5684

11

вите обеспечение целостности данных (рисунок 6). Повторите действие и установите связи между остальными таблицами. Сохраните схему данных.

Рисунок 5 – Добавление таблиц в схему данных базы

Рисунок 6 – Создание связей между таблицами

12

2. Типы данных и свойства полей таблиц БД

Втаблицах MS Access 2007 можно использовать десять типов данных:

текстовый – алфавитно-цифровые данные, максимальный объём 255 символов (255 байт);

поле МЕМО – длинный текст, числа (например, комментарии и пояснения), максимальный объём 63999 символа (64 Кбайта);

числовой – общий тип числовых данных (длина 1, 2, 4 или 8 байт) ;

дата/время – значения даты и времени (длина 8 байт);

денежный – денежные значения (длина 8 байт);

счётчик – уникальный номер (число), которое для каждой новой записи автоматически увеличивается на 1 (длина 4 байта);

логический – логические значения типа Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл (длина 1 бит);

поле объекта OLE – объект, созданный в другой программе (рисунок, таблица Excel, документ Word и т.д.);

гиперссылка – строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки (объём до 2048 символов);

вложение – новый тип данных, позволяет хранить несколько документов (объектов) и двоичных файлов любых типов.

Каждому типу данных соответствует определённый набор свойств поля. Наиболее важными являются следующие:

размер поля – размер данных, которые будут храниться в поле, для текстового поля от 1 до 255 символов, для числового поля размер – это фактически тип числовых данных (Байт, Целое, Длинное целое,

Одинарное с плавающей точкой, Двойное с плавающей точкой);

формат поля – формат отображения его значений при выводе на экран или печать;

маска ввода – устанавливает символы форматирования для их автоматического заполнения во время ввода данных;

подпись – задаёт альтернативное имя, которое будет появляться в качестве заголовка поля при просмотре таблицы или в созданных на её основе запросах, формах, отчётах;

значение по умолчанию – задаёт значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи;

условие на значение – логическое выражение, определяющее условие для ввода данных, позволяет осуществлять контроль ввода;

пустые строки – если установить значение этого свойства равным «Да», то для текстового поля или поля МЕМО будет разрешён ввод пустых строк (пустая строка – это “”);

индексированное поле – позволяет создать индекс по данному полю (индекс указывает местоположение записей таблицы и помогает быстрее находить нужные данные);

13

сообщение об ошибке – текст сообщения, которое будет выведено на экран при вводе в поле данных, нарушающих условие на значение;

обязательное поле – указывает, обязателен ли ввод данных в это поле или нет.

Типы данных и значения используемых свойств поля указываются в конструкторе таблиц. Свойства поля, соответствующие выбранному типу данных, находятся на вкладке Общие в нижней части конструктора (рисунок 7).

Рисунок 7 – Конструктор таблиц

На вкладке Подстановка находятся свойства, отвечающие за создание в поле таблицы раскрывающегося списка значений. Список может содер-

жать фиксированный набор значений или использовать данные из поля таблицы или запроса. В MS Access 2007 можно создавать списки, которые будут содержать более одного значения в поле. Для создания списка значений можно воспользоваться Мастером подстановок, который находится в списке типов данных. Основные шаги мастера показаны на рисунке 8.

Рисунок 8 – Создание списка значений Мастером подстановок

14

Практическое задание 2. Создание таблиц и межтабличных связей базы данных. Способы вода и редактирования данных

1.Запустите MS Access 2007, создайте и сохраните файл новой базы данных. Будьте внимательны! Эта база будет использоваться в дальнейшем

вследующих лабораторных работах.

2.С помощью конструктора таблиц создайте следующие таблицы базы данных по учёту поставок. Ключевое поле в таблицах Товар, Поставщики и Поставщики_контакты определите самостоятельно! В таблице Поставки ключевое поле можно не задавать.

Товар

Поставщики

Поставщики_контакты

3.Создайте межтабличные связи. Установите обеспечение целостности данных. Сохраните схему данных.

