93

5.2. Функциональная структура автоматизированной информационной системы электронного документооборота

В основу выбора и обоснования функциональной структуры автоматизированной системы электронного документооборота должны быть положены функциональные модели бизнес-процессов (см. главу 4) и результаты выбора множества нормативных функций документооборота организации. Очевидно, что все множество описанных в этих главах элементарных функций должно быть распределено между категориями специалистов, задействованных в реализации электронного документооборота и делопроизводства. В таблице 5.1 приведен вариант такого распределения.

С учетом вышеизложенного функциональную структуру автоматизированной информационной системы электронного документооборота можно представить в виде взаимосвязанного набора автоматизированных рабочих мест (АРМ), объединенных единым форматом представления данных и идеологией обработки информации и ориентированных на использование баз данных общего пользования, единую техническую базу и операционную среду (рис. 5.4.).

Таблица 5.1 — Вариант распределения функций документооборота в организации

Рис. 5.4 — Функциональная структура АИС электронного документооборота

АРМ «Канцелярия» устанавливается на рабочих станциях сотрудников канцелярии (общего отдела) и реализует следующие функции:

учет и первичную регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов организации;

хранение в базе данных полнотекстовых образов входящих документов и документов, присланных по факсу;

96

ведение архива документов;

поиск необходимых документов с использованием набора различных фильтров;

ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов.

АРМ «Приемная» устанавливается на рабочем месте секретаря-референта и может дублировать некоторые функции АРМ «Канцелярия», в частности учет и первичную регистрацию некоторых типов документов.

АРМ «Помощник руководителя по контролю» ус-

танавливается на рабочем месте помощника руководителя организации по контролю и обеспечивает:

постановку документов на контроль;

мониторинг местонахождения документа и его

копий;

продление сроков исполнения документов;

контроль своевременного исполнения документов и связанных с ними поручений;

снятие документов с контроля;

формирование писем-предупреждений, напоминаний о необходимости исполнения документов;

формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины сотрудников организации;

формирование отчетов о состоянии документо-

оборота;

информирование руководителя организации о текущей занятости исполнителей;

вычисление интегральной оценки исполнительской дисциплины.

При отсутствии в структуре организации должности помощника по контролю перечисленные выше функции перераспределяются между работниками канцелярии.

97

АРМ «Сотрудник» устанавливается на рабочих местах сотрудников организации, задействованных в процессе документооборота, и обеспечивает:

отправку сопроводительных документов, связанных с исполнением конкретного документа, руководителю организации либо руководителю подразделения, давшему поручение об исполнении документа;

просмотр информации о документах, поставленных на контроль и переданных на исполнение конкретному сотруднику.

АРМ «Руководитель подразделения» устанавлива-

ется на рабочих местах руководителей подразделений (начальников отделов) и реализует следующие функции:

мониторинг документов в общем цикле документооборота, непосредственное отношение к созданию либо исполнению которых имеет данное подразделение;

поиск документов по заданным критериям, просмотр регистрационных форм, представление информации по их исполнению (в рамках подразделения);

получение сводных и текущих отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников подразделения.

АРМ «Руководитель организации» устанавливает-

ся на рабочих местах руководителя организации и его заместителей. АРМ обеспечивает поддержку труда руководителя организации, в частности:

мониторинг документов в общем цикле документооборота;

поиск документов по заданным критериям, просмотр их регистрационных форм с представлением информации по исполнению;

получение сводных и текущих отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников аппарата и состоянию документооборота в целом;

получение интегральной оценки исполнительской дисциплины;

98

формирование вариантов решения при несвоевременном исполнении мероприятий.

АРМ «Администратор» устанавливается на рабочем месте специалиста по информационным технологиям и обеспечивает:

ведение справочников и классификаторов, таких как «Номенклатура дел», «Начальники», «Отделы», «Организации» и др.;

организацию доступа и распределение полномочий различным категориям пользователей системы;

определение перечня документов, доступных различным категориям пользователей;

корректировку базы данных документов.

В некоторых случаях (недостаток необходимого технического либо программного обеспечения, невысокие объемы документооборота и др.) система может быть спроектирована в режиме однопользовательской конфигурации. При этом все функции системы должны быть сосредоточены в АРМ «Канцелярия». Контроль исполнительской дисциплины в данном случае сводится к информированию руководителя о состоянии дел в области документооборота посредством сводных регламентных отчетов, формируемых системой и отправляемых руководителю по электронной почте либо представляемых работником канцелярии на бумажном носителе.

Автоматизированная информационная система электронного документооборота кроме выделенных выше функций должна обеспечить выполнение общепринятых для систем подобного класса требований:

разграничение доступа к существующим функциям подсистем, входящих в состав системы;

одновременная работа нескольких пользователей

ссистемой, обеспечивающая отсутствие программных коллизий;

достоверность и актуальность выходной инфор-

мации.