§ 5.6. Роль секретаря в управлении компании

Согласно ст. 283 Закона 1985 г. каждая компания обязана иметь секретаря. При этом единоличный ди­ректор не может быть одновременно секретарем ком­пании. Об этом говорит ст. 283(2).

Что касается судебной практики, то подход судов по отношению к роли секретаря компании очень сильно изменился. В XIX в. секретари рассматривались суда­ми как лица, не имевшие каких-либо полномочий или имевшие их очень мало. В решении по делу Bamet Hoares & Co. v. South London tramways Co. лорд Эшер сформулировал следующее: «Секретарь лишь слуга; его полномочия определяются тем, что ему скажут де­лать; и никакое лицо не может предполагать, что секре­тарь имеет какие-либо полномочия представлять кого-либо».

Такое представление о секретаре компании претер­пело значительные изменения, и в настоящее время сложилось иное мнение о его полномочиях и ответст­венности. При рассмотрении дела Panorama Develop­ments Lyd. v. Fidelis Fabrics Ltd. лорд Деннинг заявил в апелляционном суде: «...но времена меняются. Секре­тарь компании гораздо более важное лицо сегодня, чем в 1887 году. Он — должностное лицо компании с мно­жеством обязанностей и полномочий. Это следует не только из современного законодательства о компани­ях, но также из той роли, которую он играет в ежеднев­ном управлении ею. Он более не просто клерк. Он по­стоянно представляет компанию и заключает сделки от ее имени, которые связаны с повседневным руководст­вом и управлением компанией. Поэтому он может рас­сматриваться как имеющий соответствующие полно­мочия на совершение подобных сделок от лица компа­нии. Секретарь, безусловно, уполномочен подписы­вать контракты, связанные с административной сторо­ной дел компании, например, такие как: наем персона­ла, заказ автомобилей и пр. Все такие вопросы реша­ются в настоящее время с учетом подразумеваемых полномочий секретаря компании»².

Рассуждения лорда Деннинга показывают, что пол­номочия секретаря компании значительно изменились с течением времени: он все более признавался совет­ником директоров компании по вопросам корпоратив­ного управления. Вот почему современное законода­тельство о компаниях Англии признает необходимость того, чтобы секретарь имел достаточную квалифика­цию для осуществления своих полномочий.

Статья 286 (2) Закона 1985 г., относящаяся к публич­ным компаниям, налагает на директоров компании обязанность предпринимать все разумные шаги, чтобы секретарь компании был лицом со знанием и опытом, необходимыми для осуществления своих функций. Приводится специальный перечень приемлемых ква­лификаций секретаря, а также требования к наличию высшего образования в области финансов или юрис­пруденции. Однако перечень не является исчерпываю­щим. Ст. 286 (1) предоставляет право совету директо­ров нанимать секретаря, который, по его мнению, со­ответствует своему положению.

Диапазон обязанностей секретаря компании и его ответственность — показатель той многообразной роли, которую он играет в современном корпоратив­ном управлении.

Согласно английской традиции назначение секрета­ря — прерогатива совета директоров компании. Одна­ко ни закон о компаниях, ни Таблица А не дают ясного ответа, что же должен делать секретарь компании после своего назначения, каковы его обязанности?

Согласно ст. 99 Таблицы А «...секретарь назначается директорами на таких условиях и с таким вознаграж­дением, какие они сочтут подходящими. Совет Дирек­торов имеет право уволить секретаря компании». От­сутствие положений закона о конкретных обязаннос­тях секретаря могло бы привести к недооценке его роли в управлении компанией и уровне требуемой от­ветственности. Поэтому очень важно в данном случае изучать судебную практику, а также:

а) «Кодекс успешной деятельности», согласно ст. 1.6. которого «все директора должны иметь право на услуги секретаря компании, подотчетного совету, обязанностью которого является обеспечение выпол­нения установленных процедур, правил и норм. Во­прос о смещении секретаря компании входит в компе­тенцию совета в целом».

б) «Кодекс поведения секретарей и директоров ком­пании». Согласно п. 9 кодекса секретарь компании от­ветствен перед председателем совета директоров за должную организацию собраний пайщиков, совета ди­ректоров, соответствующих комитетов компании. Для осуществления указанных функций секретарь должен присутствовать на заседаниях (или быть представлен­ным) и организовывать ведение протоколов заседаний указанных собраний»'.

в) «Обязанностей секретаря компании», принятых Лондонским институтом секретарей и администрато­ров в марте 1992 г.

