1

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Кафедра информационных технологий

Работа с СУБД Microsoft Access 2007

Методические указания по выполнению лабораторных работ для бакалаврантов 1 – 3-го курсов очной формы обучения всех направлений

Хабаровск 2011

2

ББК У. в6 Х12

Работа с СУБД Microsoft Access 2007 : методические указания по выполнению лабораторных работ для бакалаврантов 1 – 3-го курсов очной формы обучения всех направлений / сост. Д. В. Тимошенко. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2011. – 40 с.

Рецензент А.Н. Бердник, доцент кафедры ДВС ТОГУ, кандидат технических наук

Утверждено издательско-библиотечным советом в качестве методических указаний для студентов очной формы обучения

Денис Владимирович Тимошенко

Работа с СУБД Microsoft Access 2007

Методические указания по выполнению лабораторных работ для бакалаврантов 1 – 3-го курсов очной формы обучения всех направлений

Редактор Г.С. Одинцова

Подписано в печать _____________ Формат 60х84/16 Бумага писчая. Цифровая печать. Усл. п. л. 2,3. Уч.-изд. л. 1,7. Тираж 50 экз. Заказ № ____________

680042, г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011

3

Введение

В профессиональной или личной сфере очень часто приходится иметь дело с большими объёмами данных. Работа с данными может быть существенно облегчена, если последние будут организованы в виде так называемой базы данных.

Базой данных (БД) будем называть организованную на машинном носителе совокупность структурированных данных, относящихся к определённой предметной области. Типичные примеры: телефонный справочник, сведения о студентах вуза, записи о заказах товаров и т.д. Базы данных являются одним из основных компонентов современных информационных технологий.

Минимальный набор функций базы данных:

хранение больших массивов данных с обеспечением быстрого и удобного доступа к ним;

обеспечение минимально возможного дублирования данных; установление и поддержка связей между данными; предотвращение появления некорректных данных (обеспечение це-

лостности данных); обеспечение секретности и конфиденциальности;

возможность доступа к данным для нескольких пользователей. Сложная организация и большие объёмы хранимых данных, высокие

требования к скорости и эффективности их обработки приводят к необходимости использования специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).

Одной из наиболее распространённых СУБД является Microsoft Access различных версий, входящая в состав известного пакета Microsoft Office.

1. Основные сведения о СУБД MS Access 2007. Принципы проектирования баз данных

СУБД MS Access использует реляционную модель данных, в которой все данные представлены в виде набора взаимосвязанных таблиц, называемых также отношениями.

Реляционная таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Порядок следования полей и записей произвольный. Запись содержит законченный объём данных о каком-либо объекте или событии. Записи являются уникальными. Поле отражает одно из интересующих свойств объекта (события), содержит однотипные данные и имеет уникальное имя (в пределах одной таблицы).

Таблицы реляционной БД должны отвечать требованиям нормализации отношений. Нормализация – это процедура разделения сложных данных на

4

несколько таблиц, что позволяет устранить дублирование данных, обеспечивает целостность, повышает скорость извлечения данных. Существует три нормальные формы отношений.

Для того чтобы однозначно отличить одну запись от другой, используется первичный ключ – одно или несколько полей, содержащих уникальные значения для каждой записи. Первичный ключ, состоящий одного поля, называется простым (первичное ключевое поле), из нескольких полей – составным. Ключевые поля используются также для установления связей между таблицами.

MS Access позволяет устанавливать следующие типы связей. «Один-к-одному» (1:1) – тип связи, при котором одной записи в первой

таблице соответствует только одна запись во второй. Связь осуществляется по первичным ключевым полям в обеих таблицах, таблицы являются равнозначными и могли бы быть объединены в одну.

«Один-ко-многим» (1:∞) – тип связи, при котором одной записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй. Связь осуществляется по первичному ключевому полю в первой таблице и неключевому во второй (это поле во второй таблице будет называться «ключ связи»). Первая таблица считается главной, вторая – подчинённой.

«Многие-ко-многим» (∞:∞) – тип связи, при котором нескольким записям в первой таблице соответствует несколько записей во второй. В правильно спроектированной базе, обеспечивающей целостность данных, такая связь не может быть использована.

Кроме таблиц, объектами СУБД MS Access являются запросы, формы, отчёты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Таблицы используются для хранения данных в базе.

Запросы позволяют выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно модифицировать существующие данные (добавлять, изменять, удалять), а также создавать новые таблицы.

