Метод реком_АКТ

Методические рекомендации по составлению акта

Актом называется документ, подтверждающий установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место быть в настоящем. Он составляется несколькими лицами.

Акты делятся на несколько видов в соответствии со своим содержанием и назначением:

Акты приема-передачи (приниматься и передаваться могут выполненные работы, объекты, материальные ценности, дела и документы);

Акты осмотра (осмотр производится в целях проверки соблюдения техники безопасности, противопожарной безопасности, состояний условий труда, результатов деятельности);

Акты испытаний (подвергаться испытанию могут образцы, системы, технологии); Акты ревизий и инвентаризаций;

Акты расследовании аварий и несчастных случаев;

Акты об отказе от подписи (например, подписи, подтверждающей ознакомление с приказом);

Акты о ликвидации предприятия.

Невозможно дать весь перечень возможных актов. Фактически, любое производственное событие, факт или иное действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – это соблюдение порядка его составления и последующее правильное оформление.

Порядок составления актов

Основное назначение акта – фиксация деятельности комиссии. Комиссия может быть постоянно действующей, а может быть создана на некоторое время. Перечислим основные события, при которых создаются комиссии, деятельность которых оформляется данным документом. Это может быть ревизия, обследование, инвентаризация, передача товарно-материальных ценностей, передача дел, проведение испытаний, сдача в эксплуатацию готовых объектов и многие другие производственные события.

Правила составления акта

Несмотря на огромное разнообразие возможных актов, существует ряд единых стандартных правил, знание и соблюдение которых является главным условием грамотного составления документа:

Любой акт, независимо от его цели и назначения, должен быть подписан несколькими лицами (как минимум, двумя);

Стандартный акт по своей структуре должен содержать:

- титульную часть, содержащую его название (акт осмотра, испытаний и т.д.), дату и место составления, его регистрационный номер, в отдельных случаях – гриф, свидетельствующий об утверждении руководителем предприятия;

- констатирующую часть, содержащую непосредственно текст самого документа, при наличии – перечень приложений, количество экземпляров, а также подписи всех лиц, участвующих в событии, послужившего поводом для составления акта, включая подпись руководителя организации, которая стала объектом проведенных мероприятий.

Обратите внимание, что датой акта считается не время проведения работ комиссией, а непосредственно дата его составления. Время работы комиссии указывается отдельно в констатирующей части текста.

Акт составляется одним человеком. От его лица и пишется текст. В начале составляющий документа указывает свою фамилию, затем в алфавитном порядке - фамилии, инициалы и должности всех участников мероприятия, послужившего поводом к его составлению. Далее в тексте идет хронологическое изложение событий. Как правило, в акте излагаются только факты, иллюстрирующие развитие ситуации. Иногда в конце даются выводы и предложения лиц, подписывающих документ.

Одна из возможных форм изложения событий – в виде таблице. Это могут быть также абзацы и пункты.

Количество заинтересованных сторон определят количество экземпляров акта.

Если требуют обстоятельства, то после основного текста указывается место хранения каждого экземпляра.

Перед подписями лиц, участвующих в составлении акта, дается отметка о наличии приложений, если таковые имеются.

Все лица, принимавшие участие в составлении документа, должны подписать документ, даже если они не согласны с его содержанием. Об их несогласии делается специальная пометка, что у данных лиц есть замечания, а сами замечания должны быть изложены на отдельном листе в произвольной форме.

Все, чьи интересы затрагивает акт, должны быть ознакомлены с ним под роспись. После подписей лиц, участвовавших в составлении текста, делается отметка "С актом ознакомлены:" и дается перечень заинтересованных лиц и их росписи.

В случае, если необходимо утверждение акта руководителем предприятия, гриф об утверждении должен быть проставлен в правом верхнем углу на первом листе акта.

Форма составления акта

Название организации, название структурного подразделения, название акта, основание издания, дата, индекс, место составления и заголовок к тексту, т.е. его реквизиты, размещаются в титульной части.

Бывают ситуации, когда акт является внешним документом и предназначается для передачи в сторонние организации. В этих случаях реквизиты дополняются юридическим адресом организации, которая выступала автором акта.

Дата и место события, которое фиксируется актом, должны быть идентичны дате и месту его составления.

Заголовок и текст акта содержат его основное содержание.

Поскольку название вида документа не меняется – «акт», меняется только вторая часть названия. Формально она может быть двух видов:

- Родительный падеж формы деятельности комиссии: «акт ревизии», «акт проверки», «акт испытаний» и т.д.

- Отглагольное существительное от вида деятельности комиссии: «акт о приеме-передаче», «акт о списании», «акт о ликвидации» и т.д.

Структура акта

Структура самого акта состоит из трех частей: преамбула (введение), констатирующая часть, резюме (выводы).

Преамбула содержит информацию о целях и задачах работы комиссии, а также о сроках этой работы. Далее преамбула дает сведения об основаниях для инициирования работы комиссии. Как правило, это документ, имеющий название, автора, дату и номер. Например, приказ руководителя, договор, решение, заключение и т.д. Следующий компонент преамбулы — информация о председателе комиссии, его фамилия, инициалы и должность. Следом идут фамилии, инициалы и должности всех членов комиссии. Если в работе комиссии принимали участие сотрудники других организаций, то в этом списке должны быть указаны и они. Кроме фамилии и должности, для этих сотрудников необходимо указать название организации, которую они представляют.

Констатирующая часть раскрывает суть фактов, которые были установлены, дает перечень методов, использованных при проверке, а также содержит выводы, замечания и предложения членов комиссии, участвовавших в событии, послуживших основанием для составления акта. Констатирующая часть может состоят из нескольких абзацев, пунктов, либо быть оформлена в виде таблицы. Резюмирующая часть В резюмирующей, заключительной части даются подписи председателя и всех членов комиссии. Порядок следования подписей соответствует порядку перечисления членов комиссии в преамбуле. Должности членов комиссии в этой части не указываются. Как уже отмечалось выше, если один или несколько членов комиссии окажутся не согласны с заключениями акта, рядом с его подписью делается пометка "Особое мнение члена комиссии А.Е. Яковлева дано в приложении". Данное особое мнение оформляется в виде приложения.

В заключительной части также дается информация о том, сколько экземпляров данного документа существует и где находится каждый из них. Как правило, количество экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон.

Утверждение актов

Существует ряд актов, которые обретают юридическую силу в момент их утверждения. Например, акт о списании товаров с истекшим сроком годности должен быть утвержден руководителем организации. Другие акты (прежде всего, акты, связанные с финансами и материально-технической базой) вступают силу только после того, как гриф утверждения будет заверен печатью. Важный момент: все лица, чья деятельность отражена в акте, должны в обязательном порядке ознакомлены с ним и расписаться в этом. Хранятся акты чаще всего вместе с делами по соответствующим направлениям деятельности предприятия и в тех структурных подразделениях, куда были направлены их копии. Пример составления акта

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_________ А.В. Ключевский

12.04.2017г.

Рис.1 - Форма составления акта

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210894-sostavlenie-aktov