Глава 1. Распорядительная документация

Распорядительные документы – это документы, с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенной учреждении, организации или на предприятии.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа у управляемому, от вышестоящей организации в подведомственную, от руководителя организации к руководителю структурного подразделения и работников данной организации и так далее. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы: их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач, поставленных перед данным предприятием, учреждением, органом власти.

Приказы также выдаются по вопросам создания, организации, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности предприятия или структурного подразделения, утверждения или изменения положений, правил, инструкций, планов, структур.

Различают приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказ по основной деятельности оформляют на основных бланках. В состав реквизитов приказа входят: реквизит углового или продольного бланка с указанием наименования вида документа, даты, номера, заголовка к тексту, текст, подпись, реквизиты согласования и визирования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметки для автоматического поиска документа.

Текст приказа состоит из 2-х частей: констатирующей, распорядительной. В констатирующей части излагаются основания или причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Точка в конце констатирующей части не ставится. Т. к. приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами от нулевого положения табулятора. Она делится на пункты, а иногда на подпункты. В последнем пункте назначается лицо, которому поручается контроль за исполнением приказа.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документами по личному составу.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты: название вида документа; дату; порядковый номер приказа; место издания приказа; индекс документа; заголовок к тексту; текст; подпись руководителя; отметку о согласовании; фамилию и номер телефона исполнителя.

Распоряжение - правовой документ, составленный руководителем организации или его заместителем. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования;

• эмблему;

• наименование организации;

• название вида документа;

• дату и номер документа;

• место издания;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• визы.

Указание - организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа. Издаётся при оформлении командирования, наложения взыскания.

Право издания этого документа имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Распорядительная часть начинается со слова «Обязываю». Если, согласно законодательству, нельзя обязать выполнить действие, не входящее в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом «Предлагаю».

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления (совет директоров, учёный совет), принимаемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения оформляется в том же порядке, что и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти (комитетами, комиссиями), образуемыми при органах власти.

Коммерческая тайна. Экз. №3
		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДРУЖБА» Личная подпись Е.Н. Демидов
ООО «ДРУЖБА» Ул. Пушкина, д.34, Москва, 145678 Тел: +7(495)555-35-35 ПРИКАЗ
15.10.2019 №23 17.09.2019 Москва
Об итогах ревизии по проверке финансового учета
В связи с тем, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Главному бухгалтеру Ишаковой М.А. подготовить и предоставить документацию о порядке ведения финансового учета до 14.10.2019 2.Разработать и предоставить форму учета по командировкам до 14.10.2019 3.Секретарю Ерушиной С.П. составить журнал учета доверенностей до 14.10.2019 4.Отправить пакет документов, представленных по списку, старшему экономисту АО «Тверь» Савельевой Р.О. 5.Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Прошину А.Е.
Генеральный директор Личная подпись Е.Н. Демидов
Заместитель директора СОГЛАСОВАНО Личная подпись А.Е. Прошина Старший экономист АО «Тверь» 21.09.2019 Личная подпись Р.О. Савельева 21.09.2019
Павлов Г.В. В дело № 05-31 за 2019 г. Ведущий специалист Старший специалист А.А. Северянинов +7(495) 555-35-35 Личная подпись 15.10.2019

ООО «ДРУЖБА» ПРИКАЗ

15.10.2019 №23

Москва

Об итогах ревизии по проверке финансового учета

В связи с тем, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Главному бухгалтеру Ишаковой М.А. подготовить и предоставить документацию о порядке ведения финансового учета до 14.10.2019 2.Разработать и предоставить форму учета по командировкам до 14.10.2019 3.Секретарю Ерушиной С.П. составить журнал учета доверенностей до 14.10.2019 4.Отправить пакет документов, представленных по списку старшему экономисту АО «Тверь» Савельевой Р.О. 5.Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Прошину А.Е.

