Автоматизация процессов управления на машиностроительном предприятии. Мандрыкин А.В

−масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;

−корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;

−реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;

−возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;

360

−наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;

−наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;

−совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность ра-

ботать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;

−интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;

−возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;

−возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнеспроцессов;

−надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически без перерывов.

361

Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое информационное пространство между головным офисом и филиалами компании.

В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронноцифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ).

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001-2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Разработчик: ИнтерТраст, http://www.intertrust.ru.

6.3.10. DocsVision

Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.

Общее назначение, область применения:

−создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процесами;

−интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределенной структуре;

362

−поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.

Состав системы DocsVision:

1. Программная платформа управления документами и бизнес-процессами – набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.

2. Стандартные приложения:

−«Делопроизводство» - обеспечивает типичные процессы организационно - распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов.

−«Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

−Средства настройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

−Модуль репликации – предназначен для создания тер- риториально-распределенных решений на базе DocsVision.

−Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:

Партнеры и заказчики могут разрабатывать собственные шлюзы к другим системам, используя программные интерфейсы универсального механизма шлюзов DocsVision.

Система реализована в 3-х уровневой архитектуре кли- ент-сервер с использованием web-клиента.

Разработчик: DocsVision, http://www.docsvision.com.

6.3.11. Naumen DMS

Naumen DMS (новая версия системы NauDoc) — корпоративная система управления бизнес-процессами и документами.

363

Система поддерживает полный цикл управления бизнеспроцессами (моделирование, исполнение, мониторинг). Naumen DMS позволяет интегрировать разрозненные приложения, используемые в организации, в единую среду выполнения бизнес-процессов и автоматизировать деятельность сотрудников, участвующих в этих процессах.

Функциональные возможности

−Моделирование бизнес-процессов. Для настройки бизнес-процессов используется графический дизайнер в составе Active BPEL 2.0, поддерживающий спецификацию BPEL

1.0.Отличительной чертой этой спецификации является простота и удобство моделирования процессов. Обычному пользователю вполне по силам описать сложные процессы с помощью графического средства настройки (дизайнера процессов).

−Исполнение бизнес-процессов. Для исполнения разработанных в графическом дизайнере описаний бизнеспроцессов используется сервер Active BPEL 2.0. Сервер аккумулирует множество разрозненных приложений, существующих на предприятие в совместно работающие, согласованные потоки процессов.

−Мониторинг бизнес-процессов. Пользователь, обладающий достаточными правами, может запустить исполнение процесса, просмотреть графическое представление процесса, на каком шаге находится процесс, а также результат его завершения.

−Корпоративное управление документами. Система обеспечивает корпоративную инфраструктуру для работы с документами, доступную всем сотрудникам организации.

−Формирование единого электронного хранилища документов. Структура электронного хранилища представляет собой древовидную иерархию папок и содержащихся в них документов и других объектов. Удаленный доступ к документам хранилища осуществляется в соответствии с полномочиями сотрудников.

−Организация коллективной работы. Naumen DMS предоставляет единый инструмент для совместной работы.

364

Сотрудники могут коллективно работать с документами, заданиями или проектами, без труда обмениваясь необходимыми данными.

−Автоматизация делопроизводства, работы канцелярии. Регистрация бумажных документов, их перевод в электронный вид, проверка и регулирование хода исполнения резолюций по документам, перевод документов в архив, контроль версий, журналирование, выписка/возврат документов, управление шаблонами, работа со сканированными изображениями.

−Поиск информации. Полнотекстовый поиск по файлам форматов doc, rtf, xls, ppt, pdf, html, и txt с учетом морфологии русского языка. Поиск по реквизитам документов как системных, так и созданных пользователями. Возможность сохранения поисковых запросов и последующего их выполнения.

−Обеспечение сертификации на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000. Внедрение Naumen DMS значительно облегчит сертификацию предприятия на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000, т.к. этот стандарт в обязательном порядке требует документирования системы управления предприятием.

Преимущества решения

−В Naumen DMS реализованы наиболее перспективные современные технологии, система имеет сервисориентированную архитектуру (SOA, service-oriented architectures).

−Описания бизнес-процессов предприятия происходит

всоответствии с мировым промышленным стандартом BPEL. Данный формат описания позволяет составить описание биз- нес-процессов для всех приложений, используемых в организации. В состав платформы Naumen Kernel также входит модуль BPM, соответствующий концепции управления бизнес-

процессами (Business Process Management).

−Разработка системы ведется на основе компонентов с открытым кодом (Open Source), что снижает стоимость владения системой и упрощает контроль информационной безопасности. Открытые стандарты и открытый исходный код

365

позволяют поддерживать систему и интегрировать ее с другими системами без привлечения специалистов NAUMEN;

−Использование стандартных языков при расширении функциональности системы и настройке бизнес процессов. Расширение функциональности может проводиться заказчиком на языке Java, описание бизнес-процессов в формате

BPEL.

