Ситуация 1. Совещание

Вы работаете в АО «Инторг» начальником организационного отдела. АО включает семь магазинов и оптовый склад в Москве и по одному магазину в городах Московской области – Волоколамске, Жуковском, Мытищах, Подольске и Тушино. Штаб-квартира АО находится в Москве.

Генеральный директор С.С. Егоров вчера убыл в командировку. Перед отъездом он принял решение о проведении через 10 дней совещания по вопросам: условия хранения непродовольственных товаров в магазинах АО, культура обслуживания покупателей, расширение розничной торговой сети АО. Пригласить предполагается руководителей магазинов, оптового склада и заинтересованных лиц, работающих в аппарате АО.

Генеральный директор также вчера поручил вам провести (совместно с соответствующими руководителями) всю работу по подготовке совещания.

Задание:

1. Составить проект приказа о подготовке совещания.

ПРИКАЗ

о подготовке к проведению совещания

В целях обсуждения организационных вопросов в сети магазинов АО «Инторг»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести 15 апреля 2021 года в кабинете генерального директора в главном офисе АО «Инторг» совещание.

2. Утвердить рабочую группу по подготовке и проведению совещания в следующем составе:

Начальник организационного отдела Попова С.А.

Помощник руководителя Перминова Н.Г.

Начальник службы дела производства Вишнякова О.А.

Начальник отдела информации Громов А.Ю.

Начальник одела по связи с торговым залом и складом Миллер А.А.

3. Рабочей группе:

3.1. Подготовить список приглашенных и вступающих на совещании до 10.03.21.

3.2. Подготовить регламент совещания и представить его на утверждение генеральному директору до 11.03.21.

3.3. Подготовить и согласовать с генеральным директором план проведения совещания до 10.03.21.

4. Помощнику руководителя Перминовой Н.Г. ознакомить с настоящим приказом под подпись всех членов рабочей группы до 09.03.22.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

2. Составить мероприятия по подготовке данного совещания, прокомментировать их.

Разработка плана - разрабатывается план, в котором фиксируются основные вопросы, подлежащие обсуждению:

- условия хранения непродовольственных товаров в магазинах АО,

- культура обслуживания покупателей,

- расширение розничной торговой сети АО.

Внесение записи в тетрадь совещаний - в течение всей недели записывать в нее вопросы, которые необходимо обсудить на совещании, уточнение вопросов.

Сбор и анализ форм контроля поручений - за полчаса-час до совещания просмотреть записи предыдущих совещаний, свои записи за неделю, корректирует план совещания при необходимости.

Приглашения и рассылки – пригласить участников совещания, заказать (при необходимости) пропуска, разослать материалы совещания, и т.д. За день - два до совещания секретарь проверяет, все ли поручения выполнены, передать результаты проверки руководителю в письменном виде

Проверки – проверить готовность докладчиков, раздаточных материалов, состояние совещательной комнаты, работу аппаратуры и т.д.

3. Составить повестку совещания, проект протокола с конкретным решением, извещение участникам совещания.