3. Разработка списков

3.1. На поле нового документа создать заголовок: "Общий список"

3.2. Открыть Мастер слияния, на вкладке "Выбор типа документа" активизировать кнопку "Каталог".и на третьем шаге Мастера активизировать список, подготовленный для отправки факсов ( Список совета ).

3.3. Добавить в список поля Год рождения, Город, Оклад, и заполнить эти новые поля так, чтобы в одном городе «проживало» несколько адресатов.

Закрыть список.

3.4. Провести правку основного документа, вставив в текст документа все наименования полей слияния, используя в качестве разделителя знак табуляции.

3.5. На новой строке щелкнуть по кнопке "Правила" вкладки "Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

3.6. Выделить созданный абзац: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год рождения", "Оклад", NEXT и скопировать в буфер обмена.

3.7. Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац, Повторить операцию по числу записей в списке.

3.8. Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить "Слияние в новый документ", нажав соответствующую кнопку на панели "Слияние".

3.9. Оформить созданный список как таблицу, для чего выделить подготовленный текст и, используя опцию "Преобразовать” из меню "Таблица” вкладки Вставка группы Таблицы, преобразовать текст в таблицу.

3.10. Сформировать в таблице верхнюю строку с именованием все полей. Сохранить таблицу под именем Общий список.

4..Разработка списков по признаку (ам) (подготовка реестров).

Составить списки Новичков и Ветеранов фирмы, используя общий список всех сотрудников. Критерием включения в тот или иной список является год поступления на фирму.

4.1.Сформировать список сотрудников фирмы, указав фамилии тех, кто работает первый год:

1. На поле нового документа создать заголовок: "Новые сотрудники" .

2. Преобразовать документ в основной документ слияния с целью формировании списка, для чего используя Мастер слияния на вкладке "Выбор типа документа" активизировать кнопку "Каталог".

3. На втором шаге выбрать "Текущий документ".

4.2.Сформировать источник данных на 10 сотрудников фирмы (новичков и ветеранов):

1. На третьем шаге создать список, указав в нем Фамилию, Имя, Отчество, квалификация, отдел, год рождения, год поступления на фирму.

2. Заполнить источник данных.

4.3.Вернуться на основной документ.

4.4.Провести правку основного документа, вставив в текст документа поля слияния "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму":

1. Установите курсор на второй строке после заголовка Новые сотрудники.

2. На четвертом этапе в режиме Настройка каталога щелкнуть по строке "Другие элементы" и из открывшегося списка ввести поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму". Закрыть список.

3. Ввести пробелы между полями .

4. Используя клавишу Tab и режим табуляции расставить поля по строке с интервалом 0,5 см.

5. Нажать клавишу "Ввод".

6. На новой строке щелкнуть по кнопке "Правила" вкладки "Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.

7. Выделить созданный абзац: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму", NEXT и скопировать в буфер обмена.

8. Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац,

9. Повторить операцию по числу записей в списке.

4.5.Задать параметры отбора (для новичков - стаж до 2 лет), для чего скорректировать список, оставив в нем только записи, соответствующие заданному критерию: "

1. На третьем шаге "Мастера слияния" вызвать режим "Изменить список".

2. В вызванном списке в поле "Год поступления на фирму" щелкнуть по кнопке отбора записей (треугольник в левом краю наименования поля).

3. Выбрать строку "(Дополнительно)" в результате чего появится меню "Фильтр и сортировка".

4. На закладке "Отбор записей" выбрать поле для отбора, затем режим сравнения и, наконец, опорное значение. Следует обратить внимание, что правил отбора может быть несколько.

5. Щелкнуть по кнопке "ОК". Удостовериться, что в списке остались только требуемые записи. Закрыть список.

4.6.Просмотреть список новых сотрудников фирмы:

1. Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить "Слияние в новый документ", нажав соответствующую кнопку на панели "Слияние".

2. Сохранить документ под именем Новые сотрудники1.

3. Просмотреть список оперативными средствами для чего вернуться на третий шаг Мастера слияния и закрыть "Мастера". Активизировать кнопку Просмотр результатов вкладки Рассылки. В выпадающем меню выбрать Просмотр результатов.

4. Повторным щелчком в выпадающем меню Просмотр результатов вернуть исходное состояние списка. Убедиться в восстановлении всех полей с NEXT.

5. Используя кнопку Найти и объединить получить конечный список в виде нового документа и сохранить его под именем Новые сотрудники2.

4.7.Составить список для ветеранов фирмы выполнив аналогичные шаги с установкой других критериев отбора записей в списке и сохранить его.