Моделирование бизнес-процессов
Функциональный подход к управлению
Процессный подход к управлению
Система, структура, виды структур организации
Компоненты бизнес - процесса
Основные принципы в управлении:
разделение труда, при котором специализация является естественным порядком вещей;
единство цели и руководства, когда виды работ, имеющие общую цель, группируются, выполняются по единому плану и руководство ими осуществляется одним руководителем;
соотношение централизации и децентрализации, при котором для каждой ситуации существует оптимальный баланс между централизацией и децентрализацией;
единоначалие, предполагающее получение приказов (распоряжений) каждым работником только от одного непосредственного начальника;
принцип цепи команд, означающий создание в организации соподчиненной цепи руководителей от высшей власти до низших уровней. Эта цепь — путь для вертикальных связей.
Функциональный подход
Логика функциональной структуры — централизованно координируемая специализация. В ней трудно проследить вклад каждого в конечный результат и общую прибыльность. Функциональная ориентация приводит к тому, что менеджеры заинтересованы, в первую очередь, в эффективности выполнения только своих собственных задач.
Функциональный подход к управлению организацией был и остается весьма эффективным в массовом производстве типовой продукции, выполняемой силами большой армии низкоквалифицированных рабочих, использующих простое оборудование.
Необходимость новых подходов
Повышение требований клиентов
Усиление конкуренции
Резкое нарастание изменений
Основные недостатки линейнофункциональной структуры организации
незаинтересованность в конечном результате;
низкая оперативность;
громоздкость структуры управления.
Сравнение функционального и процессного подходов
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ |
ПРОЦЕССНЫЙ |
внимание фокусируется на отдельных функциях, работах, исполнителях |
в центр внимания ставит эффективность процессов в целом |
Работники ориентированы на основную задачу — удовлетворение требований начальника |
Работники ориентированы на основную цель — удовлетворение клиента |
Работники, участвующие в выполнении процесса, разделены и взаимодействуют только через руководителей |
Работники, участвующие в выполнении процесса, объединены и взаимодействуют напрямую |
Контролируются узкие участки — функции, выполняемые для всех экземпляров процессов |
Контролируется весь процесс в целом ( каждый из его экземпляров) |
Совершенствование работы отдельных функциональных подразделений преимущественно административными методами |
Совершенствование процессов с помощью методов моделирования и анализа бизнес-процессов |
Основные достоинства процессно-ориентированной структуры
Содержание труда исполнителей становится богаче.
• Во-первых, увеличивается размах деятельности: работа меняется от простой к многоплановой.
• Во-вторых, увеличивается глубина деятельности, т.е. степень свободы в организации своей работы.
• Структура становится более «плоской» и гибкой.
• Повышается ответственность за конечный результат
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА
Основные свойства системы
• целостность;
• делимость;
• коммуникативность;
• динамичность;
• целеустремленность.
Структура
Структура (от латинского structura — строение, расположение) — совокупность устойчивых связей между компонентами системы.
Под связью понимается такое отношение между объектами, когда изменениям одного из них соответствуют изменения другого.
Компоненты, включаемые в структуру, называют структурными объектами (элементами). •
Таким образом, для того чтобы задать структуру, необходимо выделить структурные элементы и установить между ними связь.
Виды структур организации
Организационная структура — это структура, элементами которой являются подразделения организации разного уровня иерархии, а связями — отношения руководства-подчинения.
Производственная структура — это структура, элементами которой являются технологические операции и средства их выполнения, а связями — материальные потоки (потоки материалов, комплектующих, продукции и т. д.).
Функциональная структура — структура, элементами которой являются функции, реализуемые подразделениями предприятия, а связями — взаимодействие или взаимовлияние функций.
Информационная структура — совокупность центров производства, сбора, анализа и распространения информации, связанных информационными потоками.
Декомпозиция системы
• Структурные объекты, являющиеся частями системы, сами могут состоять из других, более мелких частей, т. е. являться подсистемами.
Т. о., для любой системы выполняется принцип иерархичности: любой компонент системы выступает как часть системы более высокого уровня и одновременно как система для компонентов низшего уровня.
• Детализация структурного объекта, т. е. расчленение его на части называется декомпозицией. Расчленение системы на подсистемы выполняется различными способами и определяется используемыми основаниями декомпозиции — признаками.
Понятие бизнес-процесса
«Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы, предоставляющие ценность для клиента».
Свойства процесса
1. Процесс — это совокупность взаимосвязанных функций (действий, операций, процедур), упорядоченных во времени и пространстве. Процессы называют «потоком событий».
2.Процесс имеет четкие границы — входы и выходы.
3. Процесс создает продукт, имеющий потребительскую ценность для клиента (заказчика).
4.Процесс может быть измерен. Для оценки эффективности процесса могут быть использованы ключевые показатели результативности (метрики).
5. За выполнение процесса назначается владелец процесса, должностное лицо, несущее ответственность за ход и результаты процесса.
Основные компоненты бизнес-процесса
Входы — это входные объекты, которые преобразуются в выходы в ходе выполнения процесса. Примеры входных/выходных объектов: сырье, материалы, комплектация, продукция, информация, услуга. Входы и выходы могут быть внешними, т. е. иметь источник (приемник) во внешней среде, или внутренними, т. е. входы одного процесса являются выходами другого.
Потребители процессов
• первичные, получающие основной выход;
• вторичные, получающие побочные выходы;
• косвенные, не получающие первичный выход, но являющиеся следующими в цепочке;
• внешние клиенты, находящиеся вне компании, которые получают выход процесса (дистрибьюторы, агенты, розничные продавцы и др.);
• внешние косвенные (конечные потребители).
Интерфейс процесса
• механизм (организационный, информационный, технический), посредством которого процесс взаимодействует с предшествующим и последующим процессами. Например, интерфейс передачи информации может быть реализован посредством компьютерной сети, посредством почтового отправления или курьерской доставки документов на бумажных носителях, посредством устного сообщения и т. д.
Владелец процесса
• Осуществляет управление процессом.
• Несет основную ответственность за процесс, в том числе:
• выявление и выполнение всех требований потребителя (в том числе внутреннего);
• результат процесса (выход) и его своевременную доставку потребителю (в том числе внутреннему);
• эффективность процесса.
Ключевые показатели результативности (метрики)
• измеримые характеристики (атрибуты), по которым владелец процесса и высшее руководство могут судить о том, насколько эффективно выполняется процесс.
• Выбор метрик зависит от конкретного процесса. Обычно присутствуют метрики времени, цены и качества.
Примерами метрик являются:
• среднее время обработки заявки;
• производительность (количество продукции в единицу времени);
• количество участников бизнес-процесса;
• себестоимость товара или услуги;
• процент брака (процент отказов клиентам);
• уровень обслуживания.
Цель процесса
Необходимо определить цель процесса. Содержательная формулировка дополнена значениями метрик, отражающими, например, время выполнения процесса, стоимость, различные характеристики качества. Для одного процесса может быть сформирована целая система целей. При выявлении целей очень важно учитывать цели и требования всех заинтересованных сторон — прежде всего, потребителей процесса, а также его поставщиков, инвесторов, акционеров и участников (сотрудников компании).
Классификация бизнес-процессов
Основные бизнес-процессы связаны с производством конечных продуктов компании, передаваемых во внешнюю среду потребителям (заказчикам, клиентам, распространителям).
Вспомогательные процессы обеспечивают работу основных процессов. Они напрямую не контактируют с продукцией, их задача — формирование инфраструктуры.
Управление бизнес-процессами также можно рассматривать как совокупность процессов, осуществляемых системой управления компании. При этом можно выделить процессы текущего управления и процессы развития (оптимизации).