6. Разрешение проблем, связанных с оглавлением

1. Внесенные изменения не отражаются в оглавлении.

При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков или другого текста документа следует обновить оглавление, нажав кнопку Обновить оглавление на панели инструментов Структура. Например, следует обновлять оглавление при редактировании заголовка или переходе на другую страницу.

Чтобы вывести на экран панель инструментов Структура, щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов, а затем установите флажок Структура.

2. При попытке обновить оглавление в рамке веб-страниц выводится сообщение об отсутствии оглавления в документе.

Чтобы обновить оглавление рамки веб-страницы, поместите курсор внутрь рамки оглавления.

3. Номера страниц в оглавлении не совпадают с соответствующими номерами страниц в документе.

В случае изменения документа, содержащего разрывы страниц (Разрыв страницы. Место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.), может потребоваться обновление номеров страниц, указанных в предметном указателе или другой таблице. Для этого воспользуйтесь одним из следующих способов.

Обновление таблицы.   Оглавление вставляется в документ в виде поля (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.). Для обновления поля указателя или другой таблицы щелкните документ слева от указателя или таблицы, а затем нажмите клавишу F9.

Скрытие полей или скрытого текста.   Элементы предметного указателя и таблицы ссылок вставляются в документ в виде полей, оформленных скрытым текстом. Для скрытия таких полей и других фрагментов скрытого текста в документе нажмите кнопку Непечатаемые знаки  на стандартной панели инструментов. Затем обновите указатель или таблицу ссылок. Для этого щелкните слева от указателя или таблицы, а затем нажмите клавишу F9.

Преобразование скрытого текста в обычный.   Документ может содержать скрытые разрывы разделов (Разрыв раздела. Пометка, которая вставляется в документ для обозначения конца раздела. Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц.) и разрывы страниц. Отобразите скрытый текст на экране, а затем выполните поиск и преобразование скрытого текста в обычный. Далее обновите поле предметного указателя или другой таблицы. Для этого щелкните слева от указателя или таблицы, а затем нажмите клавишу F9.

4. Вместо таблицы отображается текст {TOC}.

Оглавление вставляется в документ как поле (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.). Если вместо оглавления отображается что-то наподобие {TOC}, это означает, что вместо значения поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.) отображен его код. Чтобы просмотреть значения всех полей, выделите весь документ, щелкните правой кнопкой код поля, а затем выберите в контекстном меню команду Коды/значения полей.

5. Вместо номера страницы отображается сообщение «Ошибка! Закладка не определена».

Необходимо обновить оглавление. Нажмите кнопку Обновить оглавление на панели инструментов Структура.

Примечание.   Если документ содержит несколько оглавлений, перед нажатием кнопки Обновить оглавление поместите курсор в нужное оглавление.

6. При создании или обновлении оглавления пропадают некоторые элементы или вместо оглавления отображается сообщение об ошибке.

При сборке оглавления Microsoft Word выполняет поиск заголовков или полей (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.) TC только в текстовой части документа. Все заголовки или поля TC, размещенные в графическом слое (например, заголовки в подписях и выносках), игнорируются.

Если заголовки уже вставлены, можно переместить их в слой текста либо преобразовать надписи или выноски в рамки.

7. Оглавление содержит не заголовки, а другой текст.

Попробуйте выполнить одно из следующих действий.

Примените к конкретным заголовкам другой стиль заголовка.  

При сборке оглавления в него включаются все фрагменты текста и рисунки, оформленные с использованием встроенных стилей заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word предусмотрены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» - «Заголовок 9».), стилей структуры (Уровень структуры. Формат абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней («Уровень 1» - «Уровень 9»). Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа.), а также указанных пользовательских стилей. Для оформления текста и рисунков, которые не следует включать в оглавление, используйте стили, отличающиеся от перечисленных выше.

Исключите заголовки, оформленные с помощью конкретных стилей заголовков.  

Исключить заголовок (например, название книги) из оглавления можно и без изменения соответствующего стиля заголовка. В меню Вставка последовательно выберите команды Ссылка и Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Оглавление. Нажмите кнопку Параметры и удалите номер, соответствующий данному стилю, из столбца Уровень. При этом из оглавления будет исключен весь текст, оформленный с использованием этого стиля.

8. Оглавление неправильно отформатировано.

При выборе вида оглавления и его сборке в Microsoft Word по умолчанию используются встроенные стили (например, TOC 1 и TOC 2) для форматирования заголовков в созданном оглавлении. Если нужно изменить форматирование оглавления, выберите другой вид при создании оглавления.

Если нужно, чтобы форматирование заголовков в оглавлении совпадало с форматированием заголовков в документе, можно изменить встроенные стили оглавления. При изменении форматирования заголовка в документе вручную (например, выделении полужирным начертанием шрифта) это форматирование сохраняется при сборке или обновлении оглавления.

9. Фрагмент абзаца, к которому применен стиль заголовка, отсутствует в оглавлении.

Хотя можно применить к фрагменту абзаца стиль заголовка, текст фрагмента будет включен в оглавление, только если фрагмент расположен в начале абзаца. Чтобы включить в оглавление фрагмент, расположенный в середине абзаца, выделите этот фрагмент, нажмите клавиши ALT+SHIFT+O и выполните действия, применяемые при создании оглавления поля TC.

10. При нажатии кнопки Оглавление оглавление на экран не выводится.

При нажатии кнопки Оглавление на экран выводится только первое оглавление документа. Эта кнопка будет работать, только если таблицы были созданы с использованием стилей заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word предусмотрены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) или форматов стилей структуры (Уровень структуры. Формат абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней («Уровень 1» — «Уровень 9»). Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа.). Если документ содержит несколько оглавлений или если оглавление было создано самостоятельно при помощи полей, для вывода оглавления на экран нужно использовать другой способ.

11. При нажатии кнопки Обновить оглавление обновления не происходит.

При нажатии кнопки Обновить оглавление обновляется только первое оглавление документа. Эта кнопка будет работать, только если таблицы были созданы с использованием стилей заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word предусмотрены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».) или стилей структуры (Уровень структуры. Формат абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней («Уровень 1» — «Уровень 9»). Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа.). Если документ содержит несколько оглавлений или если оглавление было создано самостоятельно при помощи полей, обновление выполняется для каждого оглавления отдельно. Чтобы выполнить обновление оглавлений, щелкните слева от каждого из них и нажмите клавишу F9.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое структура документа?

2. Что такое уровни заголовков?

3. В каком режиме создается структура документа?

4. Как изменить уровень заголовков?

5. Что такое главный и вложенный документ?

6. Как создаются вложенные документы?

7. Какое название файлов вложенных документов?

8. Режим Схема документа и его назначение?

9. Как создать оглавление большого документа?