тема3_задание2

Разработка схемы информационного обмена

Рисунок 1 – Организационная структура управления компании N

№ п/п	Отправитель	Сообщение	Канал	Получатель
1	Сбыт продукции	Отчет об отгрузке продукции за неделю	отчет в бумажной форме, отчет в электронной форме	Директор
2	Производство продукции	План производства продукции за неделю	передача информации в ходе производственного совещания, отчет в бумажной форме, отчет в электронной форме	Планирование
3	Производство продукции	Запрос на поставку материалов и комплектующих на неделю	отчет в бумажной форме, отчет в электронной форме	Снабжение
4	финансы	Финансовый отчет о деятельности компании	передача информации в ходе производственного совещания, отчет в бумажной форме, отчет в электронной форме	Директор
5	Разработка продукции	Описание технологии производства новой продукции	передача информации в ходе производственного совещания, отчет в бумажной форме, отчет в электронной форме	Производство продукции, директор
6	Производство продукции	Отчет об эффективности выпуска продукции	передача информации в ходе производственного совещания, отчет в бумажной форме, отчет в электронной форме	Планирование

Р исунок 2 – Схема информационного обмена между структурными подразделениями компании N

Комплексное задание по теме «Коммуникационный процесс»

1. Какие преграды существовали в компании «Бета» на пути информационного обмена до смены вице-президента по сбыту и маркетингу?

Отсутствовала связь между руководителями сбытовых центров, менеджерами по продаже и торговыми агентами. Следовательно, каждый сбытовый центр видел лишь собственную ситуацию со сбытом, и не имел представления о ситуации в целом по предприятию. Руководители не могли провести анализ имеющихся проблем, выявить закономерности и объективно оценить ситуацию на рынке в своей нише.

2. Какие формы информационного обмена вы выбрали бы для совершенствования системы коммуникации в организации:

- ежемесячные совещания по сбыту продукции поочередно в каждом из сбытовых центров;

- еженедельные доклады сбытовых центров и торговых агентов в головной конторе и рассылка головной конторой информации в сбытовые центры и торговым агентам о новой продукции и мероприятиях по продвижению товара;

- еженедельные телефонные оперативные совещания с обсуждением возникших проблем, путей их преодоления, передачи нужной информации.

3. Как может сказаться на общем облике стандартизированная форма сообщения для следующих видов информационного обмена:

- проведения совещаний;

- еженедельных докладов;

- рассылки информаций;

- оперативных совещаний по телефону.

Стандартизированная форма еженедельных докладов и единая рассылка информации позволит упорядочить информацию, и облегчит анализ полученной обратной связи.

Проведение совещаний всегда и везде по шаблону может снизить интерес и мотивацию сотрудников при подготовке, выступлении и восприятию информации.

4. Какая форма обратной связи существовала в системе коммуникации до назначения нового вице-президента?

Обратная связь отсутствовала.

5. Какой вид обратной связи в системе коммуникации вы бы выбрали, занимая место вице-президента:

- разработанный по специальной форме отчет, направляемый в головную контору после проведения ежемесячных совещаний;

- еженедельные доклады сбытовых центров, которые анализируются в головной конторе и с резолюциями и замечаниями возвращаются исполнителям;

- ежедневная информация об устранении отклонений и корректировка деятельности по телефону;

- выборочная проверка работы сбытовых центров с выездом представителей головной конторы;

- ваш вариант обратной связи.

6. Продумайте вариант схемы информационного обмена в компании (участники коммуникационной сети – вице-президент по сбыту, руководители сбытовых центров, торговые агенты). Объясните, почему вы его выбрали. Каковы его достоинства и недостатки? Все ли элементы (отправитель, сообщение, канал, получатель, обратная связь получателя с отправителем) присутствуют в вашей системе?

Торговые представители еженедельно формируют отчет по проделанной работе и в электронном виде направляют руководителю своего сбытового центра. Руководитель сбытового центра суммирует данные от каждого агента в общий отчет по центру и направляет вице-президенту по сбыту. Проанализировав отчеты всех руководителей центров, вице-президент формирует план развития на следующий месяц и направляет его по подразделениям.

Таким образом, руководство фирмы будет владеть всей ситуацией, будет иметь возможность для анализа, выявить невостребованные позиции, регулировать ценовую политику в отношении популярных и непопулярных наименований.

7. Предложите подход к мотивации сбытовых центров и торговых агентов.

1. Дополнительный бонус за каждого нового привлеченного клиента.

2. Прогрессивная шкала вознаграждений в зависимости от объема личных продаж.

3. Конкурс на звание лучшего торгового агента по итогам месяца.

4. Конкурс на лучшего управляющего сбытовым центром.

5. Конкурс за звание лучшего сбытового центра.