Документооборот отдела Кадров

Документооборот отдела Кадров представлен на листах 5-6 графической части курсового проекта.

В рамках отдела Кадров осуществляются следующие задачи:

1. Составление штатного расписания

2. Определение потребности в недостающих кадрах

3. Учет движения кадров

4. Анализ тестирования и подбор кадров.

5. Составление графика отпусков

6. Составление графика повышения квалификации

7. Составление годового плана по труду и заработной плате

8. Контроль выполнения плана по труду и заработной плате

1. Составление штатного расписания

Цель:составление штатного расписания

Входнымиданными для данной задачи являются:

-Нормы оплаты труда организации

-Нормы выработки

-Список разрабатываемых документов и нормы времени на их разработку

-Структура организации с определенным численным составом подразделений

Выходные данные:

-Штатное расписание.

Входные формы:

Табл. 1.1 Нормы оплаты труда в организации

Подразделение	Должность	Рабочий день ч.	График работы	Должностной оклад	Надбавки
1	2	3	4	5	6	7	8
Отдел кадров	Начальник отдела кадров	8	5/2	70000	-	-	-

Табл. 1.2 Нормы выработки

Подразделение	Должность	Рабочий день ч.	График работы	Кол-во рабочих часов в неделю ч.
1	2	3	4	5
Отдел кадров	Начальник отдела кадров	8	5/2	40

Табл. 1.3 Список разрабатываемых документов и нормы времени на их разработку

Подразделение	Документ	Норма времени ч.	Ответственные должности	Периодичность разработки
1	2	3	4	5
Отдел кадров	График отпусков	80	Специалист по кадрам	1 раз в год

Табл. 1.4 Структура организации с определенным численным составом подразделений

Подразделение	Должность	Количество штатных единиц
1	2	3
Отдел кадров	Начальник отдела кадров	1

Выходная форма:

Табл. 1.5 Штатное расписание

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6 + гр. 7)	Примечание
1		2	3	4	5	6	7	8	9
Отдел кадров		Начальник отдела кадров	1	70000	-	-	-	70000	-
		Итого	1	70000	-	-	-	70000

2. Определение потребности в недостающих кадрах

Цель: определение разницы между наличием кадров и их необходимым количеством.

В качестве входных данных для решения задачи используются следующие документы:

- Ведомость движения кадров

- Утвержденное штатное расписание

Выходная форма:

- Ведомость потребности в недостающих кадрах.

Входные формы:

Табл. 2.1 Утвержденное штатное расписание

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6 + гр. 7)	Примечание
1		2	3	4	5	6	7	8	9
Отдел кадров		Специалист по кадрам	4	50000	-	-	-	50000	-
		Итого	4	200000	-	-	-	200000

Табл. 2.2 Ведомость движения кадров

Подразделение	Должность	Количество штатных единиц	Принято	Уволено	Переведено	В отпуске	Командировано
1	2	3	4	5	6	7	8
Отдел кадров	Специалист по кадрам	3	4	1	0	0	0

Выходная форма:

Табл. 2.3 Ведомость потребности в недостающих кадрах.

Структурное подразделение	Профессия	Потребное количество единиц
1	2	3
Отдел кадров	Специалист по кадрам	1

3. Учет движения кадров

Цель: учет движения кадров внутри организации

В качестве входных данных для решения задачи используются следующие документы:

- Ведомость движения кадров

- Утвержденное штатное расписание

Выходная форма:

- Ведомость потребности в недостающих кадрах

Входные формы:

Табл. 3.1 Приказы о приеме на работу

Фамилия, имя, отчество	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Дата поступления на работу
1	2	3	4
Иванов Иван Иванович	Отдел кадров	Специалист по кадрам	17.12.10

Табл. 3.2 Приказы о переводе сотрудников

ФИО	До перевода		Дата перевода	После перевода
	должность (профессия)	структурное подразделение		должность (профессия)	структурное подразделение
1	2	3	4	5	6
Иванов Иван Иванович	Специалист по кадрам	Отдел кадров	18.12.11	Специалист по обучению персонала	Отдел кадров