−Используемые технологии являются кроссплатформенными и не зависят от конкретной операционной системы, что снижает затраты на инфраструктуру. Предлагаемое решение работает на базе операционных систем Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris.

−Поддержка основных промышленных реляционных баз данных. В текущий момент эксплуатация системы в различных организациях ведется на СУБД: Oracle, Microsoft SQL, PostgreSQL.

−Учебный центр NAUMEN проводит обучение технических специалистов заказчика технологиям, что дает предприятию возможность самостоятельно развертывать Naumen DMS в своих филиалах и представительствах.

Технические особенности:

−Система имеет полнофункциональный веб-интерфейс

ипредъявляет минимальные требования к ИТ-инфраструктуре организации. Поддерживается работа с большинством интер-

нет-браузеров (Internet Explorer, Mozilla, Opera, Netscape, FireFox и др.)

−Система интегрирована с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader 6.0 Scripting Edition. Сканированные на рабочих местах документы импортируются в систему через специальный мастер, вызываемый из средства сканирования.

−Система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию пользователей во внешних службах каталогов, на-

пример LDAP или Microsoft Active Directory.

−Интеграция с почтовыми серверами для рассылки сообщений.

366

−В системе имеется модуль работы с электронноцифровой подписью (ЭЦП). За счет реализации функций сопряжения с удостоверяющими центрами на уровне ядра платформы Naumen Kernel в систему заложена возможность использования ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CryptoAPI. Примером сертифицированного решения для государственных органов может быть использование ЭЦП на базе КриптоПро 2.0/3.0.

−В системе разработано ролевое дискретное управление доступом на основе ACL (наборы прав доступа). Управление доступом, позволяющие оперировать 8 уровнями прав, эффективно разграничивает доступ в ходе выполнения бизнеспроцесса в зависимости от роли сотрудника в данном процессе.

Разработчик: Компания NAUMEN, http://www.naumen.ru.

6.3.12. PayDox

Система PayDox включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия, контроля исполнения и хранения документов, а также ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.

Основные возможности системы:

−Система поддерживает как полный набор функций в соответствии с требованиями российского делопроизводства, так и широкую функциональность по управлению платежными документами, договорами, проектами, задачами и поручениями.

−Расширенное управление документами, задачами и поручениями.

367

−Оn-line монитор, позволяющий в режиме реального времени получать информацию о текущей деятельности сотрудников с документами и поручениями.

−Защищенные дискуссионные группы сотрудников компании, интегрированные с работой над документами и поручениями.

−Построение отчетности по любым реквизитам документов в любых разрезах - за период, по контрагенту, по сотруднику, по подразделению компании, по виду деятельности или категории документа.

−Ведение информации о клиентах и партнерах.

−Интеграция с MS Office.

−Интеграция c другими корпоративными приложениями и базами данных.

−Интеграция с электронной почтой, корпоративным web-сервером. E-mail уведомления и рассылки.

−Сбалансированная Система Показателей (Balanced Scorecards, BSC) предприятия.

−Календарное планирование. Календарь Событий позволяет планировать и контролировать загрузку сотрудников, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки. Календарь Событий интегрирован с документооборотом - даты поступления, утверждения и исполнения документов вместе с ссылками на карточки этих документов автоматически отражаются в Календаре.

−Возможность работы с системой по электронной почте

иSMS.

−Реализовано полностью на web-технологиях.

Разработчик: PayDox, www.paydox.ru.

6.3.13. Кодекс: Документооборот

«Кодекс: Документооборот» - система предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства

368

в органах государственной власти и других организациях. Она обеспечивает работу с документами любого типа и поддерживает полный «жизненный цикл» документа: создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение.

Система может работать как локально (на одном рабочем месте), так и в корпоративной сети у многих сотен пользователей. Между подсистемами, установленными в разных подразделениях, формируется единая информационная среда, которая не только обеспечивает обмен документами, но и представляет возможность организации единого хранилища данных и повсеместного доступа к нему по технологии Интернет/Интранет в рамках компетенции каждого пользователя.

«Кодекс: Документооборот» позволяет:

−автоматизировать процесс делопроизводства;

−организовать электронный документооборот;

−сформировать банки входящих, исходящих и внутренних документов;

−предоставить оперативный доступ к информации;

−решить вопрос электронного опубликования официальных документов;

−подготовить организацию к переходу на безбумажный документооборот с использованием технологии штрихового кодирования и потокового сканирования, сочетаемого с элек- тронно-цифровой подписью.

Основные преимущества:

−Готовые решения для типовых задач. Каждая из подсистем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована на решении типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов, поручений и др. Это дает возможность предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства.

369