Автоматизация процессов управления на машиностроительном предприятии. Мандрыкин А.В
.pdfЭлектронные архивы документов применяются в организациях и учреждениях, где требуется хранить большое количество документов в структурном порядке, производить их поиск, отслеживать изменения.
Системы коллективной обработки документов
(groupware)
Системы данного класса призваны обеспечить группу пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией, распределенной по компьютерной сети в виде общих документов. При этом необходима организация хранения документов, репликация на удаленные рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений и контроль всех версий документа, разработка маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установка уровня их прав и полномочий и .т.п.
Такие программные продукты часто интегрируют в себе средства обмена информацией и пересылки документов между пользователями сети в виде электронной почты.
Комплексные системы управления документами
К отдельному классу систем делопроизводства и документооборота можно отнести систему Documentum компании Documentum EMC. В данной системе наряду с традиционными функциями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль исполнения документов, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов. С их помощью может быть организован контроль платежей, контроль движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Количество видов документов, используемых в системе, и их реквизитов может быть настроено с учетом особенностей организации. Отличительной особенностью системы является возможность формирования отчетов по реквизитам документов в системе. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование
320
web-технологии делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в мелких и средних организациях с террито- риально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучения и т.д.
* * *
IDC, со своей стороны, предлагает расширенную классификацию СЭД, выделяя в этом секторе системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM), системы управления контентом (Content Management Systems), cистемы управления информацией (Information Management Systems) —
или порталы, системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) и системы управления потоками работ
(WorkFlow Management Systems).
СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-
процессов (business process EDM), используются для специ-
фических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы данного класса обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержи-
мым. Примеры реализаций: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспе-
чивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Примеры реализаций: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов
321
документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность требуемой информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между реализуемыми приложениями. Примеры реализаций: Adobe, Excalibur.
Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-
системы). Примеры реализаций: Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station).
Системы управления изображениями/образами
(Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации и микрофильмов в электронную форму. Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнеспроцессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнеспроцессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы или
PDM-системы). Примеры реализаций: Lotus (Domino/Notes
322
и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно допол-
нить также системами управления корпоративными элек-
тронными записями. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы, являясь свидетельством бизнестранзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERPсистемы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).
6.2. Workflow-системы
Согласно определению Workflow Management Coalition (WfMC – международный союз предпринимателей, основанный в 1993 году для выработки стандартов продуктов класса workflow), к программным продуктам класса workflow относятся программные продукты, полностью или частично автоматизирующие бизнес-процессы предприятия, при этом документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором определенных процедурных правил.
Основное отличие систем класса workflow от всех других систем – то, что все прочие системы, как правило, автоматизируют лишь определенный набор бизнес-функций (определенную функциональную область: бухгалтерский учет, финансовое управление, производство, взаимоотношения с клиентами и пр.), в то время как workflow – это комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятия. Исходя из развития
323
принципов управления предприятием, процессный подход заставляет менеджеров предприятий обратить внимание на взаимодействии участников процессов, так как в силу их неопределенности именно при взаимодействиях происходят наибольшие потери информации и времени, напрямую ведущие к финансовым потерям на предприятии. Если при функциональном управлении последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия определены в лучшем случае инструкциями, а чаще не определены никак, то при процессном управлении взаимодействия однозначно определены и потери возможны только при неправильном построении логики биз- нес-процессов.
6.2.1. Характеристики workflow-системы
На самом высоком уровне все workflow системы могут быть охарактеризованы как системы, обеспечивающие поддержку в трех функциональных областях:
Рис. 6.1. Основные характеристики workflow системы
324
−Встроенные функции, которые задаются определением и моделированием процесса workflow (Build-timefunctions). Задача данных функций заключается в декларативном определении бизнес-процесса. Во время этой фазы бизнес-процесс переводится из «реального» мира в «формальный», понимаемый компьютером, с помощью анализа, моделирования и использования набора средств декларативного представления. Результирующая декларация процесса носит название «модели процесса», «шаблона процесса», «метаданных процесса» или «определения процесса». Модель процесса состоит из ряда дискретных «действий», переход между которыми осуществляется в соответствии с набором некоторых правил посредством выполнения операций, исполнителем которых может быть как человек, так и компьютер. Определение процесса может быть представлено как текстовым или графическим описанием, так и декларацией на некотором формальном языке описания потоков работ. Некоторые процессы допускают возможность внесения изменений в их определение в ходе их выполнения.
−Функции контроля во время выполнения, отвечающие за управлением процессами workflow в эксплуатационной среде и последовательностью различных действий, которые будут обработаны как часть каждого процесса (Run-timecontrol- functions). Здесь происходит анализ определения процесса специальным программным обеспечением, которое отвечает за создание и управление экземплярами потоков работ, управление и планирование заданий, привлечение соответствующих человеческих, IT- и других видов ресурсов. Данные функции являются связующим звеном между моделью процесса в формальном определении и его реальным видом, отражающим взаимодействие пользователей и IT-приложений. Центральным компонентом системы является служба управления потоками работ, которая отвечает за создание и удаление процессов, планирование заданий процесса и взаимодействие с человеческими и автоматизированными ресурсами.
