Арт-мероприятия в пространстве региона Учебно-методическое пособие

Раздел 2. Практико-ориентированные технологии организации артмероприятий

Подготовка и проведение социально-культурных мероприятий различного рода фестивалей, праздников, смотров и т.п. в масштабе города, региона или страны имеют свои особенности. Связано это как с их масштабами, так и с их многопрофильностью и многоплановостью. Здесь требуется организация действий различных служб и учреждений.

Далее мы рассмотрим технологии и методы, которые в теории должны быть использованы при организации культурно-массовых мероприятий, в том числе и фестивалей.

Вначале создается оргкомитет по подготовке и проведению мероприятия. Назначают председателя, который будет руководить работай этой структуры. В состав оргкомитета входят руководители всех необходимых служб: транспорт, торговля, безопасность, техническое оснащение и так далее. В случае организации фестиваля городского масштаба, то в составе так же должны быть представители официально власти.

Организационный комитет составляет план работы, определяет общий замысел мероприятия. Так же одной из обязанностей оргкомитета является нахождение источников финансирования мероприятия и утверждение сметы расходов.

Вслучае крупномасштабного фестиваля, оргкомитет должен проводить регулярные собрания, на которых каждый ответственный докладывает о проделанной работе, а также сверяется с планом. Если же фестиваль локальный, как это было у нас, то оргкомитет может сработать и в более формальной обстановке.

Взависимости от необходимости, оргкомитет может создавать менее большие, региональные оргкомитеты, штаб, дирекцию, рабочие группы. Это делает что бы распределить задачи – если их настолько много. Крайне важно подобный подструктурам выстраивать подробный план работы, чтобы у сотрудников было четкое представление о том, что делать и когда.

Члены оргкомитета не заканчивают работу с началом мероприятия. Они всегда на месте, наблюдают за его ходом и оказывают необходимую помощь. Очень часто эти люди вынуждены подменять чьи-то другие функции. Это часто происходит, когда в команде не хватает рук. Руководство закрывает свою работу на мероприятии, когда будет проделана аналитическая работа по итогам фестиваля.

Своя специфика есть в организации различного рода конкурсов и смотров. Здесь так же создаѐтся организационной комитет, который решает финансовые вопросы, условия конкурса, проводит предварительный отбор участников. В таких обстоятельствах большое внимание уделяется жюри. Они смотрят программу, распределяют призовые места. Их работа кончается после вознаграждения.

11

Таким образом выстраивается следующая цепочка:

-создание инициативной или рабочей группы

-уточнение целей и задач

-составление плана подготовки и назначение ответственных за его разделы

-подбор исполнителей

-подготовка сценарной основы

-репетиционно-постановочные действия

-проведение самого мероприятия

-анализ полученного результата

-подведение итогов.

Технология организации культурно – массовых мероприятий – это процесс, где операции по подготовке выстроены по определѐнным этапам, где каждый этап представляет собой совокупность действий, отражающих закономерную последовательность их осуществления.

Технология организации и проведения культурно-массового мероприятия:

1. Анализ обстановки

-Тема мероприятия: о чем?

-Сверхзадача мероприятия: ради чего?

-Определение масштаба (как и территориального так и статусного)

-Выбор формы воплощения замысла

-Сбор первоначальной информации (размеры и возможности площадки/площадок, даты, если мероприятие на открытом воздухе, то прогноз погоды и прочее)

-Составление сметы расходов

Технологическая цель этой работы – соединить в один процесс организаторские и методические задачи. Любая работа выполняется только с продуманным четким расписанием.

Что бы добиться понимания целесообразности общей деятельности и вызвать у каждого из организаторов глубокую заинтересованность в осуществлении поставленной задачи, нужно продумать и создать сценарий мероприятия (для этого можно собрать сценарную группу). Для осуществления его потребуется режиссѐрские и организаторские группы (в том числе и волонтѐрские группы).

Перед нами встаѐт задача мотивировать людей на самостоятельные решения вопросов и проявление инициативности. Так же было бы хорошо отладить оперативную информированность о положении дел.

При этом не стоит забывать, что все люди, занятые в организации, должны ощущать всю степень ответственности, уметь соизмерять свои силы и понимать возможности других участников процесса. Это понимание необходимо выработать с помощью педагогических методов.

12

2. Работа над сценарием.

