3

Введение

Целью дисциплины является изучение теоретических основ создания, структур, принципов и особенностей функционирования современных корпоративных и профессионально-ориентированных информационных систем, а также рассмотрение концептуальных подходов построения программных комплексов, предназначенных для решения функциональных задач в данной дисциплине; получение практических навыков использования наиболее распространённых программных средств в управлении объектами экономики.

Врамках практических и лабораторных занятий ставится задача углубленного изучения особенностей работы в современных программах, реализующих технологии автоматизации решения широкого круга задач в предметных областях экономики.

Врезультате изучения курса «Корпоративные и профессиональноориентированные информационные системы» студенты должны овладеть знаниями и умениями решения функциональных задач управления экономикой. Студенты должны получить навыки решения экономических задач в разнообразных компьютерных средах.

Врезультате обучения по данной дисциплине студенты должны:

–освоить теоретическую часть курса на уровне, обеспечивающем ориентацию в основных принципах и направлениях развития, освоить выбор способов для решения конкретных задач;

–приобрести практические умения и навыки при решении задач.

4

1. Программа дисциплины

1.1. Содержание дисциплины

Раздел 1. Основы корпорации и КПИС Тема 1.1. Основные понятия корпорации и КПИС

Тема 1.2. Общие вопросы проектирования и внедрения КПИС Тема 1.3. Классификация и характеристики КПИС Тема 1.4. Архитектура КПИС Тема 1.5. Требования, предъявляемые к КПИС

Тема 1.6. Выбор аппаратно-программной платформы КПИС Тема 1.7. Международные стандарты планирования производственных процессов. MRP/ERP системы

Тема 1.8. Контрольная работа Раздел 2. Области применения и примеры реализации информационных технологий управления корпорацией

2.1. Тема Основные аспекты автоматизации деятельности предприятия на примере финансово-управленческих систем Тема 2.2. Информационные процессы в бухгалтерском учёте

Тема 2.3. Информационные процессы в управлении финансовыми потоками Тема 2.4. Информационные процессы в управлении складом, ассортиментом, закупками Тема 2.5. Информационные процессы в управлении производственным процессом

Тема 2.6. Информационные процессы в управление маркетингом Тема 2.7. Электронный документооборот

Тема 2.8. Системы поддержки принятия решений, системы интеллектуального анализа данных Тема 2.9. Распределенные системы

Тема 2.10. OMG и её стандарт CORBA Тема 2.11. Стандарт ODBC

Тема 2.12. Технология COM

Тема 2.13. Сравнительный анализ технологий CORBA и COM Тема 2.14. Контрольная работа

5

Таблица 1 – Развернутый тематический план содержания дисциплины

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1.2. Самостоятельная работа студента

Таблица 2 – Тематика самостоятельной работы

16

1.3. Индивидуальная работа студента

Подготовка заданий в изучаемом ПО, согласно плану работы. Подготовка тем, отведённых на самостоятельное изучение. Подготовка научных работ, заданий по лекционному материалу в электронном и письменном виде.

2. Учебно-методические материалы

2.1. Методические указания для студента по работе с УМК

Для успешного усвоения и закрепления знаний по курсу дисциплины «Корпоративные и профессионально-ориентированные информационные системы» студенту необходимо ориентироваться на тематику лекционных занятий, аннотации которых приведены в данном учебно-методическом комплексе, подробный лабораторный практикум, темы самостоятельных работ, изучить и проработать вопросы промежуточного и выходного контроля, ориентироваться на основную и дополнительную учебную литературу.

Знания и навыки, полученные при изучении данного курса, применяются студентами в дипломном проектировании.

2.1.1. Методические указания по выполнению лабораторных работ по дисциплине

Методические указания содержат материал для освоения и проработки основных и наиболее важных разделов программы 1С:Бухгалтерия, что способствуют эффективности самостоятельной работы студентов, усвоению и формированию практических умений и навыков в сфере применения ПО 1С: Бухгалтерия. Таким образом, цели и задачи лабораторного практикума: практическое освоение программы «1С:Бухгалтерия 8» с использованием конкретных примеров.