325
− Взаимодействие во время выполнения с пользователями или программными системами (Run-timeActivity- Interactions). Индивидуальные задания рабочего процесса, как правило, связаны с человеческой деятельностью, для выполнения которой привлекаются дополнительные IT-приложения (например, ряд форм для заполнения). Некоторые операции требуют наличия специальных средств для манипулирования данными (например, занесение новой записи в базу данных). Поэтому необходимо обеспечить гибкое взаимодействие пользователей со службой управления потоками работ для того, чтобы передавать управление между заданиями, назначать операционные состояния процессам, запускать приложения или передавать необходимые данные.
Следующая диаграмма отражает набор требований к функциональности workflow-систем:
Рис. 6.2. Требования к функциональности workflow системы
326
Выделяют следующие функциональные области, адресованные Workflow системам:
−определение процесса работ: спецификация данных для процесса и его обмена с окружающей средой;
−способность к взаимодействию: поддержание интероперабельности между различными системами workflow;
−вызов сторонних приложений;
−клиентские приложения: поддержание способности к взаимодействию с пользовательскими функциями интерфейса;
−администрирование и контроль: поддержание интерфейсов для обеспечения контроля системы, а также для облегчения управления взаимодействием с окружающей средой.
По мнению наиболее известных и влиятельных экспертов
ианалитиков рынка ИТ, таких как Garthner Group, Giga Information Group, AIIM, Delphi Consulting Group, workflow по-
степенно становится ключевой технологией, влияние которой оказывает воздействие на развитие других технологий. На основе концепции workflow сейчас развиваются модули таких западных гигантов автоматизации, как BAAN, Lotus Domino, существуют и отечественные разработки в которых workflow является средством интеграции различных функциональных приложений в корпоративных информационных системах.
6.2.2. Обзор существующих подходов к описанию бизнес-процессов
Одним из наиболее важных требований к системам управления потоками работ является следование ряду стандартов. На данный момент на рынке программных продуктов сложилась непростая ситуация со стандартизацией процесса построения систем управления потоками работ. Пока стандартизация workflow-систем носит больше теоретический, чем практический характер.
На данный момент различными разработчиками предложен ряд языков для описания рабочих процессов (все они разбиваются на две категории: графовые модели XPDL и WSFL, наглядно отражающие древовидную структуру процесса
327
и блочные модели BPML и XLANG), наиболее приближенные
кблочной структуре языков программирования):
−XPDL (XMLProcessDefinitionLanguage). Разработчик - Workflow Management Coalition. Представляет собой формаль-
ную модель для описания рабочих процессов, относящихся к любым сферам деятельности.
−BPML (The Business Process Modeling Language). Раз-
работчик - Business Process Management Initiative.
−XLANG. Разработчик - Microsoft. Спецификации BPML и XLANG являются родственными стандартами, реализующими блочную модель потоков работ.
−WSFL (The Web Services Flow Language). Разработчик: IBM. Представляет собой XML-язык, описывающий композицию произвольного типа Web-служб в рамках одной модели потоков (FlowModel). Данная композиция описывается последовательностью точек доступа к функциям, предоставляемым различными службами. Порядок запуска сервисов определяется с помощью управляющих потоков и потоков данных между Web-службами.
Все перечисленные спецификации имеют свои характерные особенности, определяющие преимущества в функциональности основанного на их базе решения.
6.2.3. Основные принципы построения workflowсистем
Стандарт WfMC (Workflow Management Coalition), опре-
деляет основную задачу системы Workflow так: «Автоматизация процессов, включающих комбинации операций, производимых человеком и машиной, в особенности таких, в которых человек взаимодействует со средствами ИТ».
Жизненный цикл бизнес-процесса может составлять считанные минуты и несколько месяцев, в зависимости от сложности и продолжительности каждой из его частей. Системы Workflow также могут быть ориентированы на разнообразные категории бизнес-процессов, разные среды, масштабы использования и реализованы с помощью различных средств.
328
Существует модель, разработанная WfMC, в которой описываются общие принципы построения систем Workflow, в частности интерфейсы, необходимые для взаимодействия систем, созданных различными разработчиками.
Технология Workflow не является совершенно новой, так как все информационные технологии, ее составные части, уже достаточно исследованы и используются. Принципиальное отличие кроется именно в интеграции таких информационных технологий, как моделирование бизнес-процессов, систем групповой работы, CASE-технологии, технологий управления проектами и т. д. Говоря в терминах Workflow, ключевым моментом является переход от «Определения процесса» к «Экземпляру процесса», то есть когда «картинка обретает жизнь».
В системах управления Workflow можно выделить следующие части:
−подсистема проектирования Workflow-моделей биз- нес-процессов. Выполняет функции создания формализованного описания бизнес-процесса в целом, правил выполнения каждого этапа и связей между ними;
−подсистема управления работой Workflow-процессов. Связывает компьютеризованную модель бизнес-процесса и его представление в реальном мире, состоящее из сообщений электронной почты, операций пользователей, файлов, данных от прикладных программ и прочих информационных объектов;
−подсистема, отвечающая за интеграцию со средствами, используемыми в бизнес-процессе, в частности электронной почтой, EDM-системами и т. п.
Любому предприятию приходится сталкиваться с разнообразием бизнес-процессов: начиная с простейших и хорошо структурированных и заканчивая сложными, сильно зависимыми от событий как внутреннего так и внешнего характера. Одной из главных проблем является то, что особенности выполнения некоторых этапов бизнес-процесса не могут быть предусмотрены и, следовательно, распланированы заранее.
Использование систем Workflow для управления столь разнообразными вариантами бизнес-процессов накладывает
329