Табл. 3.3 Приказы об увольнении сотрудников

Фамилия, имя, отчество	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Дата увольнения
1	2	3	4
Иванов Иван Иванович	Отдел кадров	Специалист по обучению персонала	19.12.12

Табл. 3.4 Приказы о предоставлении отпусков

Фамилия, имя, отчество	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Дата начала отпуска	Дата окончания отпуска
1	2	3	4	5
Иванов Иван Иванович	Отдел кадров	Специалист по кадрам	15.06.11	30.06.11

Табл. 3.5 Приказы о направлении в командировку

Фамилия, имя, отчество	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Место командировки	Дата начала командировки	Дата окончания командировки
1	2	3	4	5	6
Иванов Иван Иванович	Отдел кадров	Специалист по кадрам	г. Мурманск	05.05.11	12.05.11

Табл. 3.6 Ведомость наличия кадров

Подразделение	Должность	Количество штатных единиц
1	2	3
Отдел кадров	Специалист по кадрам	3

Выходная форма:

Табл. 3.7 Ведомость движения кадров.

Подразделение	Должность	Количество штатных единиц	Принято	Уволено	Переведено	В отпуске	Командировано
1	2	3	4	5	6	7	8
Отдел кадров	Специалист по кадрам	3	4	1	0	0	0

4. Анализ тестирования и подбор кадров.

Цель: проанализировать результаты тестирования кадров и подобрать специалистов на вакантные должности.

В качестве входных данных для решения задачи используются документы:

-Справочник анкет по структурным подразделениям

-Данные об ответах кандидатов

-Критерии оценки анкет

- Отчет о результатах анкетирования при приеме на работу

- Критерии отбора персонала

Выходнымиданными является:

- Ведомость отобранных специалистов

Входные документы:

Табл. 4.1 Справочник анкет по структурным подразделениям

№ анкеты	Должность	Структурное подразделение
1	2	3
1015	Начальник отдела кадров	Отдел кадров
1016	Специалист по кадрам	Отдел кадров

Табл. 4.2 Критерии при приеме на работу

№ анкеты	Баллы
	Вопрос №1	Вопрос №2	Вопрос №3	Вопрос №4	Вопрос №5	Вопрос №6	Вопрос №7	Вопрос №8	Вопрос №9	Вопрос №10
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1015	А	Б	Б	А	Г	Г	В	Б	Б	А
1016	В	А	Г	Б	Б	В	А	А	Г	В

Табл. 4.3 Данные об ответах сотрудника на анкеты при приеме на работу

ФИО кандидата

Номер анкеты

Предполагаемая должность

Подразделение

Ответы

Вопрос №1

Вопрос №2

Вопрос №3

Вопрос № 4

Вопрос № 5

Вопрос № 6

Вопрос № 7

Вопрос № 8

Вопрос № 9

Во п р о с № 10

Иванов Иван Иванович

1015

Начальник отдела кадров

Отдел кадров

А

В

Г

А

А

Б

Г

Б

А

А

Петров Петр Петрович

1016

Специалист по кадрам

Отдел кадров

Б

В

В

А

А

Б

Б

Б

Г

А

Табл. 4.4 Отчет о результатах анкетирования при приеме на работу

Структурное подразделение	Должность	ФИО	№ анкеты	Набранный балл
1	2	3	4	5
Отдел кадров	Начальник отдела кадров	Иванов Иван Иванович	1015	100
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Петров Петр Петрович	1016	80

Табл. 4.5 Критерии отбора персонала

Структурное подразделение	Должность	Проходной балл
1	2	5
Отдел кадров	Начальник отдела кадров	90
Отдел кадров	Специалист по кадрам	85

Табл. 4.6 Ведомость потребности в недостающих кадрах

Структурное подразделение	Должность	Потребное количество единиц
1	2	3
Отдел кадров	Начальник отдела кадров	1
Отдел кадров	Специалист по кадрам	1

Выходной документ

В результате решения данной задачи формируется документ «Ведомость отобранных специалистов».

