В водной части протокола после заголовка приводятся:
1. Сведения о председателе и секретаре заседания – их фамилии и инициалы.
2. Сведения о присутствовавших. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число присутствующих больше 10, то указывается общее число. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих, списки после регистрации участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу, например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано: Всего членов ОАО 135 человек, присутствовали 117 человек.
3. Повестка дня. Количество вопросов, рассматриваемых на заседании, и их последовательность, как правило, обсуждаются заранее во время подготовки заседания и оформляются в виде повестки дня. Она или является приложением к протоколу (если протоколируются заседания коллегий министерств, комитетов), о чем делается запись в тексте: Повестка дня заседания прилагается, или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня – краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта следует указать фамилию и должность докладчика, например:
1. О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р. Аксакова. 2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы Л.Д. Булановой. |
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел текста состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер решаемого вопроса, затем на одной строке вслед за цифрой прописными буквами печатается слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки абзаца приводятся инициалы и фамилия докладчика в винительном падеже и через тире запись выступления. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада подготовлен заранее для передачи секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается соответствующая запись, например:
1. СЛУШАЛИ: З.Е. Константинова (текст доклада прилагается) |
Далее с новой строки печатается слово «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего (в именительном падеже) и через тире запись его выступления от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступлении. Фамилии задававших вопросы выступавшему, ответы на них печатаются с новой строки, например:
В.К. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? К.П. Лысиков – К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы |
Решения, принятые по обсуждаемому вопросу, являются третьей частью раздела протокола, начинающейся со слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и в распорядительных документах, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
После текста оформляется реквизит «подпись». Подписывают протокол председатель и секретарь собрания (протоколы правления акционерных обществ или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании):
Председатель Секретарь |
Подпись Подпись |
В.А. Сидоров Е.М. Крылова |
Рис. 5.13. Образец оформления полного протокола.
Краткий протокол (рис. 5.14.) фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада. Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут переданы секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.
Рис. 5.14. Образец оформления краткого протокола.
Выписка из протокола (рис. 5.15.) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи).
В конце составляется заверительная надпись. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Рис. 5.15. Образец оформления выписки из протокола.