы, содержащие конфиденциальные сведения, а также вопросы современных способов и технике создания документов.

Вучебно-методическом пособии содержатся варианты задания для выполнения контрольных работ с примерами их выполнения.

8

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Приступая к изучению дисциплины, необходимо ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, которые постоянно встречаются в работе с документами.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

-обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

-организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используют термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением компьютерных систем. В настоящее время эти термины являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование – это процесс создания и оформления документов. Государственный стандарт (ГС) определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 века с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение 20 века канцелярская пишущая машинка постоянно усовершенствовалась. С внедрением

в1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания.

В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

9

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычным рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.195 № 24-ФЗ (ст. 5) указывает «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ».

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом, как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления.

В технологию работы с документами входит:

-прием, первичная обработка документов;

-их предварительное рассмотрение и распределение;

-регистрация документов (запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения);

-контроль исполнения документов (совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение);

10

-информационно-справочная работа;

-исполнение документов;

-их отправка; систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов. Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях обязательно возникает управленческая информация.

К ней предъявляются два существенных требования:

-во-первых, она должна быть своевременной;

-во-вторых, достаточной, для принятия наилучшего реше-

ния.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.

Документы используются в различных областях деятельности, областях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержания понятия «документ» многозначительно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется (так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений).