Access4
.pdfСистема управління базами даних MS ACCESS
Лабораторна робота № 4
Тема: ACCESS. Реляційні таблиці, запити, форми. Оформлення звітів.
Мета: Уміти налагоджувати реляційні зв’язки між таблицями, створювати реляційні запити , оформляти звіти.
План
1.Реляційний запит.
2.Автозвіт.
3.Майстер звітів.
4.Конструктор звітів.
Теоретичні відомості.
Дві або більше таблиці, які мають хоча б одне спільне поле і між якими є зв’язок по спільному полю, називаються реляційними. Реляційними також є форми, запити і звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях.
Для реляційного зв’язку використовують поля, в яких значення не повторюються, наприиклад, числове поле типу лічильник, поле з персональним номером співробітників тощо ( поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ ( командою з головного меню ИСПРАВИТЬ => КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ або командою з контекстного меню поля.
Задавши ключове поле хоча б в одній таблиці, можна налагоджувати зв’язки між таблицями командою СЕРВИС=>СХЕМА ДАНИХ. У вікні СХЕМА ДАНИХ вставляють потрібні таблиці, а зв’язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву поля в іншій. Зв’язок можна аналювати, клацнувши на лінії зв’язку і виконавши команду DELETE. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв’язків.
Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори, у вікно конструктора вводять потрібні таблиці і лише тоді формують зв’язки. Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць ( методом перетягування чи іншим).
Розглянемо принципи формування звітів. Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір. Є такі засоби створення звітів:1) Конструктор( не для початківців ); 2) майстер звітів; 3) автозвіти.
Як і в випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора. Звіт складається з декількох частин ( елементів, не всі вони є обов’язковими), які створює конструктор, а саме:
Заголовок звіту;
Верхній колонтитул ( повторюються на усіх сторінках);
Область даних;
Нижній колонтитул;
Примітки.
За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об’єкти. Дані редагувати у звіті не можна.
Хід роботи.
1.Запустіть програму ACCESS і відкрийте БД, що містить таблиці Рейтенг та Адреси.
2.Відкрийте по черзі конструктори цих таблиць і зробіть поле НОМЕР у них ключовим.
3.Створіть реляційний запит. У запиті повинні бути такі поля з двох таблиць: Номер, Група, Прізвище, Ім’я, Вулиця з таблиці Адреси і поле Сума з таблиці Рейтинг. Задайте режим впорядкування за спаданням рейтингу ( поле Сума).
4.Запустіть запит на утворення і перегляньте результати.
5.Змініть тип запиту на утворення нової таблиці, утворіть її з назвою Облік.
6.Додайте в упорядковану за полем Сума таблицю Облік поле з назвою Місце ( тип лічильник).
7.Перегляньте таблицю. У кого з студентів 5-й рейтенг?
8.Утворіть рядковий автозвіт на базі таблиці Облік. Вікно БД=> Закладка Отчет=> Создать=> Автоотчет:
строчний=> Облік=> ОК.
9.Розгляньте звіт. Виконайте команду Предварительний просмотр.
10.Розгляньте стуктуру звіту. Перейдіть у режим конструктора.
11.Закрийте конструктор і збережіть звіт з назвою Звіт1.
12.Почніть створювати Звіт2 за допомогою майстра звітів. Вікно БД=>Закладка Отчет=> Создать =>Мас-
тер отчетов => Облік => ОК. Виконайте всі вимоги майстра.
13.Сформуйте структуру звіту з таких полів і в такому порядку: Група, Прізвище, Ім’я, Сума, Місце.
Вибирайте по черзі поля у вікні ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ і натискайте на кнопку з позначкою > => ДАЛЕЕ.
14. Задайте групування записів у звіти по полю Група і натисніть на кнопку ДАЛЕЕ. 1
15.Упорядкування можете не задавати ( ДАЛЕЕ ).
16.Задайте вигляд макету звіту. Макет задайте ступінчатий, орієнтацію книжкову, увімкніть режим налаштування ширини полів для розміщення звіту на одній сторінці ( за замовчуванням усе це вже повинно бути задано) => ДАЛЕЕ.
17.Виберіть стиль, який вам більше до вподоби ( ДАЛЕЕ ). Який стиль ви вибрали?
18.Звіту дайте ім’я Звіт2, перемкніть звіт у режим перегляду і натисніть на кнопку ГОТОВО.
19.Розгляньте звіт і його структуру.
20.Змініть структуру звіту у режимі констуктора так, щоб покращати вигляд звіту:
а) клацніть один раз у вікні заголовка групи ( виберіть назву групи Група) і зменшіть заголовок методом зменшення об’єкта; б) зменшіть і вигідніше розташуйте ( перетягніть) інші об’єкти на свій розсуд;
в) перемістіть через буфер обміну об’єкт Група з верхнього колонтитулу в заголовок групи; г) розмалюйте різними кольорами різні структурні частини звіту; д) задайте прізвища товстим шрифтом 16 пунктів; е) зробіть інші зміни на свій розсуд.
Постійно перемикайте режими КОНСТРУКТОР на ОБРАЗЕЦ і навпаки, щоб оглянути результати кожного кроку.
21.Перепишіть у зошит останній рядок звіту.
22.Покажіть викладачеві і збережіть звіт.
23.Закінчіть роботу. Здайте звіти.
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ.
1.Що таке реляційні таблиці?
2.Як налаштувати реляційні зв’язки?
3.Яке призначення ключового поля?
4.Як додати дві таблиці в конструктор запиту?
5.Як зв’язати два поля у двох таблицях?
6.Яке призначення звітів?
7.Які є способи утворення звітів?
8.З яких частин складається звіт?
9.Що таке реляційний запит?
10.Якою командою задають реляційні зв’язки?
11.Як зліквідувати зв’язок таблиць?
12.Який спосіб утворення звітів є оптимальним для початківців?
13.Як вибрати об’єкт у полі конструктора звіту?
14.Як змінити шрифт тексту всередині об’єкта ?
15.Що таке групування записів у звіті?
16.Що таке реляційний звіт?
17.У чому полягає комбінований спосіб створення звіту?
18.Як перемістити об’єкт на стрінці в режимі конструктора звіту?
19.Як розмалювати частини звіту різними кольорами?
20.Що таке реляційна форма?
21.Як перемкнути режим конструктора і перегляду взірця звіту?
22.Чи можна редагувати дані в звіті?
23.Чи можна редагувати підписи полів у звіті?
24.Як змінити структуру звіту?
25.Яка різниця між формою і звітом?
2