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра данных из таблиц на экране в удобном для пользователя виде. С помощью элементов формы можно запустить на выполнение макрос или процедуру.

Отчёты позволяют создать документ для печати на основе данных из таблицы или запроса. Созданный документ также можно включить в другое приложение (например, MS Word или MS Excel).

Страницы доступа к данным – это специальные Web-страницы, выполняющие роль форм. Их можно открывать в браузере и использовать для ввода, просмотра и редактирования данных в базе.

Макросы представляют собой описание стандартных действий, которые нужно выполнить в ответ на определённое событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в одной форме открывает другую форму.

5

Модули содержат программы, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Использование модулей позволяет автоматизировать выполнение сложных действий, которые нельзя описать с помощью макросов.

Основным средством создания и редактирования таблиц, запросов, форм, отчётов, страниц доступа к данным и макросов являются конструкторы. Кроме этого, для создания основных объектов базы можно использовать специальные диалоговые средства – мастера.

Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле. Этот файл в MS Access 2007 имеет расширение .accdb, в MS Access 2003 и более ранних версиях .mdb. Кроме этого, при работе с базой автоматически создаётся небольшой файл с расширением .laccdb (.ldb в MS Access 2003), который содержит информацию о блокировке, позволяющую предотвратить конфликты доступа и повреждения БД при работе в сети. Файлы .accde (.mde в MS Access 2003) – это файлы, которые работают в режиме «исполнения». В этих файлах удалён весь исходный код VBA, в результате пользователь файлов может только выполнять код VBA, но не может изменять его.

Любая СУБД полностью устраняет пользователей от проблем организации хранения данных на физическом уровне. Ввод, хранение, обработку и защиту данных обеспечивает основная часть СУБД, называемая ядром.

Проектирование баз данных. При проектировании баз данных последовательно рассматривают три уровня – информационно-логический (инфологический), даталогический (концептуальный) и физический, каждому из которых соответствует своя модель предметной области. Основная задача проектирования заключается в создании инфологической модели предметной области и концептуальной модели БД.

Инфологическая модель описывает содержание предметной области. При её разработке анализируется предметная область, требования пользователей, документы, отражающие события и процессы, протекающие в предметной области. В результате анализа появляются списки объектов предметной области и перечни их свойств, выявляются связи между объектами, с помощью диаграмм описывается структура предметной области. Данная модель не зависит от программных средств, в том числе и СУБД.

Концептуальная модель основывается на инфологической модели и представляет собой структуру базы данных, соответствующую выбранной СУБД. Выбор модели данных и выбор СУБД тесно взаимосвязаны.

Физическая модель определяет способ размещения данных непосредственно на машинном носителе. В современных прикладных программных средствах этот уровень организации обеспечивается автоматически.

Существуют специальные средства и технологии создания концептуальных моделей, например ER-модель (модель сущность-связь), модель семантических объектов. Для проектирования реляционных БД простой структуры можно воспользоваться упрощённым подходом, представленным в практическом задании.

6

Практическое задание 1. Проектирование базы данных. Знакомство с рабочей областью MS Access 2007

Создайте базу данных, содержащую следующую информацию (варианты заданий представлены в таблице 1).

7

Окончание таблицы 1

1.Определите круг задач, решаемых с помощью БД. Определите, какие данные необходимо для этого использовать.

2.Определите количество и структуру таблиц БД:

выделите в исходной информации данные, относящиеся к отдельным информационным объектам (например, информацию об успеваемости студентов можно разделить на данные о студентах и на данные о полученных ими оценках);

каждому из полученных наборов данных поставьте в соответствие отдельную таблицу (например, данные о студентах и о полученных ими оценках будут находиться в разных таблицах). В результате, в первом приближении, будет определён набор полей для каждой из таблиц;

проверьте полученные таблицы. Таблица должна содержать данные об однотипных объектах, информация в одной таблице не должна дублироваться, не должно быть повторений между таблицами;

при необходимости переносите поля из одних таблиц в другие.

3.Выполните проверку полей в каждой полученной таблице. Дайте корректные имена полям таблиц. Определите тип данных в каждом поле таблиц:

данные следует разбивать на наименьшие логические единицы (например, в таблицу следует включить три поля – Фамилия, Имя и Отчество, а не одно общее поле ФИО);

имена полей, по возможности, должны быть краткими. Использовать пробелы в именах полей не рекомендуется.