Также требуется четкое понимание назначения сценария:

-определение сюжетной линии

-сверка продолжительности

-разбивка на блоки, на которые между эпизодами включаются моменты мотивации

-подбор эпизодов мотивации

-анализ возможных изменении мотивации

3. Репетиции программы

Необходимы в случае полной или частичной театрализированности.

-разводка по мизансценам

-заучивание реплик

-работа с реквизитом

-адаптация к месту проведения мероприятия

Особенность таких мероприятий в том, что их нельзя срепетировать в полной мере, всегда есть момент непредсказуемости. Мы зависим от посетителей, от заведения, от места, от погоды и ещѐ много других условий, особенно если мероприятие имеет крайне творческие замыслы и необычные формы.

4. Проведение мероприятия.

Самая сложная часть. К этому моменту уже должна быть отлажена работа в команде, выполнены предварительные работы. Каждый из организаторов и волонтѐров должен знать свою задачи и функции. И тем не менее они должны быть готовы в случае непредвиденных обстоятельствах принять на себя дополнительные задачи.

При этом следует иметь план наблюдения за эффективностью данного мероприятия. Быстрая реакция на все этапы проведения, а также на новые условия, перемены позволит специалистам качество выполнять свою работу.

5. Анализ мероприятия.

Тоже очень важный этап, который требует особого внимания. Этот этап работы направлен на воспитание у участников чувства самокритичности, ответственности за порученное дело, умения принимать критику коллег, оценивать свою деятельность. От того, насколько качественно был выполнен «разбор полѐтов» зависят организация следующих мероприятий. Этот процесс развивает личностные и профессиональные качества всех участников групп. Закончить подобное собрание можно общими выводами и рекомендациями к улучшению работы в последующие мероприятия.

Особым предметом рассмотрения являются технологии продвижения фестиваля. Любое мероприятие лишено смысла, если туда не придѐт зритель/слушатель/посетитель либо если придѐт меньшее количество людей, чем то, на которое рассчитывали.

Действия по продвижению фестиваля необходимо разделить на три стадии: pre-event, event и post-event.

13

Стадия pre-event. Эта стадия продвижения до мероприятия. В это время главная задача, конечно же, привлечь больше всего внимания. На этой стадии нужно определится с целевой аудиторией фестиваля, узнать про неѐ больше подробностей: сколько лет потенциальным участникам, кокой их пол, в какие заведения они ходят, где проводят свой досуг, где одеваются и так далее и тому подобное. Это важно для проведения рекламы и PRкомпании. С помощью этой информации можно договорится о взаимной рекламе с заведениями, где есть наша целевая аудитория (например, они размещают наши афиши, а мы ставил их логотипы во всех печатных и виртуальных продукциях), либо о специальных акциях.

Вообще для привлечения внимания хороши все средства - прямая реклама, почтовые и емеил рассылки, розыгрыши и прочее. Многие из этих методов зависят от бюджета, выделенного на продвижения. Если мероприятие для молодѐжной аудитории, то особое внимание нужно уделить SSM. В таких случаях нужен хороший специалист, который может грамотно настроить таргетированную рекламу. Рекомендуется начинать проводить компанию за 2-3 месяца до начала и увеличивать активность по мере приближения даты открытия, еѐ пик должен прийти на последние 2-4 недели до мероприятия.

Но всегда надо исходить из специфики самого фестивале. Некоторые события при слишком далекой от даты проведения рекламы могут за большое время ожидания забыться, либо перестать быть чем-то значимым в головах населения. Часто, конечно, работает правило, чем раньше, тем лучше. Во время организации мной была придумана поговорка: «Сделанное вовремя сделано поздно».

Стадия event. Очевидно, что промо-активность после начала мероприятия видоизменяется. Теперь главная задача отдела по маркетингу уделить внимание работе с прессой. Если у нас получилось привлечь к фестивалю достаточно внимания, значит придут много журналистов и этим нельзя пренебрегать. Нужно снабдить их необходимыми пресс-релизами, организовывать пресс-подходы, интервью, встречи (зависит, конечно же, от концепции фестиваля).

Не стоит забывать и зрителях, особенно если фестиваль длится продолжительное время. Нужно выкладывать в социальные сети, задействованные под мероприятие, интересные материалы, фото/видео из-за кулис, либо просто интересные моменты. В таких ситуация каждый посетитель не должен забывать, что фестиваль всѐ ещѐ идет и идет очень даже весело.