Лабораторные работы оформляются в виде электронного отчёта. Отчёт должен содержать титульный лист, пошаговое описание выполнения

17

2.1.2. Методические указания по организации самостоятельной работы студента

Рабочей программой дисциплины предусмотрена самостоятельная работа студентов в объёме 142 часа. Самостоятельная работа заключается в дополнительной углублённой проработке основных тем курса, выполняется студентом в электронном виде с последующей защитой.

При организации подготовки самостоятельной работы студент обязан использовать как основные, так и дополнительные литературные и интернетисточники. В качестве дополнительной литературы рекомендуется использовать статьи научных сборников конференций и семинаров, монографии и учебные пособия ведущих учёных данной научной сферы. Кроме проработки основных тем курса, студент должен проводить самостоятельную подготовку к текущему, промежуточному и выходному контролю.

3. Учебная информация

3.1. Теоретический блок (аннотация лекций)

Лекция 1. «Основы и основные понятия корпорации и КИП-ОИС»

Термин корпорация происходит от латинского слова «corporation» – объединение. Корпорация обозначает объединение предприятий, работающих под централизованным управлением и решающих общие задачи. Как правило, корпорации включают предприятия, расположенные в разных регионах и даже в различных государствах (транснациональные корпорации).

Лекция 2. «Общие вопросы проектирования и внедрения КИП-ОИС»

Концепция построения КИС в экономике предусматривает наличие типовых компонентов: ядро системы, обеспечивающее комплексную автоматизацию совокупности бизнес-приложений, содержит полный набор функциональных модулей для автоматизации задач управления; система автоматизации документооборота в рамках корпорации; вспомогательные инструментальные системы обработки информации (экспертные системы, системы подготовки и принятия решений и др.) на базе хранилищ данных КИС; программно-технические средства системы безопасности КИС; сервисные коммуникационные приложения (электронная почта, программное обеспечение удалённого доступа); компоненты

18

Internet/intranet для доступа к разнородным базам данных и информационным ресурсам, сервисным услугам; офисные программы – текстовый редактор, электронные таблицы, СУБД настольного класса и др.; системы специального назначения – системы автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУТП), банковские системы и др.

Лекция 3. «Классификация и характеристики КИП-ОИС»

Автоматизированные информационные системы предназначены для накопления, хранения, актуализации и обработки систематизированной информации в каких-то предметных областях и предоставления требуемой информации по запросам пользователей. АИС может функционировать самостоятельно либо являться компонентой более сложной системы (например, АСУ или САПР). По характеру информационных ресурсов АИС делятся на два вида: фактографические и документальные (хотя возможны и комбинированные АИС). Фактографические системы характеризуются тем, что они оперируют фактическими сведениями, представленными в виде специальным образом организованных совокупностей формализованных записей данных. Эти записи образуют базу данных системы. Существует специальный класс программных средств для создания и обеспечения функционирования таких фактографических баз данных – системы управления базами данных.

Лекция 4. «Архитектура КИС»

Архитектура информационной системы должна выбираться с учётом нужд бизнеса, а не личных пристрастий разработчиков. Далее рассматриваются существующие клиент-серверные архитектуры построения информационных систем. Правильная и чёткая организация информационных бизнес-решений является слагающим фактором успеха любой компании. Особенно важным этот фактор является для предприятий среднего и малого бизнеса, которым необходима система, которая способна предоставить весь объём бизнес-логики для решения задач компании. В то же время такие системы для компаний со средним и малым масштабом сетей часто попадают под критерий «цена – качество», то есть должны обладать максимальной производительностью и надёжностью при доступной цене.

Лекция 5. «Требования, предъявляемые к КИП-ОИС»

КИС должны отвечать целому набору обязательных требований, среди них, в первую очередь, стоит отметить использование архитектуры клиент-сервер с возможностью применения большинства промышленных СУБД; поддержку

19

распределённой обработки информации; модульный принцип построения из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счёт открытых стандартов (API, COM+, CORBA и другие); обеспечивать поддержку технологий Internet/intranet; гибкость; надёжность; эффективность; безопасность.

Лекция 6. «Выбор аппаратно-программной платформы КИП-ОИС»

Выбор аппаратной платформы и конфигурации системы представляет собой чрезвычайно сложную задачу. Это связано, в частности, с характером прикладных систем, который в значительной степени может определять рабочую нагрузку вычислительного комплекса в целом. Однако часто оказывается просто трудно с достаточной точностью предсказать саму нагрузку, особенно в случае если система должна обслуживать несколько групп разнородных по своим потребностям пользователей.

Лекция 7. «Международные стандарты планирования производственных процессов. MRP/ERP системы»

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» заказных программных продуктов, их выбор, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Лекция 8. «Основные аспекты автоматизации деятельности предприятия на примере финансово-управленческих систем»

Современные системы автоматизации условно можно разделить на два типа: западные системы управления, реализующие принципы Enterprise Resource Planning (ERP) (основа – планирование производства), и программные комплексы отечественных разработчиков. Последние также часто называют финансово-управленческими (финансово-учётными) системами, потому что главное их назначение – управление и учёт материальных и финансовых ценностей.

Лекция 9. «Информационные процессы в бухгалтерском учёте.

Современный подход к управлению предполагает вложение денег в информационные технологии. Причём чем крупнее предприятие, тем больше должны быть подобные вложения.

20

Благодаря стремительному развитию информационных технологий наблюдается расширение области их применения. Если раньше чуть ли неединственной областью, в которой применялись информационные системы, была автоматизация бухгалтерского учёта, то сейчас наблюдается внедрение информационных технологий во множество других областей. Эффективное использование корпоративных информационных систем позволяет делать более точные прогнозы и избегать возможных ошибок в управлении.

Лекция 10. «Информационные процессы в управлении финансовыми потоками»

Внедрение информационных технологий в управление финансовыми потоками обусловлено критичностью этой области управления предприятия к ошибкам. Неправильно построив систему расчётов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге. И наоборот, точно просчитанные и жёстко контролируемые условия финансовых расчётов могут существенно увеличить оборотные средства фирмы.

Лекция 11. «Информационные процессы в управлении складом, ассортиментом, закупками»

Автоматизация процесса анализа движения товара, необходима для отслеживания тех двадцати процентов ассортимента, которые приносят восемьдесят процентов прибыли. Это же позволит ответить на главный вопрос: как получать максимальную прибыль при постоянной нехватке средств? «Заморозить» оборотные средства в чрезмерном складском запасе — самый простой способ сделать любое предприятие, производственное или торговое, потенциальным «инвалидом». И здесь же можно просмотреть перспективный товар, вовремя не вложив в него деньги.

Лекция 12. «Информационные процессы в управление маркетингом»

Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмахконкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний. Решения большинства этих задач могут быть формализованы и представлены в виде информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность маркетинга.

Лекция 13. «Электронный документооборот»

Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учётного документооборота отражает

21

реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и даёт управленцам возможность воздействовать на неё. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.

Лекция 14. «Системы поддержки принятия решений, системы интеллектуального анализа данных»

Следующим немаловажным моментом в функционировании КИС является необходимость обеспечить помимо средств генерации данных также и средства их анализа. Имеющиеся во всех современных СУБД средства построения запросов и различные механизмы поиска хотя и облегчают извлечение нужной информации, но всё же не способны дать достаточно интеллектуальную её оценку, т. е. сделать обобщение, группирование, удаление избыточных данных и повысить достоверность за счёт исключения ошибок и обработки нескольких независимых источников информации (как правило, не только корпоративных баз данных, но и внешних, расположенных, например, в Internet). Проблема эта становится чрезвычайно важной в связи с лавинообразным возрастанием объёма информации и увеличением требований к инфосистемам по производительности: сегодня успех в управлении предприятием во многом определяется оперативностью принятия решений, данные для которых и предоставляет КИС. В этом случае на помощь старым методам приходит оперативная обработка данных (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила

OLAP заключается в том, что в отличие от классических методов поиска запросы здесь формируются не на основе жёстко заданных (или требующих для модификации вмешательства программиста и, следовательно, времени, т. е. об оперативности речь идти не может) форм, а с помощью гибких нерегламентированных подходов. OLAP обеспечивает выявление ассоциаций, закономерностей, трендов, проведение классификации, обобщения или детализации, составление прогнозов, т. е. предоставляет инструмент для управления предприятием в реальном времени.

Лекция 15. «Распределённые системы»

В последние несколько лет резко возрос интерес к так называемым распределённым системам. Под распределёнными системами обычно понимают программные комплексы, составные части которых функционируют на разных компьютерах в сети. Рост популярности распределённых систем вызван существенным ужесточением требований, предъявляемых заказчиком к современным программным продуктам.

22

Лекция 16. «OMG и её стандарт CORBA»

CORBA (Common Object Request Broker Architecture) – это стандарт, набор спецификаций для промежуточного программного обеспечения (ППО, middleware) объектного типа. Задача ППО, как известно, и заключается в связывании программных приложений для обмена данными. Эволюция ППО – это путь от программ передачи информации между конкретными приложениями, через средства импорта-экспорта данных и организацию мостов между некоторыми приложениями, через SQL, RPC (Remote Procedure Call), TP

мониторы (Transaction Proceesing) обработки транзакций, Groupware –

управление различными неструктурированными данными (тексты, факсы, письма электронной почты, календари и т.д.) и, наконец, MOM – MessageOriented Middleware (асинхронный обмен сообщениями между сервером и клиентом) к созданию распределённых компьютерных систем. Элементы этих систем могут взаимодействовать друг с другом как на одной локальной машине, так и по сети. Уникальная полифоничность CORBA позволяет организовать единую информационную среду, элементы которой могут общаться друг с другом вне зависимости от их конкретной реализации, «прописки» в распределённой системе, платформы и языка их реализации.

Лекция 17. «Стандарт ODBC»

ODBC предназначен для предоставления прикладным разработчикам функциональных возможностей по обработке баз данных независимо от типа данных, к которым выполняется доступ, – базам данных ISAM, текстовым данным (Excel) или базам данных SQL. Эта цель достигается путём закрепления каждого драйвера ODBC за одним из предопределённых уровней соответствия. Чтобы считаться драйвером ODBC, драйвер должен соответствовать спецификациям ядра ODBC. Эти требования гарантируют, что разработчик приложения всегда может рассчитывать на одни и те же функциональные возможности независимо от того, к каким данным происходит обращение если формат используемых данных непосредственно не поддерживает основные функциональные возможности, драйвер ODBC должен эмулировать эти функции. С помощью ODBC можно манипулировать данными любой СУБД (и даже данными, не имеющими прямого отношения к базам данных, например данными в файлах электронных таблиц или в текстовых файлах), если для них имеется ODBC-драйвер.

23

Лекция 18. «Технология COM»

С использованием СОМ клиент не должен беспокоиться о том, где располагается объект, он просто делает вызов интерфейса данного объекта. Технология СОМ обеспечивает все необходимые шаги для того, чтобы сделать этот вызов. Шаги могут отличаться, в зависимости от местонахождения объекта. Объект может находиться в том же процессе, где и клиент, в другом процессе на том же компьютере, где расположен клиент, или на другом компьютере в сети.

Лекция 19. «Сравнительный анализ технологий CORBA и COM»

В данной теме раскрывается сравнительный анализ двух наиболее популярных и комплексных систем создания распределённых приложений, а

именно, CORBA консорциума OMG и COM (DCOM, COM+) фирмы Microsoft.

3.2. Лабораторный практикум Лабораторная работа 1. Практика бухгалтерского учёта в

1С:Бухгалтерии 8

Данная тема раскрывает основные сведения о платформе и конфигурациях системы 1С:Предприятие 8.1, рассказывает об основных объектах конфигурации с точки зрения пользователя, здесь же читатель выполняет первые практические действия, а именно: изучает особенности запуска программы и начала работы с ней.

Лабораторная работа 2. Интерфейс и объекты системы

Данная тема содержит описание особенностей запуска системы, начальные сведения об основных объектах, с которыми приходится работать бухгалтеру.

Лабораторная работа 3. Предварительная настройка системы

В данной лабораторной работе студенты должны научиться создавать новых пользователей системы в Конфигураторе; модифицировать дату, которую программа использует в качестве даты по умолчанию; вводить данные об организации, о её банковских счётах, о подразделениях, складах. Здесь же рассмотрены вопросы хранения информации о физических лицах и механизмы назначения ответственных лиц, научились удалять ненужные элементы базы, а также рассмотрели особенности настройки учётной политики по бухгалтерскому и налоговому учёту, учётную политику по персоналу.

Лабораторная работа 4. Настройка системы, начальный ввод данных

В данной лабораторной работе студенты завершили предварительную настройку системы и завершили подготовку её к работе. В частности, рассмотрели особенности настройки аналитического учёта, заполнили справочники, рассмотрели особенности настройки видов субконто, ввод начальных остатков, осветили понятия даты актуальности учёта, даты запрета

24

изменения данных. Так же в данной лабораторной работе рассматриваются некоторые особенности учёта уставного капитала.

Лабораторная работа 5. Учёт кассовых операций

Вданной лабораторной работе рассмотрены основные операции, которые бухгалтеру, совместно с кассиром, приходится выполнять при учёте кассовых операций. Студентами были рассмотрены оформление ПКО, РКО, формирование кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также основные бухгалтерские записи по учёту наличных денежных средств.

Лабораторная работа 6. Учёт расчётов с подотчётными лицами

Вданной лабораторной рассмотрены основные способы работы с расчётным счётом организации, в частности, операции по зачислению и списанию денежных средств с помощью различных документов.

Лабораторная работа 7. Учёт операций по расчётному счёту

В данной лабораторной рассмотрены основные способы работы с расчётным счётом организации, в частности, операции по зачислению и списанию денежных средств с помощью различных документов.

Лабораторная работа 8. Товары, склад, торговые операции

Данная тема посвящена описанию особенностей организации учёта товаров и сопутствующих операций в 1С:Бухгалтерии, в т.ч., поступление товаров, товары, принятые на комиссию; продажа товаров по договорам поставки; продажа товаров по договору комиссии; особенности учёта товаров в розничной торговле; учёт расчётов с комиссионерами (организация в роли комитента); складской учёт.

Лабораторная работа 9. Особенности учёта НДС и налога на прибыль организаций

Данная тема посвящена описанию особенностей организации учёта НДС и налога на прибыль организаций (в т.ч. применения ПБУ 18/02 ) в 1С:Бухгалтерии, в. т.ч., основные положения по учёту НДС; объект налогообложения; налоговая база; налогоплательщики, налоговые агенты; налоговый период; налоговые ставки; налоговые вычеты; счёт-фактура, журналы учёта полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок; книга продаж; налоговая декларация по НДС.

25

Лабораторная работа 10. Учёт нематериальных активов

В этой лабораторной работе рассмотрены основные вопросы, касающиеся учёта нематериальных активов: Основные положения. Формирование первоначальной стоимости НМА. Принятие НМА к учёту. Амортизация НМА. Передача НМА.

Лабораторная работа 11. Учёт материально-производственных запасов

Лабораторная работа посвящена описанию особенностей организации учёта МПЗ в 1С:Бухгалтерии. Основные положения. Поступление материалов. Поступление дополнительных расходов. Установка цен номенклатуры.

Лабораторная работа 12. Товары, склад, торговые операции

Лабораторная работа посвящена описанию особенностей организации учёта товаров и сопутствующих операций в 1С:Бухгалтерии. Целью работы является ознакомление с особенностями организации учёта товаров и сопутствующих операций в 1С:Бухгалтерии, в т.ч., основные положения; поступление товаров; товары, принятые на комиссию; продажа товаров по договорам поставки; продажа товаров по договору комиссии; особенности учёта товаров в розничной торговле; учёт расчётов с комиссионерами (организация в роли комитента); складской учёт.

Лабораторная работа 13. Учёт производства, выпуска, реализации готовой продукции

Лабораторная работа посвящена описанию особенностей организации учёта производства, выпуска, реализации готовой продукции в 1С:Бухгалтерии, в т.ч., списание материалов в производство; учёт выпуска продукции и списания в производство материалов; инвентаризация незавершённого производства; реализация готовой продукции.

Лабораторная работа 14. Особенности учёта НДС и налога на прибыль организаций

Лабораторная работа посвящена описанию особенностей организации учёта НДС и налога на прибыль организаций в 1С:Бухгалтерии, в т.ч., основные положения по учёту; НДС; объект налогообложения; налоговая база; налогоплательщики, налоговые агенты; налоговый период; налоговые ставки; налоговые вычеты.

