Лекция 5. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Докладные записки.
Справки.
Акты.
Протоколы.
Большинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- справка;
- акт;
- протокол.
Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях. Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает его к определенным действиям.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений.
Текст такой докладной записки, как правило, делится на две части:
- констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты (обычно негативные);
- изложение выводов и предложений.
Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.
Докладная записка должна содержать следующие реквизиты: «наименование учреждения», «название вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «адресат», «заголовок к тексту», «текст», «подпись» (с указанием должности, фамилии, инициалов). При составлении документа используются следующие клишированные синтаксические конструкции: Сообщаю Вам, что…; Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести).
В зависимости от местонахождения адресата докладные записки делятся на внутренние (рис. 5.7.) и внешние (рис. 5.8.). Докладная записка, адресованная руководителю учреждения или структурного подразделения, называется внутренней; если же докладная записка направляется в вышестоящую организацию, то это будет внешняя докладная записка. Внешние докладные записки оформляются на бланке организации, внутренние – на обычном листе бумаги.
Рис. 5.8. Образец оформления внешней докладной записки.
Объяснительная записка – это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаше всего случаи нарушения трудовой дисциплины).
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. Первая группа документов представляет собой приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем (рис. 5.9.).
Во вторую группу включаются записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с …, вследствие…, по причине того, что… и т.п.
Как и внутренние докладные записки, объяснительные записки могут оформляться рукописным образом на стандартном листе бумаги. Такие записки оформляются так же, как и внутренняя докладная записка.
Рис. 5.9. Образец оформления объяснительной записки.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.
Справки составляются, как правило, по запросам вышестоящих и сторонних учреждений, имеющих право на получение соответствующей информации (судебные и налоговые органы, милиция, прокуратура), - это внешние справки. Справки могут составляться также и внутри учреждения – это внутренние справки. Внешние справки составляются на общем бланке учреждения, внутренние – на чистом листе бумаги.
Различают также справки личного характера (рис.5.10.) и служебно-информационного (рис. 5.11.).
Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п. Такие справки всегда направляются за пределы учреждения, поэтому они оформляются на общем бланке. Поскольку текст справки личного характера по своему содержанию типичен, он оформляется на трафаретном бланке, на котором содержится заранее занесенная постоянная информация и оставлено место для переменной информации. Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются необходимые сведения. Не рекомендуется использовать в тексте архаичные обороты: настоящим подтверждается, действительно обучается, настоящая справка.
Рис. 5.10. Образец оформления справки личного характера.
Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организаций; на документы, послужившие основанием для составления справки, и др.). Текст может делится на разделы и пункты. Очень часто справочную информацию представляют в табличной форме.
Рис. 5.11. Образец оформления служебно-информационной справки.