Генеральный директор Личная подпись Е.Н. Демидов

Заместитель директора СОГЛАСОВАНО Личная подпись А.Е. Прошина Старший экономист АО «Тверь» 15.10.2019 Личная подпись Р.О. Савельева 15.10.2019

Павлов Г.В. В дело № 05-31 за 2019 г. Ведущий специалист Старший специалист А.А. Северянинов +7(495) 555-35-35 Личная подпись 15.10.2019

Коммерческая тайна. Экз. №3
		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДРУЖБА» Личная подпись Е.Н. Демидов 15.10.2019 Прошу в срок до 1.11.2019 выдать трудовую книжку Смороднянской Л.М. Личная подпись Е.Н. Демидов 21.09.2019
ООО «ДРУЖБА» Отдел кадров Ул. Пушкина, д.34, Москва, 145678 Тел: +7(495)555-35-35 ПРИКАЗ ПРИКАЗ
15.10.2019 №4 Москва
Об увольнении
УВОЛИТЬ: Смороднянскую Лидию Михайловну, старшего специалиста, 15.10.2019 по собственному желанию в соответствии со ст.80 ТК Российской Федерации. Основание: заявление Смороднянской Л.М. от 15.10.2019
Приложение: 1. Федеральный закон от 27.09.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» в 1 экз. Генеральный директор Личная подпись Е.Н.Демидов
Юрисконсульт Личная подпись С.В.Полянский 15.10.2019 Смороднянская Л.М. с приказом ознакомлена Личная подпись 15.10.2019
Павлов Г.В. В дело № 05-31 за 2019 г. Ведущий специалист Старший специалист А.А. Северянинов +7(495) 555-35-35 Личная подпись 15.10.2019

Г лава 2. Информационно-справочная документация

Информационные письма - разновидность письма, извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо, организацию о свершившемся акте.

Письма-приглашения - могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. Целесообразно использовать изготовленные типографские трафареты, в которых заполняется от руки фамилия, имя, отчество приглашённого, время и день события, на которое приглашается адресат.

Письма-просьбы - излагают какую - либо просьбу предельно кратко и уважительно. Подчёркивают заинтересованность организации в её скорейшем исполнении, заранее выражают благодарность за исполнение.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия, содержащая изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка, подписанная автором и адресованная руководителю предприятия, называется внутренней. Она может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.

Объяснительная записка - документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого - либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Служебная записка - документ внутренне деловой переписки между структурными подразделениями, организациями или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Контроль
		Генеральному директору ОАО «ЭкоЛаб» Рудневу К.А. Ул. Профсоюзная, д.12к3, Москва, 145365 тел./факс: (496) 888-77-66
ОАО «ЭкоЛаб» Ул. Профсоюзная, д.12к3, Москва, 145365 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
21.09.2019 №48 Москва
Об обеспечении производственного отдела десятью рабочими столами
Сообщаю Вам, что работникам производственного отдела предприятия требуется десять рабочих столов. Прошу принять соответствующие меры по скорейшему восстановлению работы отдела.
Начальник производственного отдела Личная подпись Г.П. Волков
Генеральный директор Личная подпись К.А. Руднев
Семенов Г.В. В дело № 03-15 за 2019 г. Канцелярия Ведущий специалист Старший специалист А.В. Росликов вх. 19/20 +7(495) 989-89-89 Личная подпись 01.11.2019 01.11.2019

Контроль
		Генеральному директору ОАО «ЭкоЛаб» Рудневу К.А. Ул. Профсоюзная, д.12к3, Москва, 145365 тел./факс: (496) 888-77-66
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
05.11.2019 №37 Москва
О причинах несвоевременной доставки продукта партнерам
Сообщаю Вам, что продукция нашей компании не была своевременно доставлена партнеру в связи с технической неисправностью транспортного средства.
Руководитель производственного отдела Личная подпись Г.П. Волков
Генеральный директор Личная подпись К.А. Руднев
В дело № 04-19 за 2019 г. Старший специалист А.В. Росликов Личная подпись 21.09.2019