Стадия post-event. Когда мероприятие закончилось, то все ещѐ есть некоторые возможности для продвижения. Можно провести ещѐ одну рассылку либо устроить конференцию по итогам. Это будет хорошим заделом для привлечения внимания на следующий фестиваль, например. Обязательно нужны публикации фоторепотражей и фотоотчетов, а так же видео роликов. Как говорят некоторые специалисты по маркетингу: «если у

14

вас не было фотоотчета, значит вы ничего не проводили». В нынешнее время люди всѐ больше воспринимают информацию визуально, поэтому этому замечанию есть место быть. Самое правильное вызвать ощущение «о, а я тоже хотел бы быть там» у тех, кто по тем или иным причинам не пришѐл на мероприятие.

Главным моментом в любой рекламной компании является выбор нужных средств и каналов связи. Этот выбор напрямую зависит от целевой аудитории, которую мы определим до начала рекламы.

Крайне важно определить целевую аудиторию с самого начала правильно. Во время запущенной таргетированной рекламы будет проблемно вносить какие-то изменения в настройки. Но если с этим ещѐ можно сработать, то что делать с печатной продукцией (буклеты, афиши и прочее)? Мы напечатали, оплатили работу, а потом выясняем, что эти методы не работают на нашу целевую аудиторию. Порой это большой удар по бюджету мероприятия. Поэтому важно иметь в команде опытного маркетолога, который сможет проанализировать аудиторию региона.

Распространѐнные каналы продвижения фестивалей и артмероприятий:

Пресса – самый первый появившийся в руках маркетологов инструмент, а, следовательно, и самых старый. Это надо учитывать. В современном мире этот канал почти бесполезен. С другой стороны, фестивали сами по себе также представляют интерес для представителей средств массовой информации: некоторые проекты попадают на страницы федеральных изданий, некоторым уделяют внимание журналисты индустриальных СМИ, но, в любом случае, практически каждое мероприятие может тем или иным образом заинтересовать СМИ. Так же можно воспользоваться ситуацией падения спроса на печатную продукцию. Такие издания будут могут сами предлагать партнерство дабы через наш проект привлечь внимание к себе.

Плюсы: статьи можно привлекать в процессе написания грантовых заявок либо в отчетах о растратах тех же грантов. Некоторые журналы можно встретить в заведениях, которые стабильно выписывают их для посетителей.

Минусы: низкая оперативность, небольшая мобильность и незначимое распространение, а также невозможность проанализировать выходные данные (мы ничего не знаем о тех, кто именно прочитал статью: пол, возраст, время, род деятельности, интересы).

Для кого: чаще газеты читают люди старшего возраста, от 50 лет. Журналы можно встретить в местах, где есть время для ожидания (примерочные, салоны красоты и так далее), а некоторые рекламные издания помещают в супермаркетах.

Радио и телевидение – расходы на этих каналах ощутимо выше, чем на печатных. Но не стоит забывать, что популярность этих СМИ тоже падает. Радио могут слушать в каком-нибудь цехе во время работы, а телезрители все больше переходят на платные цифровые каналы, на некоторых из

15

которых совершенно нет рекламы. Но есть способы привлекать радио и телевидение бесплатно с помощью новостных программ, взаимной рекламы

иучастия в развлекательных шоу. Для этого нужен хороший инфоповод. Это не составляет труда, если фестиваль какой-то необычного формата, или чтото в городе (регионе) делается в первый раз.

Плюсы: можно рассматривать как дополнительный охват, а так же материалы с этих каналов возможно использовать в пост-релизах.

Минусы: цена рекламы. Долго делаются материалы (видео надо отснять, радио надо записать, а ещѐ найти время для трансляции). Но быстрее, чем пресса. А с радиовещанием та же проблема, что и прессой – нет возможности отследить потребителя.

Для кого: радио в превалирующем большинстве слушается в автомобилях и маршрутных такси. Особое внимание во время пробок. Нужно это учитывать. Телевидение более гибкое, так как очень часто имеют выхлоп

ив интернете. При цифровом формате есть небольшая вероятность узнать, характеристике тех, кто смотрел. Но нужно четко выбрать какое именно телевидение, то бы не промахнутся по целевой аудитории.

