Общая постановка задачи

Изучить возможности программы MS Access для выполнения заданий, представленных ниже.

Список индивидуальных данных

Номер варианта и задания, если это требуется в лабораторной работе, определяется преподавателем.

Пример выполнения работы

Задание 1. Создать базу данных Университет.

1. Запустите Microsoft Access из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится меню создания базы данных Access.

2. В окне раздела Создать в разделе Доступные шаблоны выберите команду Новая база данных (Blank Database).

3. В области Новая база данных (Blank Database) в поле Имя файла (File Name) введите имя файла Университет и укажите путь к папке, в которую он должен быть сохранён.

4. Нажмите кнопку Создать (Create).

Будет создана новая база данных и открыта новая таблица в режиме таблицы. При необходимости новую базу данных можно создать с помощью шаблонов, а кроме того, существует возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб-узла Microsoft Office Online.

Задание 2. Создать таблицы.

При создании базы данных данные сохраняются в таблицах – списках строк (записей) и столбцов (полей), относящихся к конкретной области.

При создании новой базы данных автоматически создаётся новая таблица. Также таблицу можно создать с помощью добавления новой таблицы в существующую базу данных, импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, текстовый файл или другая база данных.

База данных Университет должна содержать 4 взаимосвязанных таблицы: Студенты, Группа, Специальность и Факультет.

Таблица «Студенты»

Имя поля	Тип	Размер	Другие свойства
НомерЗачётнойКнижки	Числовой	Длинное целое	Ключ
НомерГруппы	Числовой	Целое
Фамилия	Текстовый	15
ДатаРождения	Дата/время
Коммерческий	Логический

Таблица «Группа»

Имя поля	Тип	Размер	Другие свойства
НомерГруппы	Числовой	Целое	Ключ
НомерСпециальности	Числовой	Длинное целое
НомерФакультета	Числовой	Байт
НомерКурса	Числовой	Байт

Таблица «Специальность»

Имя поля	Тип	Размер	Другие свойства
НомерСпециальности	Числовой	Длинное целое	Ключ
НаименованиеСпециаль-ности	Текстовый	40
СтоимостьОбучения	Денежный

Таблица «Факультет»

Имя поля	Тип	Размер	Другие свойства
НомерФакультета	Числовой	Байт	Ключ
НаименованиеФакульте- та	Текстовый	30
Декан	Текстовый	15

Эти таблицы необходимо создать в режиме конструктора. Для этого выполните следующие действия:

1. В окне БД выберите вкладку Создание (Create), на ней в группе Таблицы (Tables) – Конструктор таблиц (Table Design).

2. В графу Имя поля (Field Name) введите имя формируемого поля – ENTER.

3. В графе Тип данных (Data Type) выберите из списка требуемый тип данных.

4. В графу Описание (Description) введите текст, поясняющий назначение и использование данного поля таблицы.

5. В секции Свойства поля (Field Properties) задайте требуемые свойства поля.

6. В режиме Конструктора (Design) с помощью указателя мыши выделите строку с описанием поля, которое должно использоваться в качестве ключа. Нажмите на панели инструментов кнопку Ключевое поле (Primary Key) или нажмите правую кнопку мыши, выбрав соответствующий пункт меню.

7. Сохраните структуру таблицы. Существуют несколько вариантов сохранения структуры таблицы:

1. Нажать кнопку Сохранить (Save) на Панели быстрого доступа.

2. Щёлкнуть правой кнопкой мыши на вкладке документа и выбрать в контекстном меню команду Сохранить (Save As).

3. Выбрать вкладку Файл, а затем выбрать команду Сохранить как (Save As).

8. Введите имя созданной таблицы, нажмите ОК, закройте окно.

Задание 3. Установить связи между таблицами.

После создания таблицы для каждой темы в базе данных нужно предоставить приложению Office Access 2010 средства, с помощью которых можно будет вновь объединять сведения при необходимости. Это делается путем помещения общих полей в связанные таблицы и определения связей между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчёты, одновременно отображающие сведения из нескольких таблиц.

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-ко-многим. Microsoft Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить, какая таблица является главной, а какая – подчинённой. Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчинённой таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной. Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчинённой таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счётчик и полем типа Числовой с форматом Длинное целое.

В БД Университет необходимо установить связи между данными таблиц Студенты, Группа, Специальность и Факультет.

1. Выберите пункт Схема данных (Relationships) на вкладке Работа с базами данных (Database Tools) в группе Отношения (Relationships). Будет открыто окно Схема данных (Relationships), в котором будут отображены все существующие связи. Если связи ещё не были определены или это окно открывается впервые, Access выведет запрос на добавление таблицы или запроса в окно. В этом случае автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table). Если оно не отображается, на вкладке Конструктор (Design) в группе Связи (Relationships) нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table).

2. В окне Добавление таблицы (Show Table) последовательно выберите все указанные выше таблицы и затем нажмите кнопку Добавить (Add). По завершении добавления таблиц и запросов в окне Схема данных нажмите кнопку Закрыть (Close).

3. В окне Схема данных установите связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого выделите щелчком поле НомерФакультета в таблице Факультет и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель на поле с тем же названием в таблице Группа, отпустите кнопку мыши, появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships), в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) и нажать кнопку Создать. В окне Схема данных появится связь между таблицами типа один-ко-многим.

Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи следует выделить связь и, нажав правую кнопку мыши, вызвать контекстное меню, в котором выбрать пункт Удалить связь.

Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, следует щёлкнуть по таблице на Схеме данных правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбрать пункт Конструктор таблиц, с помощью которого изменить тип поля.

4. Аналогично установите связь между таблицами Специальность и Группа по полю НомерСпециальности.

5. Установите связь между таблицами Группа и Студенты по полю НомерГруппы.

6. Сохраните структуру схемы данных и закройте её.

Задание 4. Заполнить таблицы данными.

1. Перейдите в режим таблицы. Заполните таблицу Факультет. В таблице должно быть 3 – 5 строк, в том числе строки с такими же номерами факультетов, которые будут впоследствии введены в таблицу Группа. В таблице Факультет поле НомерФакультета должно быть того же типа и того же размера, что и в таблице Группа.

2. Заполните таблицу Специальность. В таблице должно быть 3 – 5 строк, в том числе строки с такими же номерами специальностей, которые будут впоследствии введены в таблицу Группа. В таблице Специальность поле НомерСпециальности должно быть того же типа и того же размера, что и в таблице Группа.

3. .Заполните таблицу Группа. В эту таблицу следует ввести 5 – 6 строк, в том числе 3 строки с теми же номерами групп, которые будут впоследствии введены в таблицу Студенты. В таблице Группа поле НомерГруппы должно быть того же типа и того же размера, что и в таблице Студенты.

4. В таблицу Студенты введите данные для 3-х групп по 10 студентов в каждой с различным набором признаков.

Задание 5. Освоить приёмы работы с фильтрами в таблицах.

1. В таблице Студенты найдите студентов, фамилия которых начинается на заданную букву, например на букву «В». Список найденных студентов должен быть упорядочен по алфавиту. Для поиска используйте расширенный фильтр:

1. В окне с бланком фильтра укажите поле, по которому должна происходить фильтрация. В окне бланка дважды щёлкните по полю Фамилия, расположенном в таблице Студент. Поле Фамилия появится в 1-ой строке Поле нижней половины бланка (столбец 1).

2. Укажите в строке бланка Сортировка порядок сортировки. Для этого щёлкните левой кнопкой мыши по этой строке в 1-м столбце. Появится список вариантов сортировки. Выберите сортировку по возрастанию.

3. Введите условие отбора. Для этого введите в 3-ю строку 2 символа: В*.

4. Примените фильтр.

5. Отмените фильтр.

2. В таблице Студенты найдите студентов, родившихся в заданном году с помощью расширенного фильтра.

1. Вызвав контекстное меню, очистите бланк фильтра.

2. Введите в 1-ый столбец бланка условие для поля ДатаРождения >= заданная дата, а во 2-ой столбец для того же поля условие – <= заданная дата.

3. Найдите студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе. Для решения задачи необходимо использовать 4 столбца бланка с названиями полей: ДатаРождения, ДатаРождения, НомерГруппы, Коммерческий.

Задание 6. Просмотреть сведения об объектах в базе данных с помощью архивариуса (средства документирования базы данных).

Один из способов изучить определённую базу данных – воспользоваться архивариусом. Архивариус используется для построения отчёта, содержащего подробные сведения об объектах в базе данных. Архивариус также является инструментом для документирования базы данных. Сначала следует выбрать, какие объекты будут подробно рассмотрены в отчёте. Когда запускается архивариус, его отчёт содержит все данные о выбранных объектах базы данных.

1. На вкладке Работа с базами данных (Database Tools) в группе Анализ (Analysis) выберите Архивариус (Средство документирования базы данных) (Database Documenter).

2. В диалоговом окне Архивариус (Database Documenter) выберите вкладку, на которой представлен тот тип объекта базы данных, который нужно изучить. Чтобы создать отчёт по всем объектам в базе данных, выберите вкладку Все объекты (All Object Types).

3. Выберите один или несколько объектов из перечисленных на вкладке. Чтобы выбрать все объекты на вкладке, используйте команду Выделить все (Select All).

4. Нажмите ОК.

5. Изучите отчёты, закройте окно с отчётами.

Задание 7. Обеспечить защиту информации.

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.

1. Если база данных открыта – закройте её, но не выходите из приложения MS Access.

2. Щёлкните на вкладке Файл и выберите команду Открыть (Open).

3. В диалоговом окне Открытие (Open) найдите файл Вашей базы данных. Щёлкните на стрелке рядом с кнопкой Открыть (Open) и в выпадающем списке выберите команду Монопольно (Open Exclusive).

4. Перейдите на вкладку Файл – меню Сведения – Зашифровать паролем.

5. В поле Пароль (Password) введите пароль. Подтвердите его в поле Подтверждение (Verify) – OK.

6. Закройте базу данных и откройте снова. Откроется диалоговое окно Необходимо ввести пароль (Password Required). Введите пароль.

7. Чтобы удалить пароль, откройте базу данных в монопольном режиме, при открытии введите пароль. На вкладке Файл в меню Сведения щёлкните на кнопке Расшифровать базу данных (Decrypt Database). Введите пароль и нажмите ОК. Пароль будет удалён.

Задание 8. Сохранить и закрыть базу данных.

1. Сохраните все изменения.

2. Завершите работу с Microsoft Access.