4.Откройте таблицы БД в режиме ввода и внесите данные. В таблицы

Товар, Поставщики и Поставщики_контакты – по 20 позиции. В таблицу

Поставки – 50 позиций (на данном этапе поле Стоимость не заполнять!).

5.В списке объектов базы данных выберите таблицу Товар. Откройте вкладку Создание и нажмите кнопку Форма. MS Access 2007 автоматически создаст составную форму по таблице Товар и связанной таблице Поставки. Форма будет открыта в режиме макета (рисунок 9). Перейдите в режим формы и дополните список товаров информацией о 10 новых товарах.

Рисунок 9 – Форма в режиме макета

16

3. Запросы на выборку к таблицам БД

Запросы на выборку (запросы на извлечение) позволяют искать и обрабатывать данные в базе, не изменяя её содержимого. Они могут быть следующих видов:

простые запросы на выборку;

запросы с вычисляемыми полями;

запросы с групповыми операциями (запросы с итогами);

перекрёстные запросы.

Запросы с вычисляемыми полями позволяют производить вычисления на основе данных таблиц. Результат работы запроса – новое виртуальное (динамическое) поле, с результатом вычислений.

Запрос с групповой операцией отличается от простого запроса на выборку тем, что позволяет группировать данные по заданному полю и вычислять групповые итоги (осуществлять групповые операции) по заданным поля в группе. Возможно применение условий отбора. В MS Access предусмотрены следующие групповые операции:

Sum – сумма значений группы;

Avg – среднее значение для группы;

Max, Min – максимальное или минимальное значение в группе;

Count – количество непустых значений в группе;

StDev – среднеквадратичное отклонение в группе;

Var – дисперсия значений поля в группе;

First, Last – значение поля из первой и последней записи в группе. Перекрёстный запрос отличается от запроса с групповыми операциями

тем, что результат выводится в виде, напоминающем сводную электронную таблицу. В этот запрос должно быть включено не менее трёх полей.

По способу создание запросы можно разделить на QBE-запросы (Query by Example – запросы по образцу) и SQL-запросы. Первые строятся с помощью конструктора запросов, вторые с помощью операторов и функций языка SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов). Дополнительным средством создания запросов в MS Access является мастер запросов. Запросы можно создавать к таблицам, к другим запросам на выборку, одновременно к таблицам и запросам.

Результатом выполнения запроса на выборку является новая виртуальная (временная) таблица, не сохраняемая в базе данных. В запросе хранится структура запроса: таблицы, список полей, условия отбора записей и т.д., то есть фактически инструкция по поиску и отбору записей.

Последовательность действий при создании простого запроса на выборку:

определить, в какой таблице (или таблицах) содержатся искомые данные;

определить, по каким полям, каких таблиц будет происходить отбор данных, сформулировать критерии отбора;

17

запустить конструктор запросов, добавить выбранные таблицы;

если запрос многотабличный убедится, что между таблицами (запросами, таблицами и запросами), включёнными в запрос существует связь;

указать в таблице конструктора запросов поля, содержащие искомые данных;

указать поля, по которым осуществляется отбор данных, ввести критерии отбора;

сохранить запрос под выбранным именем и запустить его.

Для создания запроса с групповыми операциями или перекрестного запроса необходимо дополнительно:

определить, по каким полям будет осуществляться группировка данных;

определить вид групповой операции и поле, к которому она будет применена.

Операторы, используемые для создания условий отбора записей в запросах, и примеры условий отбора представлены в таблице 2.

18

Практическое задание 3. Создание запросов на выборку к таблицам базы данных

Запустите MS Access 2007 и откройте базу данных по учёту торговли, созданную на предыдущем занятии. Создайте запросы к таблицам базы данных, позволяющие получить заданную информацию. Таблицы БД, включаемые в запрос, и критерии отбора записей определяйте самостоятельно.