3.2.1 Примеры выполнения лабораторных работ Лабораторная работа по теме 1.5. Учёт кассовых операций

В данной лабораторной работе рассматривается описание особенностей учёта кассовых операций в системе 1С:Бухгалтерия.

План лабораторной работы: 1. Общие положения.

26

2.Поступление денежных средств в кассу организации.

3.Бухгалтер и кассир в автоматизированном учёте кассовых операций.

4.Оформление ПКО.

5.Ввод на основании.

6.Выбытие денежных средств из кассы.

7.Кассовая книга.

8.Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

9.Выводы.

Цель работы – ознакомиться с особенностями организации учёта кассовых операций в 1С:Бухгалтерии.

1. Общие положения Для учёта кассовых операций в «Плане счётов» бухгалтерского учёта

предусмотрен счёт 50 «Касса». К нему открывают субсчета, которые используются в бухгалтерских записях, детализируя конкретные виды касс, используемые в организации.

По умолчанию (рисунок 1) к счёту 50 открывают субсчёта 50.01 «Касса организации», 50.02 «Операционная касса «50.03 «Денежные документы». Предусмотрены здесь и субсчёта для организации учёта иностранной валюты – это 50.21 «Касса организации (в валюте)» и 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

Рисунок 1 – План счётов: Счёт 50, субсчета, субконто В качестве субконто счёт 50 и большинство его субсчётов используют

субконто «Статьи движения денежных средств». При создании кассовых документов в первую очередь система запрашивает выбор статьи движения денежных средств.

Основным нормативным актом, который достаточно подробно регулирует особенности оформления и учёта кассовых операций в организации, является «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утверждённый решением совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40.

27

Рассмотрим особенности приходования денежных средств в кассу и реализацию этого процесса в 1С:Бухгалтерии.

2. Поступление денежных средств в кассу организации Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным

кассовым ордером. Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».

В вышеупомянутом постановлении документ называется: «Форма №КО-1». ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей – ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдаётся внёсшему их лицу, а ордер остаётся в организации.

Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нём расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передаётся кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдаёт квитанцию лицу, внёсшему деньги.

3. Бухгалтер и кассир в автоматизированном учёте кассовых операций.

Ещё до того как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер, распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер после формирования электронного документа записывает его в системе, но не проводит, то есть нажимает на кнопку. Записать в форме документа и не трогает кнопку «ОК». После того, как документ записан, он будет сохранён в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть документ будет, но никакого воздействия на состояние учёта, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму, он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку «Провести» в форме документа.

28

Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены, документ так и останется записанным, но не проведённым, то есть на состояние учёта он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то что учёт практически полностью автоматизирован, некоторые сведения, – такие как те же ПКО или листы кассовой книги – не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое, в частности листы кассовой книги, о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить, как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

4. Оформление ПКО Для того чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить

команду «Касса > Приходный кассовый ордер». В появившемся окне списка нажмём на кнопку «Добавить» – отобразится окно для выбора вида документа (рисунок 2).

Рисунок 2 – Приходный кассовый ордер, выбор вида операции документа В таблице 1 перечислены виды документов, по которым можно организовать

приём денежных средств, а также приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем в основном показывать схематические проводки, которые при ведении учёта будут преобразованы к

29

более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счёт 50 в проводках не используется – он представлен в проводках своими субсчетами.

Таблица 1 – Виды ПКО и хозяйственные операции

Рассмотрим пример: 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчётного счёта в сумме 10 000 рублей.

Для создаваемого ПКО выберем вид документа «Получение наличных денежных средств в банке», откроется форма ПКО, которую нужно заполнить (рисунок 3).

Здесь мы заполняем реквизит «Сумма» – вводим 10 000 рублей, на вкладке «Реквизиты платежа» устанавливаем следующие параметры (таблица 2):

Таблица 2 – Установка параметров на вкладке «Реквизиты платежа»

Напомним, что аналитический учёт в разрезе счётов учёта денежных средств (в частности, по счёту 50 и его субсчетам) ведётся по субконто «Статья движения денежных средств (ДДС)». Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения «Отчёта о движении

30

денежных средств» (Форма №4). Каждый «денежный» документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна – аналитику по счетам учёта денежных средств лучше всего отключить («Предприятие > Настройка параметров учёта», вкладка «Денежные средства»).