Табл. 3.4.6 Ведомость отобранных специалистов

ФИО	Структурное подразделение	Должность	Проходной балл	Набранный балл
1	2	3	4	5
Иванов Иван Иванович	Отдел кадров	Начальник отдела кадров	90	100

5. Составление графика отпусков

Цель: составление графика отпусков.

В качестве входных данных для решения задачи используются документы:

-Заявления на предоставление отпуска по подразделениям

- Журнал учета сотрудников имеющих льготы на предоставление отпуска

- График отпусков за предыдущий период

-Нормы предоставления отпусков

Выходная форма

- График отпусков на год.

Табл. 5.1 Заявки на предоставление отпуска по подразделениям

Структурное подразделение	Должность	Фамилия, имя, отчество	Желаемая дата начала отпуска	Желаемая дата окончания отпуска	Всего календарных дней
1	2	3	4	5	6
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Иванов Иван Иванович	17.12.12	02.01.13	16

Табл. 5.2 Журнал учета сотрудников имеющих льготы на предоставление отпуска

ФИО	Табельный номер	Структурное подразделение	Должность	Стаж работы	Вид льгот	Продолжительность ежегодного отпуска			Основание
						Основного	Дополни-тельного	Итого
1	2	3			4	5			6
Иванов Иван Иванович	0346	Отдел кадров	Специалист по кадрам	1 год	По инвалидности	28	14	42	Справка №1386, ТК РФ

Табл. 5.3 График отпусков за предыдущий учетный период

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	ФИО	ТН	ОТПУСК				Оставшиеся дни отпуска	Примечание
				Кол-во календар-ных дней	Дата		перенесение отпуска
					заплани­рованная	фактическая	дата предполага­емого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	11	12
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Иванов Иван Иванович	0346	12 16	17.10.12 17.12.12	-	-	14	-

Выходная форма

Табл. 5.4 График отпусков

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	ФИО	ТН	ОТПУСК				Оставшиеся дни отпуска	Примечание
				Кол-во календар-ных дней	Дата		перенесение отпуска
					заплани­рованная	фактическая	дата предполага­емого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	11	12
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Иванов Иван Иванович	0346	28 12 16	17.06.13 17.10.13 17.12.13	-	-	0	-

6. Составление графика повышения квалификации

Цель: составление плана графика повышения квалификации

В качестве входных данных для решения задачи используются документы:

-Список сотрудников для внепланового повышения квалификации

-Отчет аттестационной комиссии

-Список сотрудников для курсов повышения квалификации

-Годовой план доходов и расходов организации

-Прайс-листы учебных заведений

-Сметная стоимость курсов повышения квалификации

Выходнымиданными является:

График повышения квалификации

Входные формы:

Табл. 6.1 Список сотрудников для внеплановой аттестации

Структурное подразделение	Должность	ФИО	Стаж работы	Замещаемая должность	Основание проведения обучения
1	2	3	4	5	6
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Иванов Иван Иванович	1 год	Ведущий специалист по кадрам	Заявление сотрудника № 1386

Табл. 6.2 Отчет аттестационной комиссии

Структурное подразделение	Должность	ФИО	Замещаемая должность	Решение аттестационной комиссии	Комментарий
1	2	3	5	6	7
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Петров Петр Петрович	Ведущий специалист по кадрам	Направить на курсы повышения квалификации	Годен к выполнению служебных обязанностей после прохождения курсов повышения квалификации по дисциплине «Планирование кадровой политики компании»

Табл. 6.3 Прайс-лист образовательного учреждения

Наименование специальностей	Тематика курсов	Вид образования	Стоимость на человека
1	2	3	4
Специалист по кадрам, Ведущий специалист по кадрам	Планирование кадровой политики компании	Повышение квалификации	25 000

Табл. 6.4 Список сотрудников на курсы повышения квалификации

Структурное подразделение	Должность	ФИО	Замещаемая должность	Основание проведения обучения
1	2	3	4	5
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Петров Петр Петрович	Ведущий специалист по кадрам	Направление аттестационной комиссии
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Иванов Иван Иванович	Ведущий специалист по кадрам	Заявление сотрудника № 1386

