Тема 6: электронные таблицы

Цель работы: овладеть навыками обработки информации, представленной в виде таблиц, с помощью универсальной системы обработки данных Excel 2000: организация рабочих страниц, формирование вычисляемых ячеек таблиц, установка рисунков и гистограмм, ввод текстового сопровождения, применение цвета для выделения шрифта и разделов таблиц, применение метода автоформатирования, автоввода, автозаполнения и др.

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на настройку параметров среды Excel, особенно таких как Вид, Списки, Сохранение.

1.Подготовка приложения к работе.

1.1.Вызов и подготовка нового рабочего документа:

1. С помощью меню "Пуск" вызвать систему Excel, перейти на поле новой рабочей книги, сохранить ее под именем 6_1_ФИО в рабочей папке.

2. Произвести настройку панели быстрого доступа. Вызвать панель Параметры Excel, выбрав опцию Другие команды в меню настройки панели. В режиме Настройка добавить на панель нужные команды.

3. Ознакомиться с элементами настройки параметров системы Excel, просмотрев все опции остальных режимов настройки: Формулы, Правописание, Сохранение и Дополнительно, обратив особое внимание на этот последний режим.

4. Используя возможности режима настройки установить автосохранение каждые 7 минут.

5. Записать имя на ярлычке рабочего листа, например "Детали". Для этого двойным щелчком по ярлыку активизировать поле надписи листа, на которой написать новое имя рабочего листа или щелчком по ярлыку правой клавишей мыши вызвать выпадающее меню с командами редактирования.

6. Изменить число листов в рабочей книге. Для этого вызвать панель Параметры Excel через опцию Другие команды и в режиме Основные записать нужное число листов, например 7. Вернуться на поле документа. Удостовериться в том, что начальное число листов в книге изменилось (следует закрыть текущую книгу и снова открыть ее, чтобы изменилось число ярлычков новых листов книги).

7. Восстановить исходное число страниц в книге (3).

1.2.Основные элементы окна рабочей книги:

1. Выделить все поле рабочего листа с помощью кнопки "Выделить все". Она находится на пересечении вертикальной и горизонтальной линеек таблицы. Снять выделение щелчком по полю рабочего листа.

2. Выделить отдельную строку с помощью щелчка соответствующему номеру строки. Снять выделение;

3. Выделить отдельный столбец. Снять выделение.

4. Щелкнуть по ячейке С3 (выделить ячейку). Обратить внимание на содержание окна "Поле имени ячейки" - первое окно на строке формул.

5. Дважды щелкнуть по ячейке С3. На поле появиться курсор. Записать: "Итоговая таблица". Обратить внимание на содержание "Поле данных" (строка формул). В момент второго щелчка в начале поля появятся три кнопки: отмена (удаление записи), ввод записи, кнопка мастера функций, а в процессе записи текста в ячейку на поле будет дублироваться запись.

6. Перевести курсор на поле линейки обозначения колонок между колонкой С и D. Курсор примет вид двунаправленной стрелки. Перетащите поле колонки С вправо так, чтобы весь текст записи находился в одной ячейке С.

7. Копировать содержимое ячейки С3 на поле ячейки С4: щелкнуть правой клавишей мыши по ячейке С3, выбрать опцию "Копировать", перевести курсор на ячейку С4, щелкнуть правой клавишей и выбрать опцию "Вставить".

8. Восстановите состояние таблицы с помощью кнопки "Отменить операцию".

9. Перевести курсор на ячейку D2, щелчком мыши выделить ее. Нажимая на клавишу мыши, протащить ее по диапазону D2:A4; Удалить содержимое выделенного диапазона с помощью клавиши Del.

10. Используя клавишу Ctrl, выделить следующие ячейки: С2, С4, С6. Снять выделение.

11. Используя клавишу Shift выделить поле (список). Щелкнуть по ячейке В2, нажимая на клавишу Shift, щелкнуть по полю D10.

1.3.Управление рабочим окном таблицы:

1. Записать на поле ячейки D3: "Таблица", установить курсор на четвертой строке рабочего листа, в группе "Окно" вкладки Вид выбрать опцию "Закрепить области".

2. Установить курсор на последнюю строку таблицы, видимой в поле экрана. Перемещая поле рабочего листа с помощью клавиши "Стрелка Вниз" убедиться в том, что первые 3 строки остаются на месте в то время как остальные прокручиваются по полю экрана;

3. Снять закрепление областей на рабочем поле с помощью соответствующей опции в меню "Окно".

4. Перевести курсор на поле вертикальной линейки прокрутки, захватить "Указатель разделения" (вешка разбивки), который в форме небольшого отрезка обычно расположен вверху линейки, и перетащить указатель на линию раздела столбцов E и F. Рабочее поле окажется разделенным на две области. (если указатель отсутствует, то выбрать опцию "Разделить" в меню "Окно");

5. Повторить предыдущую операцию с указателем разделения, расположенным на горизонтальной линейке прокрутки. Рабочее поле окажется разбитым на 4-е самостоятельные области, каждое из которых имеет пару линеек прокрутки.

6. Передвигая левую нижнюю область совместить ее окно с левой верхней областью.

7. Убрать оба указателя разбивки с поля рабочего листа.

1.4.Ознакомиться с методами записи информации в ячейки:

1. Выделить ячейку C4. Записать на поле ввода информации (Или на поле ячейки): Цех 1. Щелкнуть по кнопке ввода (форма птицы).