8

4. Определите первичные ключевые поля в каждой таблице:

в качестве первичного ключевого поля следует использовать поле, содержащее уникальные значения (например поле с номером зачётной книжки, в таблице, содержащей данные о студентах);

при необходимости в таблицу можно добавить новое поле с уникальными значениями (код, номер события, индивидуальный номер и т.д.);

в ряде случаев можно использовать составной ключ, содержащий значения двух и более полей, при этом сочетание значений должно быть уникальным.

5.Установите связи между таблицами. Определите типы связей:

таблицы БД связываются по полям, содержащим одинаковые значения. Правильно установленные связи соответствуют реальным связи между информационными объектами;

связь должна обеспечивать целостность данных (например, связывать таблицу с данными о студентах с таблицей с данными об оценках необходимо по полю с номером зачетной книжки, а не по полю содержащему имя студента);

при необходимости в таблицу можно добавить новое поле или заменить существующее, если это требуется для установления связи (например, в таблицу с данными об оценках может быть добавлено поле с номером зачётной книжки, или данным полем заменено поле, содержащее имя студента).

6. Запустите программу (Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007). Выберите Новая база данных. Выберите ме-

сто размещения базы данных, введите имя файла. Нажмите кнопку Создать (рисунок 1). После создания «пустой» базы данных MS Access открыл в режиме непосредственного ввода данных (режим таблицы) Таблицу 1, созданную по умолчанию (рисунок 2).

Рисунок 1 – Создание файла базы данных

9

Рисунок 2 – Режим таблицы

7. Ознакомьтесь с рабочей областью MS Access 2007. Основные команды находятся в так называемой ленте Office Fluent, расположенной в верхней части главного окна (рисунок 3). Лента заменила собой меню и панели инструментов, она служит основным командным интерфейсом программы. Лента содержит ряд вкладок с командами. Основные вкладки – Главная,

Создание, Внешние данные и Работа с базами данных.

Рисунок 3 – Лента MS Access 2007. Команды вкладки Создание

Команды вкладки Главная позволяют:

–изменить представление,

–работать с буфером обмена,

–работать с записями (создавать, сохранять, удалять и т.д.),

–выполнять сортировку, отбор и поиск записей.

Команды вкладки Создание позволяют создавать и редактировать объекты базы данных.

Команды вкладки Внешние данные позволяют выполнить:

–импорт или связывание внешних данных,

–экспорт данных,

–сбор и обновление данных по электронной почте и т.д.

Команды вкладки Работа с базами данных позволяют:

–создавать и просматривать отношения между таблицами,

–запустить редактор Visual Basic или выполнение макроса,

–выполнить анализ быстродействия,

–выполнить шифрование паролем и т.д.

10

8. Перейдите в режим конструктора таблиц (вкладка Главная → Режим → Конструктор или кнопки в правом нижнем углу окна (рисунок 2)). MS Access потребует сохранить Таблицу 1, сохраните ее как первую таблицу Вашей базы данных (под соответствующим именем).

9. В столбце конструктора таблиц Имя поля введите имена полей первой таблицы базы данных. В столбце конструктора Тип данных для каждого введенного поля укажите тип данных, выбрав его из раскрывающегося списка. Если считаете необходимым, задайте описание для полей (рисунок 4).

10. Задайте ключевое поле в первой таблице. Для этого переместите курсор в строку, содержащую нужное поле, и нажмите значок Ключевое поле. Справа от имени поля появится соответствующий значок (рисунок 4). Сохраните таблицу и закройте конструктор.

Рисунок 4 – Указание типа данных и задание ключевого поля

11. Создайте вторую таблицу базы. Выполните команду вкладка Создание → Конструктор таблиц. Повторите пункты 9 и 10 для данной таблицы. Сохраните таблицу под соответствующим именем и закройте конструктор.

12. Аналогичным образом создайте следующие таблицы базы данных.

13. Создайте межтабличные связи (вкладка Работа с базами данных → Схема данных), предварительно необходимо закрыть все открытые объекты базы данных. В появившемся окне Добавление таблицы добавьте все таблицы базы к схеме данных. Если данное окно не появилось автоматически, нажмите на значок Отобразить таблицу (рисунок 5). Свяжите таблицы по требуемым полям. Для этого выделите левой кнопкой мыши требуемое поле в главной таблице, удерживая кнопку мыши, перенесите его поверх связываемого поля в подчинённую таблицу. В появившемся окне Изменение связей проверьте, по каким полям устанавливается связь, и устано-