Изучение указанных выше источников показывает, что секретарь — должностное лицо компании, играю­щее очень важную роль в ее управлении. Различают ос­новные и дополнительные обязанности секретаря. Ос­новное в его деятельности — быть первым помощником директоров компании, но в то же время действовать не­зависимо и защищать интересы компании в целом, инте­ресы ее пайщиков, наемных работников, а также креди­торов. По мнению председателя комиссии Института секретарей и администраторов г-на Митчела, секретарь должен; иметь отличные навыки общения; прекрасно разбираться в тонкостях бизнеса, знать основные право­вые положения, особенно в области законодательства о компаниях, необходимые для квалифицированного участия в управлении компанией; обладать сильным ха­рактером и волей; неподкупностью, но главное — прояв­лять профессиональный подход к делу.

Перечислим основные обязанности секретаря по отношению к компании и ее пайщикам:

а) юридическая и административная поддержка ди­ректоров в управлении компанией;

б) наблюдение за исполнением решений совета ди­ректоров и менеджмента компании;

в) выполнение соответствующих, основанных на статутном праве и судебной практике, норм права;

г) связь с пайщиками, главная цель которой — под­держание у них уверенности в том, что компания рабо­тает в их интересах.

Поскольку секретарь — должностное лицо компа­нии, то он должен действовать добросовестно и в инте­ресах компании, избегать ситуаций, в которых может возникнуть конфликт интересов; не имеет права из­влекать скрытую прибыль из сделок, заключаемых от лица компании и для компании; обязан проявлять ра­зумную осторожность, особенно в случаях, когда ди­ректорами компании ему переданы соответствующие полномочия по заключению сделок от ее имени; кроме того, он обязан помнить, что одновременно с ним как служащим компании заключен договор найма.

Уровень ответственности секретаря компании, без­условно, зависит от ее размера, вида (публичной или частной), сложности создавшейся ситуации и от усло­вий наема на работу. В любом случае секретарь не имеет права «закрывать глаза» на факты несоблюде­ния компанией в целом или ее служащими своих обя­занностей по отношению к третьим лицам. Он обязан предпринимать все необходимое для того, чтобы избе­гать подобных ситуаций, причем имеет определенные обязанности по отношению к компании, хотя соответ­ствующими положениями закона и не предусматрива­ется его персональная ответственность. Например, в соответствии с положением о фондовой бирже (Stock Exchange Rules) секретарь компании не несет персо­нальной ответственности за выполнение компанией правил биржи. Такая ответственность предусматрива­ется только со стороны компании или ее директоров.

Однако согласно «Обязанностям секретаря компании» он персонально ответствен за обеспечение положений, действующих на фондовой бирже, если только не до­кажет, что сделал все возможное, чтобы указанные правила были соблюдены.

Отметим некоторые обязанности секретаря, выра­ботанные в основном судебной практикой и в настоя­щее время воспринятые «Обязанностями секретаря компании».

Итак он обязан:

— распространять необходимую для пайщиков ин­формацию;

— вести протоколы их собраний;

— нести ответственность за соблюдение соответст­вующей процедуры проведения этих собраний;

— соблюдать меморандум и внутренний регламент компании:

— следить за выполнением и соблюдением норм и правил, содержащихся в учредительных документах;

— принимать участие в составлении дополнений и изменений в учредительных документах;

— в отношении совета директоров:

— вместе с председателем совета директоров или исполнительным директором участвовать в формиро­вании повестки дня собраний;

— присутствовать на всех заседаниях совета дирек­торов и вести протоколы собраний;

— отвечать за соблюдение должной процедуры со­браний совета директоров;

— доводить до сведения заинтересованных лиц ин­формацию о принятых решениях.

— обеспечивать соблюдение законодательства о компаниях,

— вести требуемые законом реестры о:

— членах компании;

— держателях долговых обязательств компании;

— директорах компании и пр.;

—,отвечать перед Регистратором компаний за веде­ние отчетности и предоставление соответствующей информации, рассылку копий документов пайщикам;

— участвовать в корпоративном управлении вместе с директорами;

— надежно хранить и должным образом использо­вать печать компании;

— получать корреспонденцию и передавать ее соот­ветствующим лицам;

— принимать участие в управлении дочерними ком­паниями;

—удостоверять документы, исходящие от компа­нии.

Кроме своих основных, секретарь имеет также и до­полнительные обязанности в различных областях дея­тельности компании, например оказывает соответст­вующую помощь различным службам и служащим.

Конечно, функции секретаря компании зависят от ее размеров. В малых и средних предприятиях, как по­казывает практика, они в большей мере вовлечены в административные дела компании, чем их коллеги в крупных фирмах.