2. Применить режим автоустановки текста в ячейку C5: активизировать ячейку C5, записать первую букву Ц и обратить внимание на то, что на выделенном поле появиться надпись Цех 1, нажать клавишу ввода (или кнопку ввода) и исправить текст на Цех 2.

3. Применить режим автоввода для записи текста в ячейку C6: перевести курсор на поле ячейки C6, нажать на правую клавишу мыши, выбрать опцию "Выбор из списка", выбрать из списка подходящую строку (она может быть единственной, если работа над таблицей только что начата), нажать клавишу "Ввод", внести исправление в запись.

4. Применить режим автозаполнения для организации шапки таблицы (1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал). Для этого записать на поле С4 "1 квартал", увеличить ширину столбца С, выделить ячейку С4, ухватить маркер заполнения (он расположен в правом нижнем углу ячейки и имеет вид темного крестика) и протащить его по трем ячейкам вправо.. Убедитесь, что система сама расставит номера кварталов.

5. Удалить шапку таблицы.

6. Записать в поле ячейки С4: январь; протащить маркер заполнения на 12 ячеек вправо (до ячейки N4), в поле имени ячейки будет воспроизводиться месяц для текущей ячейки). Убедиться, что шапка таблицы будет размечена месяцами года.

7. Выделить ячейки шапки таблицы и форматировать их: "По центру", шрифт выбрать Arial, размер шрифта - 12.

8. Запись значений из стандартного ряда, на примере записи значения объема продукции 1-го Цеха в ячейки четвертой строки с использованием операции наращивания индекса. Для этого: записать в поле ячейку D5 начальное значение, например 120; протащить мышь по ячейкам строки, используя правую клавишу; при отпускании клавиши в выпавшем меню выбрать строку "Прогрессия". Установить "Тип", например арифметическая, в ячейке "Шаг", записать 13.

9. Записать значения объема продукции для остальных цехов, применяя метод наращивания индекса, устанавливая разумные начальные значения и шаги.

1.5.Организация вычислений в таблице:

1. Информация о стандартных вычислениях: Щелкнуть по строке состояния (нижняя строка, в левом углу которой написано "Готово") правой клавишей мыши, в контекстном меню Настройки строки состояния выбрать из списка операцию (например, сумма), которую следует вынести на Строку состояния. Выделить ячейки D5:D7. Убедиться, что на строке состояния будет показана сумма. Переписать значение суммы в ячейку D8. Добавить операции на строке состояния и просмотреть результат.

2. Запись суммы. Подготовить ячейки для записи результата суммирования: в поле ячейки С8 записать "Итого" и отформатировать по правому краю, а в поле ячейки О4 - "Объем", форматируя по центру.

3. Записать значение итоговой ячейки Е8: выделить диапазон Е5:Е7; щелкнуть по кнопке "Сумма" (знак ) группы Редактирование, перевести курсор на другую ячейку таблицы. Автосуммирование можно также выполнить одновременным нажатием клавиш Alt+=.

4. Подсчет по произвольной формуле: выделить ячейку F8, в строке формул записать: =F5+F6+F7, щелкнуть по кнопке "Ввод" (в виде птицы).

5. Вычислить значение ячейки G8, используя мастер функций: выделить ячейку G8; щелкнуть по кнопке "Вставить функцию", расположенной на панели инструментов; на вкладке мастера в поле "Категории" выбрать "Математические", а в поле "Выберите функцию" - "Сумм", нажать на кнопку "ОК"; отодвинуть поле окна вкладки так, чтобы видеть столбец G; щелкнуть по ячейке G5; ввести знак ";"; щелкнуть по ячейке G6; щелкнуть по кнопке "ОК"; щелкнуть по любой другой ячейке таблицы кроме ячейки G8;

6. Повторить процесс вычисления суммы используя "Мастер функций", однако записать формулу следует по другому: щелкнуть по ячейке F5, вписать знак "+", щелкнуть по ячейке F6, снова поставить знак "+", щелкнуть по кнопке F7. Щелкнуть по кнопке "ОК".

7. Скопировать формулу вычисления ячейки F8 на другие ячейки строки "Итого": выделить ячейку F8, перетащить маркер заполнения вправо по ячейкам всей строки "Итого".

8. Вычислить значение ячейки O5, копировать алгоритм вычисления на все ячейки столбца О.

1.6.Организовать заголовок таблицы:

1. Перевести курсор на ячейку С3 (Итоговая таблица); выделить ее;

2. Протаскивая курсор мыши в виде белого креста по полю заголовка таблицы, выделить строку над таблицей.

3. В группе Выравнивание вкладки Главная нажать на кнопку "Объединить и поместить в центре", находящуюся на панели инструментов; снять выделение.

4. Познакомиться с правилами объединения ячеек по строкам и столбцам, для чего щелкнуть по стрелке кнопки "Объединить и поместить в центре". Оценить возможности опций, указанных в меню.

1.7.Установка значений в %:

1. Подготовить столбец для записи значений в %: записать в ячейке P4 - %, форматировать заголовок.

2. Заполнить столбец Р относительными значениями объема производства: в ячейку Р5 ввести результат: О5/О8.

3. Щелкнуть по стрелке в группе Число, в выпадающем меню Формат ячеек на вкладке Число выбрать формат Процентный с двумя десятичными знаками.

4. Выполнить операцию вычисления для всех ячеек столбца Р таблицы.