6. Задание для самостоятельной работы

1. Подготовить таблицу для записи компьютеров, находящихся на балансе офиса, используя следующие параметры: компьютер, процессор, RAM, Винчестер, рубли, Количество.

2. Записать в таблицу сведения об имеющихся в офисе компьютерах, используя Форму ввода данных.

3. Подготовить таблицу записи расходов за текущий месяц, используя следующие строки: Оборудование, Зарплата, Аренда, налоги, Итого. Ввести дополнительный столбец: Расходы за текущий год (по каждой строке). Написать макрос обслуживания столбца Текущий год: После ввода информации за текущий месяц макрос должен (после вызова макроса) записать текущие расходы за год.

4. Сформировать макросы увеличения и уменьшения расходов на зарплату на 100 руб. при каждом вызове макроса. Снабдить макросы горячими клавишами и кнопками вызова.

5. Записать подготовленные решения на дискету.

6. Удалить на панели инструментов установленные ранее кнопки вызова макросов.

7. Сохранить рабочую книгу, Удостовериться в правильности сохранения файлов.

Тема 8: Использование функций в табличных системах

Цель работы : закрепление навыков работы с таблично организованными данными и формирование практики закрытия табличных данных или их фрагментов, а также работы с набором стандартных функций, имеющихся в среде Ms Excel, на примере типового штатного расписания факультета ВУЗа.

Задание для самостоятельной работы

Постановка задачи

Необходимо сформировать бюджетное штатное расписание (ШР) факультета ВУЗа, которое строится из типовых штатных должностей, однозначно связанных с разрядами Тарифной Сетки (ЕТС). В соответствии с этой сеткой каждой должности соответствует свой т.н. тарифный разряд, а ему, соответственно, значение оклада по должности. ЕТС периодически изменяется, а ШР при этом фактически сохраняется.

Штатное расписание состоит из двух структур: ШР преподавательского персонала (ППП) и ШР других видов персонала (УВП – учебно-вспомогательный, АУП – административно-управленческий, ПОП – прочий обслуживающий). Для каждого вида персонала помимо должностных окладов предусмотрены различные надбавки и доплаты, фиксируемые в штатном расписании. На основании данных ШР ежемесячно составляется заявка на бюджетные ассигнования, необходимые для выплаты заработной платы (ЗП).

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на использование функций из имеющегося стандартного списка, а также возможности по связыванию данных различных листов одной книги и данных различных книг.

1. Формирование типовых таблиц данных

1. Загрузить книгу «Штатное расписание» ( ШР.xls ) с резидентного диска (адрес указывается преподавателем) в свой раздел, познакомиться с содержанием листов и сохранить ее под именем 8_1_ФИО.

1.2. Открыть лист ЕТС. Определить вид и содержание таблицы ЕТС, которая будет использоваться в дальнейших расчетах, для чего щелкнуть мышью по стрелке поля координат ячейки.

1.3. Открыть лист Таблицы. Определить вид и содержание таблицы Табл, которая будет использоваться в дальнейших расчетах, для чего щелкнуть мышью по стрелке поля координат ячейки.

1.4. Сформировать штатное расписание кафедры №1:

а) Открыть лист ППП.

в) Познакомиться с правилами формирования значения должностного оклада, для чего прочитать содержимое ячейки F12.

(Правила формирования результата по функции ВПР можно получить просмотрев ее реализацию путем вызова мастера функций fx , где необходимо найти в полном алфавитном перечне функций нужную Вам. Полную подробную информацию по функции можно получить также в Мастере функций, вызвав гиперссылку «Справка по этой функции» )

с) Действуя аналогично, следует познакомиться с правилами формирования доплат за ученую степень и за должность.

d) Записать в ячейку I12 формулу для вычисления надбавки за исполнение обязанностей зав. кафедрой, учитывая, что значения этих доплат указаны в Табл в столбце Е.

e) Записать в ячейку J12 формулу для вычисления доплаты за исполнение обязанностей зав. кафедрой, учитывая, что значения этих доплат составляют 20% от оклада.

f) В строке должностей ассистента занести значение надбавки за мат. отв. в размере 30% от оклада.

g) По произвольным должностям установите значения надбавок по колл дог в размере 15% от оклада.

h) Продублировать, где это необходимо, формулы вычисления значений надбавок и доплат по всем полям таблицы.

i) Занести значения численности по каждой категории преподавателей.

g) Записать формулы для вычисления месячных фондов оплаты труда.

k) Получить в таблице итоговые значения по соответствующим столбцам.

1.5. Сформировать штатные расписания еще для 4-х кафедр, установив для них свои численности преподавательских единиц.

1.6. Для полей надбавок, где имеются числовые значения, сформировать поля примечаний с указанием в них фамилий тех, кому установлены эти надбавки.

1.7. В конце таблицы сформировать строку «ВСЕГО» с вычислением значений по соответствующим столбцам.

1.8. Действуя аналогичным образом сформировать штатные расписания УВП, АУП и ПОП, заполнив бланки на соответствующей странице.

2. Формирование сводных таблиц

2.1. Открыть лист «Заявка на ЗП».

2.2. Занести в заявку суммарное значение окладов по ЕТС для преподавателей, для чего в ячейке D11 нажать знак равенства, после чего выбрать мышью лист ППП и щелкнуть в ячейку строки «ВСЕГО» в столбце «Месячный фонд оплаты труда по тарифу»; нажать ввод.

2.3. Действуя аналогично предыдущему пункту, заполнить остальные поля Заявки

2.4. Вычислить итоговые значения в заявке.

3. Защита табличных данных

3.1. Закрыть от произвольного изменения данные ШР ППП за исключением полей количества единиц, для чего открыть лист ППП.

3.2. Выделить значения в столбце Количество единиц

3.3. Щелкнуть по кнопке «Формат», выбрать «Ячейки» и на вкладке щелкнуть по закладке «Защита»

3.4. Снять метку «Защищаемая ячейка», нажать OK. (С выбранных ячеек будет снята защита !).

3.5. Щелкнуть по кнопке «Сервис», выбрать на вкладка строку «Защита» и «Защитить лист». При необходимости возможно установление пароля (главное его не забыть, иначе данные будет невозможно исправить !!!).

3.6. Проверить действие защиты.

3.7. Отмена защиты листа осуществляется путем ее снятия на вкладке «Сервис»-«Защита». (Проверьте этот режим).

3.8. Действуя аналогично закрыт в ШР УВП все поля за исключением Количества единиц и Надбавок из нормативного фонда.

4. Модификация таблиц при изменении исходных данных

Считая, что изменилась тарифная сетка (ЕТС), произвести корректировку штатных расписаний для чего:

4.1.Открыть лист Таблицы.

4.2. Заменить данные в таблице ЕТС.

4.3. Проверить, как изменилось содержание таблиц-ШР.