Простые однотабличные запросы

1.Получите список товаров, которых нет в наличии.

2.Определите, какие товары имеют стоимость больше Y рублей (стоимость Y задайте самостоятельно).

3.Используя сортировку, определите, какой товар имеет наибольшую стоимость.

4.Получите список поставок в хронологическом порядке с указанием кода товара и номера склада.

5.Получите список поставщиков одного выбранного Вами региона с указанием адреса и телефона.

6.Определите номера телефонов поставщиков Х и Y (наименования поставщиков задайте самостоятельно)

7.Определите, на каких складах находятся товары, поставленные Y числа (дату поставки Y задайте самостоятельно).

8.Получите список поставок, выполненных в январе, марте и мае текущего года.

9.Выясните, делал ли поставки в первом квартале текущего года поставщик №… (номер поставщика задайте самостоятельно).

10.Выясните, поступал ли товар X на склад №… в феврале текущего года (код товара X и номер склада задайте самостоятельно).

Пример: Получить список товаров, которых нет в наличии.

Запрос однотабличный, все необходимые поля находятся в таблице Товар.

Выполняем команду вкладка Создание → Конструктор запросов. В

появившемся окне Добавление таблиц выбираем таблицу Товар и добавляем её в запрос (рисунок 10).

В таблице конструктора (она находится в нижней части) указываем поля Код_товара, Наименование, Цена (в них находятся необходимые данные) и поле Наличие, которое служит для задания условия отбора записей. Условие отбора – нет (это логическое значение, без кавычек). Указать необходимые поля можно двойным щелчком мыши по выбранному полю таблицы (в схеме данных запроса), или использовать раскрывающиеся списки

19

строк Имя таблицы и Поле таблицы конструктора. Созданный запрос сохраняем и запускаем.

Заполненный конструктор запросов представлен на рисунке 11.

Рисунок 10 – Добавление таблицы в Конструктор запросов

Рисунок 11 – Простой однотабличный запрос на выборку

Простые многотабличные запросы

1.Определите адреса и телефоны поставщиков, выполнивших поставки в течение одного (любого) месяца.

2.Получите список товаров поставленных поставщиками X, Y, Z в феврале и марте (наименования поставщиков задайте самостоятельно).

3.Определите адреса и номера телефонов контактных лиц поставщиков X, Y, Z (наименования поставщиков задайте самостоятельно).

4.Склады Б и В попали в зону стихийного бедствия. Какие товары пострадали?

20

5.Получите список товаров поставленных во втором квартале текущего года. Список должен содержать дату поставки, наименование поставщика, наименование товара, его код и цену.

6.Выясните, поставлял ли поставщик Х товар Y на склад №… в апреле – мае текущего года (наименования поставщика и товара, а также номер склада задайте самостоятельно).

7.Вы хотите приобрести товар X. К каким контактным лицам следует обратиться?

8.В данный момент некоторые товары отсутствуют. К каким поставщикам и контактным лицам поставщиков следует обратиться?

9.Получите список товаров поставки, которых не совершались (если будет получена пустая таблица – таких товаров нет).

10.Определите, есть ли поставщики, которые не совершали поставок.

Пример: Определить адреса и телефоны поставщиков, выполнивших поставки в феврале месяце.

Все необходимые поля находятся в таблицах Поставщики и Поставки. Запускаем Конструктор запросов, добавляем в запрос указанные таблицы. В схеме данных запроса проверяем наличие связей между таблицами. В таблице конструктора указываем поля Наименование, Адрес, Телефон из таблицы Поставщики (в них находятся необходимые данные) и поле

Дата_поставки из таблицы Поставки, оно необходимо для задания условия отбора записей. Условие отбора по дате – >=#01.02.2011# And <#01.03.2011#. Заполненный конструктор представлен на рисунке 12.

Созданный запрос сохраняем и запускаем его на выполнение.

Рисунок 12 – Простой многотабличный запрос на выборку