Автоматизация процессов управления на машиностроительном предприятии. Мандрыкин А.В

дополнительные требования на системы управления Workflow. B частности, требуется большая гибкость как от средств моделирования бизнес-процессов и системы их выполнения, так и от администраторов и пользователей. Они должны быть способны грамотно модифицировать выполняемый бизнеспроцесс «на лету». Естественно, с соблюдением правил, принятых в технологии Workflow.

6.2.4. Факторы выбора workflow-системы

Выбор оптимальной для конкретного предприятия системы довольно сложен и поэтому рекомендуется осуществлять его на основе следующих факторов:

−требования по объему хранения. Если на предприятии много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хране-

ние (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители;

−наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.);

−необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры;

−наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.;

−наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов;

−наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота;

330

−необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов;

−требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах;

−требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования;

−необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия;

−необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов;

−требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся

винформационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота;

−требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации

6.3. Рынок EDMS-систем

В настоящее время в России разработкой платформ и решений для систем электронного документооборота занимаются более 50 отечественных и зарубежных компаний. Число фирм, специализирующихся на внедрении этих систем, на порядок превышает количество разработчиков и, по оценкам, приведенным в исследовании CNews Analytics «Рынок систем

331

электронного документооборота в России, 2006», составляет от 500 до 800. При этом максимальная рыночная доля наиболее крупных игроков не превышает 20 %, что позволяет считать российский рынок СЭД не монопольным и конкурентным.

Доля российских разработчиков СЭД - почти 40 компаний - составляет около 60 % рынка в денежном выражении. Наибольших успехов из россиян добились компании «Ланит», ЭОС, «Мотив» и «Когнитивные технологии» - на долю каждой из систем, разработанных ими, приходится более 5 % рынка в денежном выражении. Однако следует признать, что значительная доля российского рынка СЭД принадлежит зарубежным производителям - на их долю приходится более 40 % в денежном выражении.

Самая большая доля рынка приходится на решения, разработанные на базе платформы IBM Lotus. Компании НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Интертраст», «Аплана софтвер» и другие разработчики решений на базе платформ компании IBM в 2006 г. реализовали лицензий и услуг на сумму более долл.16 млн. На втором месте компания EMC Documentum. В прошлом году на базе ее платформы было реализовано и внедрено решений на сумму около долл.14 млн. По данным исследования, именно компанию EMC Documentum большинство игроков российского рынка СЭД считает своим основным конкурентом.

Рассмотрим наиболее значимых представителей рынка workflow систем.

6.3.1. Livelink ECM - eDOCS

Livelink ECM - eDOCS (бывший Hummingbird Enterprise (переименование произошло в 2006 году, когда компания Open Text приобрела компанию Hummingbird и стала крупнейшим независимым вендором Enterprise Content Management), кото-

рый в свою очередь пришел на смену системам Docs Fusion и Docs Open) - это гибкий комплект приложений для управления информационными ресурсами предприятия, усовершенствования

332

бизнес процессов, оптимизации процесса передачи знаний и коллективной работы в масштабах крупного предприятия. Технологии Hummingbird обеспечивают полный обзор деловых операций предприятия и предоставляют возможность поддерживать бизнес процессы в любое время и из любого места виртуальной среды рабочего пространства.

Каждое приложение eDOCS разработано с целью усовершенствования конкретной области «виртуального рабочего пространства», что позволяет сделать работу предприятия еще более эффективной. Предприятия могут внедрять отдельные приложения Hummingbird Enterprise исходя из насущных бизнес потребностей или же задействовать весь комплект приложений в полном объеме с целью обеспечения максимального контроля.

Решение eDOCS отличает возможность гибкого внедрения с учетом конкретных требований клиентов, а не технологических ограничений.

Преимущества. eDOCS - это структура, позволяющая максимально увеличить ценность, которую представляют собой информационные ресурсы и интеллектуальный капитал. Масштабируемый и надежный репозиторий управления корпоративной информацией, лежащий в основе решений eDOCS, обеспечивает управление всем жизненным циклом корпоративной информации предприятия (документы, изображения, записи и т.д.). Существует возможность интеграции с

CAD/CAM-системами.

Разработчик: Hummingbird, www.hummingbird.ru.

6.3.2. Documentum

Documentum – мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это – полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла,

333

но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

В мире решения на базе Documentum используют более

1400 компаний, в том числе: Bayer AG, BEA Systems, Bechtel, BOC Gases, BP, Cisco, Delta Airlines, Dow Chemical, FDA, Ford Motor Company, Hewlett-Packard, Hyundai, IRS, Johnson & Johnson, McDonalds, Merck & Co., Nokia, PepsiCo, Pfizer, Prudential Insurance, Siebel, Sony Pictures Entertainment, Thomson Learning, United Airlines и Yahoo!

Функциональные характеристики системы:

−Управление процессом создания документов. Использование средств сканирования и распознавания или специализированных приложений.

−Реализация совместной работы с документами. Механизм check-in/check-out. Распределение прав доступа.

−Управления версиями документов.

−Рассылка документов, регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов.

−Утверждение документов. Реализация многоуровневой процедуры согласования.

−Архивное хранение документов.

−Регистрация входящих и исходящих документов.