Табл. 6.5 Договор с образовательным учреждением

Тематика курса	Вид образования	Стоимость курса	Количество человек	Дата начала курса	Дата окончания курса	Итоговая стоимость
1	2	3	4	5	6	7
Планирование кадровой политики компании	Повышение квалификации	25 000	2	17.12.12	28.12.12	50 000

Табл. 6.6 Сметная стоимость курсов повышения квалификации

Наименование специальности	Тематика курсов	Вид образования	Стоимость на человека	Количество человек	Итого
Специалист по кадрам, Ведущий специалист по кадрам	Планирование кадровой политики компании	Повышение квалификации	25 000	2	50 000

Табл. 6.7 Годовой план доходов и расходов организации

Вид доходов/ расходов	Год												Итого за год
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
….	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	….
Расходы на обучение персонала	60000	80000	70000	40000	60000	80000	70000	40000	60000	80000	70000	40000	750 000

Выходная форма:

Табл. 6.8 График повышения квалификации

ФИО	Должности	Подразделение	Тематика курсов	Вид образования	Дата начала курса	Дата окончания курса	Стоимость курса
1	2	3	6	7	8	9	10
Отдел кадров	Специалист по кадрам	Петров Петр Петрович	Планирование кадровой политики компании	Повышение квалификации	17.12.12	28.12.12	25 000

7. Составление годового плана по труду и заработной плате

Цель: Составить план по труду и заработной плате для подразделений предприятия на год.

В качестве входных данных для решения задачи используются документы:

-Штатное расписание

-Нормы выработки

-Список разрабатываемых документов и нормы времени на их разработку

-План по труду

-Годовой план фонда оплаты труда

Выходнымиданными является:

-Годовой план по труду и заработной плате

Годовой план фонда оплаты труда

Входные формы:

Табл. 7.1 Штатное расписание

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. (гр. 4 + гр. 5 + гр. 6 + гр. 7)	Примечание
1		2	3	4	5	6	7	8	9
Отдел кадров		Начальник отдела кадров	1	70000	-	-	-	70000	-
		Итого	1	70000	-	-	-	70000

Табл. 7.2 Нормы выработки

Подразделение	Должность	Рабочий день ч.	График работы	Кол-во рабочих часов в неделю ч.
1	2	3	4	5
Отдел кадров	Начальник отдела кадров	8	5/2	40

Табл. 7.3 План по труду

Подразделение	Должность	Кол-во штатных единиц	Кол-во рабочих часов всего ч.	Рабочий день Ч.	График работы	Кол-во рабочих часов на штатную единицу ч.
1	2	3	4	5	6	7
Отдел кадров	Специалист по кадрам	4	4240	8	5/2	1080

Табл. 7.4 Годовой фонд оплаты труда Административно-управленческого персонала

Подразделение	Должность	Кол-во штатных едмниц	Должностной оклад	Сумма надбавки	Суммарный оклад	Итого	Годовой ФОТ
1	2	3	4	5	6	7	8
Отдел кадров	Специалист по кадрам	4	50 000	-	50 000	200 000	2 400 000
Итого							2 400 000

Выходная форма:

Табл. 7.5 План по труду и зп

Должность	Подразделение	Кол-во штатных единиц	Должностной оклад	Сумма надбавки	Суммарный оклад	Рабочий день Ч.	Кол-во рабочих часов на штатную единицу ч.	Годовой ФОТ	Годовой ФОТ на штатную единицу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Специалист по кадрам	Отдел кадров	4	50 000	-	50 000	8	1080	2 400 000	0

8. Контроль выполнения плана по труду и заработной плате

Цель: Контроль соответствия плановых и фактических показателей по труду и заработной плате

Табл. 8.1 Расчетная ведомость заработной платы за год

ФИО	Должность	Подразделение	Выплачено	Удержано по причине		Итого
				Невып. плана	Дисц. Взыск.
1	2	3	8	9	10	11
Иванов Иван Иванович	Специалист по кадрам	Отдел кадров	580 000	20 000	-	600 000

