Как оформлять решение собрания

Только один документ подтвердит факт собрания участников – протокол. Оформить его нужно с индивидуализирующими признаками, то есть проставить номер, дату, попросить поставить подписи председательствующего и секретаря собрания. В протоколе укажите:

• дату, время и место собрания;

• перечень лиц – участников собрания;

• повестку собрания;

• результаты голосования по каждому вопросу повестки;

• кто подсчитывал голоса;

• участников, которые голосовали против решения собрания и потребовали внести запись об этом в протокол.

Если укажете все из перечня, то убережете компанию от споров с участниками. А если что-то забыть, участники наверняка захотят оспорить решение в суде. 

В нашем собрании будет три повестки: избрание председателя, утверждение годового отчета и утверждение годового бухбаланса. 

Лицо, открывающее собрание, проводит выборы председательствующего из числа участников общества. При голосовании по этому вопросу каждый участник имеет один голос. В уставе может быть другое правило (п. 5 ст. 37 Закона об ООО).

Годовые отчет и баланс содержат разные сведения, поэтому стоит разделить их утверждение на отдельные вопросы повестки дня. Возможно, кто-то из участников утвердит один документ, но не утвердит другой. При голосовании по этим вопросам каждый участник имеет число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале. Например, если у участника доля 50 процентов, то у него 50 голосов. 

Избрать председателя и утвердить отчет с бухбалансом нужно большинством голосов. 

Пример подсчета голосов по вопросу избрания председателя

В обществе пять участников. Общее число голосов – 5.

На собрании были все участники. За избрание председателя Иванова проголосовали 3, против – 2. Получается 3 голоса «за» – то есть большинство, которого хватит, чтобы утвердить отчет. 

Пример подсчета голосов по вопросу утверждения годового отчета

В обществе пять участников с долями 5, 8, 12, 30 и 45 процентов. Общее число голосов – 100.

На собрании были все участники. За утверждение годового отчета проголосовали двое – с долями 8 и 45, против – все остальные. Получается 53 голоса «за» – то есть большинство, которого хватит, чтобы утвердить отчет. 

По каждому из вопросов повестки нужно отразить результат голосования: принято или нет решение. Например: «Принятое решение: утвердить годовой отчет ООО "Ромашка"» или «Решение не принято». 

По закону протокол собрания подписывают председатель и секретарь (п. 3 ст. 181. 2 ГК). Но возникает риск, что другие участники смогут оспорить решение. Дело в том, что общество не сможет подтвердить факт того, что конкретный участник общества был на собрании. Поэтому лучше, чтобы протокол подписали все участники, которые присутствовали на собрании. Такое решение труднее оспорить. 

Чтобы завершить весь процесс по ежегодному собранию, направьте всем участникам общества копию протокола в течение 10 дней. Лучше это сделать заказным письмом с описью вложения – это поможет подтвердить, что собрание действительно провели.

Протокол направили. Вы не зря трудились, теперь годовые собрания участников будут простой задачей. Давайте напоследок разберем, как проводить собрание, если в обществе один участник. Спойлер: там все еще проще.