−Контроль исполнения документов и распоряжений.

−Формирование регламентированных и аналитических

отчетов.

−Поиск по атрибутам.

−Ретроконверсия документов.

−Управление проектно-конструкторской документаци-

ей.

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

334

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе

Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений к хранилищу данных.

Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

Разработчик: EMC, http://www.documentum.ru.

6.3.3. LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

− система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

335

−корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

−система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;

−система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Преимущества LanDocs:

−Полноценная поддержка задач делопроизводства. Функциональность продуктовой линии LanDocs обеспечивает возможность комплексной поддержки деловых процессов в государственных и коммерческих организациях. Продуктовая линия LanDocs включает решения для нескольких категорий персонала организаций, характеризующихся различной степенью вовлеченности в делопроизводственные процессы (для руководителей, для делопроизводственного персонала, для исполнителей) и обеспечивает автоматизированную поддержку полного жизненного цикла документов (предоставляя специализированные решения как для автоматизации оперативного делопроизводства, так и для архивных служб организаций).

−Соответствие нормам отечественного делопроизводства. Продуктовая линия LanDocs базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, сложившейся практике организации учета и контроля исполнения документов. Специализированное решение для автоматизации

336

ведомственных архивов и архивных служб организаций функционирует в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ.

−Гибкость и адаптивность. Реализация основных функций (регистрации всех видов документов, рассылки исполнителям, контроля движения и делопроизводственного состояния документов, заданий и поручений, поиска, подготовки отчетов, работы с комплектами документов) позволяет гибко настраивать их на специфику конкретной организации, решать задачи автоматизации делопроизводства и проектирования автоматизированных технологий работы с документами в широком диапазоне вариантов решений. Реализация механизма гибкой регистрационной карточки обеспечивает возможность проектирования специальных систем учета для документов различных видов.

−Перспективная архитектура. Система реализована в рамках двух архитектурных решений: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД фирм Oracle и Microsoft, а также в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к информации системы через сеть Internet, используя в качестве платформенно-

независимого клиента Microsoft Internet Explorer.

−Интеграция с системами электронной почты. Интеграция с системами электронной почты позволяет органично включить в делопроизводственный контур не только делопроизводственный персонал, но и другие категории персонала организации - исполнителей, руководителей и т.д., предоставляя им возможность выполнения делопроизводственных операций

впривычной среде MS Outlook (MS Exchange Client) или Lotus Notes. Использование встроенного в клиента электронной почты программного обеспечения LanDocs, обладающего ограниченной функциональностью, позволяет не нагружать перечисленные выше категории персонала лишними функциями и значительно снижает суммарную стоимость проекта внедрения системы автоматизации делопроизводства.

337

−Интегрируемость и открытость. Система реализует документированный интерфейс прикладного программирования (API), который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами во внешние Windowsприложения, а также поддержку ряда стандартов, что позволило интегрировать LanDocs с рядом внешних программных систем и специализированным оборудованием - системами электронной почты, системой Fine Reader (для распознавания текстов сканированных документов), системами управления проектами MS Project и Open Plan, сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN).

−Подсистема безопасности, поддерживающая инфраструктуру открытых ключей. Подсистема обеспечивает использование электронной цифровой подписи для подтверждения авторства действий пользователей в системе и целостности данных; осуществляет шифрование конфиденциальных документов; реализует выпуск, хранение и отзыв сертификатов пользователей в соответствии со стандартом X.509. Использование данной подсистемы дает возможность внедрения автоматизированных систем безбумажного делопроизводства

идокументооборота.

−Подсистема сканирования и работы с изображениями. Наличие собственной подсистемы сканирования позволяет организовать интегрированный ввод и регистрацию в системе бумажных документов наиболее эффективным способом, без использования программного обеспечения третьих фирм.

−Поддержка XML. Наличие специализированного XML-шлюза (подсистема LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА) позволяет строить территориально-распределенные системы документооборота, объединяющие в единое информационное пространство множество локальных систем электронного документооборота, построенных как на базе программного обеспечения LanDocs, так и на других программных платформах.

Разработчик: Ланит, http://www.landocs.ru.

338

6.3.4. Optima Workflow

Optima WorkFlow — это комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота.

Основное назначение системы:

−автоматизация работы делопроизводственных и архивных служб предприятия;

−автоматизация деловых процессов обработки документов на базе использования «электронных административных регламентов»;

−повышение эффективности учета и контроля результатов работ по обработке документов подразделениями предприятия;

−мониторинг выполнения работ и исполнения поруче-

ний;

−обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации от несанкционированного доступа;

−обеспечение работы по безбумажной технологии. Концепция автоматизации документооборота, применен-

ная в системе Optima WorkFlow, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, технологические процессы или потоки работ, в ходе которых создаются и обрабатываются документы.

Система Optima WorkFlow обладает широким спектром функциональных возможностей, что позволяет создавать на ее основе автоматизированные системы различных конфигураций и масштабов, специфика которых зависит от поставленных задач и области применения. В состав базовых функциональных возможностей входят:

−обеспечение надежного хранения всех версий информационных объектов, вовлеченных в процессы обработки;

−оптимальная систематизация хранилищ документов в соответствии с требованиями предприятия: по структурному, организационному, тематическому или иному принципам;

339