Табл. 8.2 Ведомость учета труда и заработной платы за год

ФИО	Должность	Подразделение	Отработано	Не отработано по причине				Выплачено	Удержано по причине		Итого
				Отп.	Бол.	Неявка			Невып. плана	Дисц. Взыск.
1	2	3	4	5	6		7	8	9	10	11
	Специалист по кадрам	Отдел кадров	850	160	60		10	580 000	20 000	-	600 000

Табл. 8.3 План по труду и заработной плате

Должность	Подразделение	Кол-во штатных единиц	Должностной оклад	Сумма надбавки	Суммарный оклад	Рабочий день Ч.	Кол-во рабочих часов на штатную единицу ч.	Годовой ФОТ	Годовой ФОТ на штатную единицу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Специалист по кадрам	Отдел кадров	4	50 000	-	50 000	8	1080	2 400 000	600 000

Табл. 8.4 Отчет о выполнении плана по труду и заработной плате

ФИО	Должность	Подразделение	Отработка по плану	Отработано фактически	Не отработано по причине			Годовой ФОТ на штатную единицу	Выплачено	Удержано по причине
					О	Б	Н			Невып. плана	Дисц. Взыск.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Иванов Иван Иванович	Специалист по кадрам	Отдел кадров	1080	850	160	60	10	600 000	580 000	20 000	-

Алгоритм составления штатного расписания

Рисунок 1

Алгоритм определения потребности в недостающих кадрах

Рисунок 2

Алгоритм ведения учета движения кадров

Рисунок 3

Алгоритм анализа тестирования и подбора кадров

Рисунок 4

Алгоритм составления графика отпусков

Рисунок 5

Алгоритм составления графика повышения квалификации:

Рисунок 6

Алгоритм составление годового плана по труду и заработной плате

Рисунок 7

Алгоритм контроля выполнения годового плана по труду и заработной плате

Рисунок 8

Положение по отделу кадров и должностные инструкции сотрудников отдела

Положение по отделу кадров

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.

1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.

1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.

1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.

1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Подбор и расстановка кадров.

2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.

2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.

2.4. Повышение квалификации работников.

2.5. Проведение аттестации.

2.6. Формирование кадрового резерва.

2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.

2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. ФУНКЦИИ

3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.

3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.

3.3. Разработка штатного расписания.

3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.

3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел,

подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.

3.7. Документальное оформление служебных командировок.

3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.

3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных.

3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.

3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.

3.13. Организация и участие в аттестации работников.

3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.

3.15. Составление планов повышения квалификации работников.

3.16. Организация табельного учета.

4. ПРАВА

Отдел имеет право:

4.1. Получать от структурных подразделений Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.

4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.

4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.

4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.

4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.

4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.

5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:

5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.

5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.

5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ

Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.

6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.

6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.

6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ПОРЯДОК

7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста отдела кадров ООО «Стройтехноконтакт»

1.2. Специалист отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Специалист отдела кадров относится к категории служащих и подчиняется непосредственно организации.

1.4. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 2 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.5. Специалист отдела кадров должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

трудовое законодательство;

структуру и штаты предприятия;

порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

правила и нормы охраны труда.

1.6. Специалист отдела кадров в своей повседневной деятельности руководствуется:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;

правилами внутреннего трудового распорядка;

правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия специалиста отдела кадров его обязанности возлагаются на на других специалистов данного отдела.

2. Функциональные обязанности

Специалист отдела кадров осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2.2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

2.3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и наградам.

2.5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и наградах работающих.

2.7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и ее движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

2.8. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

2.9. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

2.10. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

2.11. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

2.12. Составляет установленную отчетность.

2.13. Принимает необходимые меры по обеспечению сохранности/неразглашения коммерческой тайны Компании, а также персональных сведений о работниках Компании.

В случае служебной необходимости специалист отдела кадров может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Специалист отдела кадров имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста отдела кадров.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию инспектора по кадрам.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист отдела кадров несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы специалиста отдела кадров осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем – регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста отдела кадров является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста отдела кадров определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист отдела кадров обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).