Должностная инструкция Администратор проектов ооо «Гостиница Экватор»

1. Название подразделения

2.Название функциональной сферы

3. Кому непосредственно подчиняется

Отдел АУП

Дирекция

Операционному директору

4. Нижестоящие подразделения / сотрудники

5. Кто замещает

6. Кого замещает

---

Назначенное должностное лицо

Лицо, назначенное приказом

7. Основные задачи

7.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального и Операционного директора предприятия;

7.2. Участвует в реализации текущих проектов Генерального и Операционного директора;

7.3. Координирует реализацию экологической политики предприятия; в том числе осуществляет планирование, реализацию и координацию экологических акций предприятия;

7.4. Непосредственно осуществляет ведение делопроизводства Генерального и Операционного директора, обеспечивает оформление документов в соответствии с требованиями стандартов, установленных на предприятии;

7.5. Принимает документы и личные заявления на подпись Генеральному и Операционному директору;

7.6. Участвует в организации системы документооборота (в т.ч. электронного); при необходимости осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях предприятия и обучение персонала;

7.7. Быстро, четко и правильно ориентируется в нормативно-правовой базе, регулирующей основную деятельность предприятия в целом, а также работу подчиненных операционному директору должностных лиц; Юрист?

7.8. Осуществляет поиск, сбор и анализ необходимой информации для Генерального и Операционного директора.

7.9. Осуществляет работу по защите информации, составляющей коммерческую и служебную тайну; Юрист? Служба безопасности?

7.10. Организует и осуществляет деятельность по подготовке (сбор необходимой информации, материалов, оповещение участников о времени, месте проведения, повестке дня) заседаний, встреч, совещаний Генерального и Операционного директора;

7.11. Ведет и оформляет протоколы и другие документы, фиксирующие ход и результат заседаний, встреч, совещаний, переговоров Генерального и Операционного директора;

7.12. Доводит к сведению работников предприятия указаний, распоряжений, приказов операционного директора предприятия, координирует деятельность по исполнению решений операционного директора, осуществляет контроль над соблюдением работниками сроков исполнения решений Генерального и Операционного директора;

7.13. Принимает поступающую на рассмотрение Генерального и Операционного директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

7.14. Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Генерального и Операционного директора на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

7.15. Планирует рабочий день Генерального и Операционного директора, занимается организацией и координацией встреч/ мероприятий, разработкой рационального режима работы;

7.16. Обеспечивает гостеприимный приём посетителей Генерального и Операционного директора;

7.17. По поручению Генерального или Операционного директора составляет письма, запросы, ответы на письма/запросы, готовит другие документы и материалы, необходимые для работы операционного директора;

7.18. Обеспечивает сопровождение командировок Генерального и Операционного директора (заказ билетов, трансфера, бронирование отелей, бронирование участия в форумах и т.д.);

7.19. Организует отправку/получение почтовой корреспонденции (писем, посылок);

7.20. Участвует в подготовке и организации внешних и корпоративных мероприятий, в том числе готовит презентационные материалы для публичных выступлений Генерального и Операционного директора;

7.21. Выполняет иные поручения Генерального и Операционного директора в рамках служебных отношений.

7.22. Контролирует соблюдение фирменного стиля как внутри компании, так и во внешних точках контакта.

7.23. Осуществляет контроль разработки и реализации договоров и контрактов по рекламированию продукции или услуг.

7.24. Разрабатывает, заказывает и размещает рекламную и печатную продукцию для общественных зон отеля, номеров и внутреннего пользования.

7.25. Разрабатывает и заказывает мультимедийные рекламные материалы для использования в электронном формате

7.26. Наполняет и поддерживает в актуальном состоянии доски информации для сотрудников,

7.27. Осуществляет информационное наполнение и поддержание в актуальном состоянии официального сайта отеля, при необходимости организует проведение технических работ для поддержания его работоспособности;

7.28. Занимается закупом, упаковкой и организацией вручения корпоративных подарков для партнёров;

7.29. Осуществляет оперативное взаимодействие с SMM-специалистом, предоставляет ему актуальную информацию о новостях, событиях и акциях, требующих освещения в соцсетях, при необходимости помогает с разработкой текстового и мультимедийного контента;

7.30. Обеспечивает взаимодействие с поставщиком услуг мобильной связи, ведёт учёт и выдаёт SIM-карты пользователям корпоративной мобильной связи;

7.31. Ведёт корпоративный медиабанк, сохраняет в нём надлежащем виде фото- и видео с прошедших мероприятий.

Для исполнения функции № 7.1

Для исполнения функции № 7.2

Для исполнения функции № 7.3

Для исполнения функции № 7.4

Для исполнения функции № 7.5

Для исполнения функции № 7.6

8. Основные права

Администратор проектов имеет право:

8.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

8.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

8.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

8.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

8.5. Подписывать и визировать документы в рамках своих должностных обязанностей. 

9. Ответственность

9.1. Администратор проектов несет ответственность за:

• за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

• за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

• за причинение материального ущерба организации возлагается материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный организации вследствие неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

• за нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность организации в пределах, установленных внутренними документами предприятия;

• за невыполнение правил охраны труда, в том числе правил использования оборудования, инструментов, сырья и материалов, применения технологий производственного процесса, противопожарной безопасности и производственной санитарии, установленных нормативными документами РФ и документами организации в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

10. Профиль требований к должности (компетенции)

10.1 Специальные знания

10.2 Квалификационные требования

-приказы, распоряжения, методические рекомендации, иные нормативные документы и

материалы, касающиеся деятельности предприятия;

-структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

-организацию и ведение делопроизводства;

-методы оформления и обработки документов;

-правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-основы этики и эстетики;

-правила делового общения;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты,

производственной санитарии и личной гигиены.

Образование: высшее профессиональное

Опыт работы администратором проектов: не менее полугода.