Интернет – на данный момент самый эффектный способ. Почти у каждого человека есть смартфон, с помощью которого мы можем достучатся в почти любую аудиторию. Очень удобно и недорого. Главное в этом канале четко работать по своей целевой аудитории, иначе есть шанс остаться не замеченными. Основные инструменты продвижения в Интернете:

-Веб-сайт

-Баннерная реклама

-Электронные почтовые рассылки

-Cross promotion (когда две или более компаний реализовывают совместные программы, направленные на стимулирование сбыта или повышение осведомлѐнности)

-Контекстная реклама (текстовые объявления, которые показываются пользователям по запросам, если эти запросы рекламодатель добавил в настройки рекламной кампании)

-Таргетированная реклама (текстовые, медийные или мультимедийные объявления, которые демонстрируются только тем пользователям Сети, которые удовлетворяют определенному набору требований, заданному рекламодателем. Наиболее эффективны в социальных сетях)

Плюсы: легко проанализировать аудиторию – мы можем собрать информацию о поле, возрасте, времени активности и даже геоданные (где человек бывает, в каком городе живет). Небольшая цена и доступность, при желании почти каждый человек может овладеть этой технологией. Присутствует возможность частично или полностью автоматизировать работу – специальные боты могут принимать заявки, проводить рассылки и информировать посетителей по часто задаваемым вопросам. Так же есть возможности коллабораций с медийными личностями, с которыми пересекаются целевые аудитории и просто интересы.

16

Минусы: из-за своей доступности, интернет стал перенасыщен рекламой и большую часть еѐ блокирует сам пользователь либо попусту не воспринимает. От этого PR-компанию нужно вести аккуратнее, не навязывая своѐ событие, а предлагая обратить внимание на наше мероприятие.

Для кого: однозначно для молодѐжной аудитории (16 – 35 лет). Со временем этот возрастной диапазон будет только расти и наступит время, когда практически все люди будут иметь уверенный доступ в интернет.

Таким образом мы видим, что технология организации условно делится на саму технологию как таковую и на способы продвижения мероприятия.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1.Перечислите основные пункты «Технология организации и проведения культурно-массового мероприятия».

2.Что вы запомнили про стадии pre-evant, evant, post-evant?

3.Какие бывают формы рекламы вашего мероприятия?

Раздел 3. Организационные аспекты технологии проведения мероприятия

Итак, технология организации арт-мероприятия складывается из совокупности действий по режиссированию событий и маркетинговых ходов для качественного распространения информации среди населения.

Идеальное планирование мероприятия должно пройти так:

1. Создание проекта.

Этот первоначальный раздел ещѐ можно назвать «бумажный период» - это то время, когда всѐ мероприятие должно разместиться на бумаге, стать полностью готовым в теоретическом плане.

В этом пункте организаторам нужно начать с проработки концепции мероприятия. Чем творчески к этому отнестись, тем интереснее проект можно получить. Главное определить, в чем суть события, ради чего оно делается и что мы должны получить в результате. Но, не смотря насколько большие творческие планы возникнут, необходимо соизмерять их с

17

реальными возможностями. Крайне важно провести анализ на многие факторы: нужен ли наш проект в том регионе, где мы его планируем, есть ли возможность привлечь достаточно целевой аудитории, какую поддержку мы можем получить, какие у нас расходы (составить смету) и так далее.

Помимо этого, необходим мониторинг подобных мероприятий что бы иметь возможность сравнивать и сопоставить. Так же необходим мониторинг мероприятий в похожих или смежных с нашим событием сферах, где могла бы оказаться общая целевая аудитория – это нужно для выбора даты. Дата, даже если примерная, не должна иметь конкурентов, а если других вариантов нет, нужно выбрать такое время, когда наш проект будет способен конкурировать с другими мероприятиями.

Что касается даты – это всегда сложный вопрос и один из главных. Дата зависит не только от того, смогут ли участники в этот день провести мероприятие (в случае иногородних исполнителей ещѐ и приехать). На решение подобного вопроса влияют концепция, событийный мониторинг, особенности целевой аудитории, ближайшие праздничные и выходные дни.

Так же на этой стадии очень важно собрать правильную команду, способные принимать участие в планирование и реализации, а также оперативно реагировать на изменения и нововедения.

2. Поиск материальной базы.

На этом этапе у нас уже есть видение мероприятия и дата (либо примерная, либо точная). Всѐ это у нас спроектировано в документе. Мы знаем наши цели и знаем, как их достичь, а главное, у нас есть смета – список необходимых расходов.

