Как секретарю принять документы в архив организации.
Правила, сложности, ошибки
Процесс приема-передачи документов
У вас архив или склад?
Выделение дел для передачи в архив. Экспертиза ценности
Правила
Дела передаются в архив:
•Не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве
(п.п. 4.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526)
Практика
Выделение дел для передачи в архив. Экспертиза ценности
Срок хранения
Ключевой критерий в архивном хранении дел. Определяют специалисты!
•Временные до 10 лет включительно
•Временные свыше 10 лет
•До ликвидации организации
•Постоянные*
*оговорка для организаций-неисточников
Определяются по:
•Типовым перечням
•Отраслевым НПА
•Отраслевым справочным документам
•Устанавливаются госархивом по запросу организации
•Устанавливаются организацией на основе типовых перечней и НПА в сторону увеличения
Выделение дел для передачи в архив. Экспертиза ценности
Экспертиза ценности. Полистный просмотр дел, особенно длительных сроков хранения и по личному составу.
Ежегодное мероприятие
Просмотр дел подразделения
•Часть документов передаются в архив: постоянные сроки хранения (или ДЛО), личный состав, временные 10+.
•Часть документов остаются в подразделении (до 10 лет включительно)
•Уничтожение
Вкаком виде передаются дела в архив
•Дела передаются полностью сшитыми
•Архив только принимает
•Дела передаются разбитыми на тома
•Дела проиндексированы по номенклатуре дел / специалисты знают срок хранения
•Для оформления описи нужны крайние даты и количество листов в каждом томе
•Дела передаются россыпью
•Недопустимый вариант
График приема-передачи документов
•Утверждается генеральным директором на год
•Согласовывается с заместителями по направлениям (не с начальниками отделов!)
•До подразделений доводится в императивном порядке
Подразделения имеют право:
•Поменяться периодами (с уведомлением ответственного за хранение)
•Пропустить год
•Пропустив срок передачи, по договоренности с ответственным сдаться в другое время
Каждому подразделению дается несколько дней.
Документы готовятся к передаче в течение года!
График приема-передачи документов
Процесс приема-передачи документов
Дела готовятся к |
|
|
|
Сверка описи. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проверка единиц |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
передаче. |
|
|
|
|
|
|
Подписание |
|
|
|
Транспортировка |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
хранения. |
|
|
|
|
|
|
|||
Составляется |
|
|
|
|
|
|
описи |
|
|
|
дел в архив |
|
|
|
|
Устранение |
|
|
|
|
|
|
|||
опись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
ошибок |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Передача в архив документов категорий длительного срока хранения
Описи для передачи документов в архив (не путать с архивными описями!)
•Приложение 23 к Правилам-2015 для электронных дел
•Приложение 24 к Правилам-2015 для дел на бумажном носителе
Отдельные описи:
•Для дел постоянного срока хранения
•Для дел со сроком хранения 10+, в нее же – дела по личному составу
•Для дел со сроком хранения 5 лет (если передаются)
Каждая опись составляется в двух экземплярах