Рисунок 3 – Приходный кассовый ордер: Получение наличных денежных средств в банке

Вкладка «Печать» нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмём на кнопку «Печать». На экране (рисунок 4) отобразится форма ПКО – та самая «Форма» №КО-1, о которой мы говорили выше.

Нажмём кнопку «ОК» в окне документа, он будет записан, проведён и отобразится в окне списка документов «Приходные кассовые ордера».

Часто после того, как документ записан и проведён, возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например, для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа, нужно выделить его и нажать на кнопку «Результат проведения документа», которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рисунок 5.

Причём, это окно даёт не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать проводку вручную (установив соответствующую галочку), а также получить полный «Отчёт по проведению документа» с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того чтобы

31

получить эту информацию, нажмите на кнопку «Отчёт» по движениям документа в окне Результат проведения документа. «Отчёт по движениям документа» отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако все они размещены на одном листе – это удобно для быстрого просмотра и для печати.

Рисунок 4 – Приходный кассовый ордер, печатная форма

Рисунок 5 – Подробности о проведении документа 5. Ввод на основании

При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным, ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и её, эту информацию, вполне можно использовать.

32

Ввести ПКО можно на основании таких документов, как «Счёт на оплату покупателю», «Реализация товаров и услуг», «Отчёт комиссионера о продажах», «Отчёт о розничных продажах».

ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ «Отражение начисления НДС», «Расходный кассовый ордер», «Счёт-фактура выданный».

Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы. 6. Выбытие денежных средств из кассы

Вышеописанное Постановление Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 регламентирует форму Расходного кассового ордера (или РКО), с помощью которого оформляется выбытие денежных средств из кассы. Порядок работы с РКО несколько напоминает порядок работы с ПКО. Бухгалтер выписывает РКО, заботится о печати и подписи уполномоченного лица, а кассир лишь выдаёт деньги по расходному кассовому ордеру. Порядок автоматизации совместной работы бухгалтера и кассира при организации движения РКО также схож с вышеописанным.

Для того чтобы создать РКО, нужно выполнить команду: «Касса>Расходный кассовый ордер». Появится окно списка расходных кассовых ордеров. Попытка добавить новый РКО вызовет, для начала список видов документа, с которыми можно работать (рисунок 6).

Рисунок 6 – Выбор типа нового РКО

33

В таблице 3 приведены описания видов документов, примеры операций и бухгалтерские записи по учёту тех или иных операций.

Таблица 3 – Виды РКО и хозяйственные операции

Выберем вид документа Оплата поставщику. Появится форма (рисунок 7).

Рисунок 7 – Заполнение РКО

34

Заполнение и порядок работы с этим документом практически полностью совпадает с порядком работы с ПКО. Так же заполняются реквизиты, вкладки, так же можно напечатать документ.

Выше мы говорили о том, что 1С:Бухгалтерия может автоматически формировать «Кассовую книгу». Давайте познакомимся с этой возможностью программы поближе.

7. Кассовая книга Кассовую книгу (Ф №КО-4) применяют для учёта поступлений и выдач

наличных денег в кассе. Законодательно заданы достаточно жёсткие нормы ведения кассовых книг, их автоматизированное заполнение серьёзно облегчает жизнь кассиров и бухгалтеров.

Так, ручное ведение кассовой книги заменяет «Отчёт Кассовая книга», который состоит из двух частей. Первая часть «Отчёта» называется «Вкладной лист кассовой книги». Он служит для формирования кассовой книги. Распечатанные листы брошюруются по мере необходимости или в определённые сроки, например, ежемесячно. Вторая часть называется «Отчёт кассира». Отчёт содержит те же данные, что и вкладной лист. Кассир передаёт «Отчёт» с прилагающимися кассовыми документами в бухгалтерию.

Как уже было сказано, кассовая книга («Касса > Кассовая книга» ) в 1С:Бухгалтерии реализована в виде «Отчёта» (рисунок 8).

Рисунок 8 – Кассовая книга 8. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Кассовые документы регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов (Форма №КО-3). Причём без применения автоматизации,

35