Теперь нам надо искать источники финансирования. Спонсоры, меценаты, партнѐры. Большое значение сейчас принимает бартер – мы можем получить что-то нам необходимое без денег. Например, нам нужно арендовать музыкальное оборудование, а найти для этого пункта финансы не получилось. Но у нас нашлись деньги для большого рекламного баннера в самом проходящем месте в городе, и мы знаем, что в нашу целевую аудиторию входят представители промо-групп и музыканты. Тогда мы находим прокатное агентство, которое открылось недавно и нуждается в широком освещение. В этом случае мы можешь договорится с прокатчиком, что они нам дадут оборудование, а мы разместим информацию о них на большом баннере, посвященном мероприятию, где у нас с ними смежная целевая аудитория.

Помимо поисков финансирования необходимо заниматься и другими материальными аспектами – помещение, оборудование, оформление и прочее.

3. Создание проекта маркетинга.

На самом деле этот этап должен вестись параллельно с предыдущими пунктами. Мы на уровне концепции уже понимаем нашу целевую аудиторию

18

и стараемся углубить наши представления о ней. Исходя из этой информации идѐт прорабатывание промо-акций и выстраивание рекламной компании. Помимо того, что весь визуальный ряд работает по нашей аудитории, мы продумываем вероятные инфоповоды и способы привлечения СМИ не только в виде проплачиваемой рекламы, но и в виде партнѐров. Для этого мы стараемся внутри нашего мероприятия найти особенности, то, что нас отличает от других форм досуга, то, что может заполнить новостные ленты изданий и интернет-порталов.

Когда все 3 пункта готовы и утверждены, мы выпускаем афиши и анонсируем наше мероприятие.

4. Запуск маркетингового плана.

Как правило, запуск рекламной компании не должен быть позже, чем за месяц до начала события. Конечно, это зависит от масштабности мероприятия и условий промо. Небольшой концерт/квартирник в зале на 4050 человек можно «раскрутить» за неделю при наличии своей аудитории либо хотя бы небольшого намѐка на комьюнити. Большие мероприятия с крупными участниками требует более основательной компании.

5.Проведение фестиваля.

Кэтому моменту вся организация должна быть уже проделана. Все закуплено, нужное оборудование найдено. Отлажена работа команды, в которой каждый участник знает свою работу, но так же и готов заменить кого-то в случае непредвиденных обстоятельств. Если мероприятие длится несколько дней, то на протяжении всего фестиваля ведѐтся оперативное информирование, можно сказать – дневник фестиваля.

6.Пост-релизы.

Это тоже крайне важная стадия мероприятия, несмотря на то, что оно уже закончилось.

Пост-релизы важны не только для того, чтобы удержать зрителей для привлечения на следующие мероприятия. Очень часто от качества видео и фотоотчетов зависят последующие отношения со спонсорами и партнѐрами.

Для удачного события всегда важен сценарий действий. Если фестиваль, как в случае с нашим мероприятием, не предполагает театральной части (не нужен ведущий, не нужна «проводка»), то сценарий превращается в список действий, рассчитанных по времени, иными словами – сценарный план. Важно учесть в нѐм событие до фактического начала, так как для организаторов мероприятие начинается не в день открытия, а гораздо раньше, условно говоря – с первого собрания. Необходимо учесть все необходимые действия по выстраиванию событийности фестиваля – начало рекламной компании, нужные дни для договоров об материальном

19

имуществе, набор команды и волонтѐров, а также, разумеется, порядок действий во время мероприятия.

Как видно по объѐму теоретического материала, создавать мероприятие больших масштабов в данной структуре сложно, не имея команды и еѐ спланированной работы. Тем важнее грамотный и адекватный сценарный план. Иначе говоря, каждый член команды должен знать, чем и когда он занимается и к каким результатам его действия должны привести. Подбирать людей нужно не только с позиций умеет ли он делать то или иное дело, но и насколько быстро он учится новому и как оперативно может подстроится под нововведения в заготовленном плане (ведь каждый день в ходе организации что-то меняется). Подготовка к мероприятию – это всегда гибкость и организованность.

Кроме того, не стоит забывать, что даже когда мероприятие закончилось необходимо провести ряд действий для реализаций пострелизов. Это важно по многим причинам, в первую очередь для поддержания своей аудитории. Не упустить тех людей, которых так долго и упорно мы собирали на фестиваль.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1.Из каких пунктов состоит планирование фестиваля?

2.Для чего нужна стадия пост-релизов?

3.Каким способом, кроме денежных выплат, можно ещѐ «расплатиться»?

20