84

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения — возврата контрольной карточки с отметкой об исполнении или невозможности его исполнения по объективным причинам, а также на основании результатов проверки. Документ с контроля снимается должностным лицом, которому дано поручение контролировать исполнение документа. В регистрационных формах проставляются отметкаобисполненииидата.

Если результатом исполнения документа является исходящий документ, он передается в канцелярию для регистрации и отправки по назначению.

Канцелярия учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Отчеты о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителю помощником по контролю лично либо посредством электроннойпочты.

Контроль исполнения документов

Функциональный блок А53 диаграммы контроля и исполнения документов (см. рис. 4.13) можно декомпозировать. Результатом декомпозиции является детальная функциональная модель технологии организации контроля исполнения документа (рис. 5.7), дающая представление о механизме проведения анализа исполнительской деятельности и непосредственного контроля исполнения мероприятия.

Как видно из рис. 4.14, основной упор в технологии организации контроля исполнения документа делается на проведение анализа сроков исполнения, качества исполнения мероприятия, а также анализа исполнительской дисциплины сотрудников при работе с документами, на основании чего составляются отчеты по исполнительской дисциплине.

85

Рис. 4.14 — Организация контроля исполнения (А53)

86

Регистрация исходящих документов

Подготовленный и подписанный в организации документ регистрируется в канцелярии. При регистрации проверяется правильность оформления и адресации документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов.

Номер исходящего документа включает:

условное обозначение структурного подразделения;

номер соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения;

порядковый номер документа.

Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.

Документы обрабатываются и отправляются в день их поступления в службу ДОУ.

Предложенная функциональная модель документооборота позволяет приступить к выбору и обоснованию структуры информационной технологии документооборота.

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите содержание пакетов документов по основным этапам жизненного цикла управления.

2.Опишите перечень документов при взаимодействии с внешними системами.

3.Опишите процесс исполнения документов и организацию контроля исполнения

4.Укажите минимальный набор реквизитов при регистрации документа.