		ФГБОУ ВО «Государственный университет по землеустройству» Декану факультета «Кадастр недвижимости», к.э.н. доц. Смирновой М.А.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12.11.2019 Москва
Об отсутствии на занятиях
Я, Чифранова Екатерина Андреевна, в связи с болезнью отсутствовала на занятиях в университете с 29.09.2019 по 14.10.2019
Приложение: медицинская справка 1659-1/у на 1 л. в 1 экз. Студентка 31к2 группы Личная подпись Е.А. Чифранова
Декан факультета Личная подпись М.А. Смирнова к.э.н.доц.
В дело № 05-31 за 2019 г. Заведующий ДОУ К.Н. Уваров Подпись 12.11.2019

		ФГБОУ ВО ГУЗ «Государственный университет по землеустройству» Декану факультета «Архитектура», к.т.н. доц. Супруновой К.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
21.12.2019 Москва
Прошу перевести студентку Чифранову Екатерину Андреевну на факультет «Архитектура».
Декан факультета Личная подпись М.А. Смирнова «Кадастр недвижимости» к.э.н.доц.
В дело № 05-31 за 2019 г. Заведующий ДОУ К.Н. Уваров Подпись 12.11.2019

		Главе администрации Савченко В.Р. Ул. Столярова, 21, г. Дмитров, Московская обл., 131200
ОАО «ВОСХОД» Ул. Северная, д.32, г. Москва, 124567 тел./факс: (495) 630-70-61 ОКПО 123…, ОГРН 123… ИНН/КПП 123……/123…
25.10.2019 №76
О выделении средств из бюджета
Уважаемый Всеволод Романович! Просим Вас выделить средства из областного бюджета в размере 7 млн. рублей (семь миллионов рублей) на строительство молодежной спортивной площадки в парке «Сосновый бор» Заранее выражаем Вам свою благодарность.
Генеральный директор Личная подпись Н.К. Угаров
В дело № 05-31 за 2019 г. Старший специалист С.Л. Гуськов Личная подпись 21.09.2019

Г лава 3. Персональная документация

Заявление - документ, содержащий просьбу ил предложение лица (лиц), адресованное должностному лицу или организации.

Реквизиты:

- наименование организации;

- название вида документа;

- адресат;

- дата;

- текст;

- подпись.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких — либо материальных ценностей.

Текст расписки включает:

1. должность, фамилию, имя, отчество лиц выдавшего и получившего что-либо;

2. перечень полученных с указанием количества и стоимости(цифрами и прописью).

Реквизиты:

- название вида документа;

- дата

- текст

- подпись(давшего расписку).

Доверенность - документ о предоставлении права доверия лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя, предпринимателя или гражданина. По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.

Доверенность бывает двух видов:

-официальные, выданные предприятием;

-личные, выданные гражданину физическим лицом;

Официальная доверенность выдается представителю предприятия на совершение каких-либо сделок. Реквизиты:

- название вида документа;

- юридический адрес предприятия

- наименование предприятия

- текст

- дата

- номер

- подпись должностных лиц

- печать предприятия

Личная доверенность выдаётся от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Личная доверенность нотариального заверения не требует, согласно Гражданскому кодексу РФ.

Доверенности выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня выдачи.

Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (Гражданский кодекс РФ). Доверенность хранится в архиве в течение трёх лет.

Реквизиты: название вида документа; дата; текст;

- подпись и расшифровка личной подписи доверителя

- подпись должностного лица заверившего доверенность

- печать организации в которой работает доверитель.

РАСПИСКА
23.10.2019 №3 Москва
Я, Чифранова Екатерина Андреевна, (Паспорт: серия 4513 №509415), студентка 31к2 группы, факультета кадастр недвижимости, получила от студента 41к2 группы, факультет кадастр недвижимости, Ефременко Р.А. ноутбук HP стоимостью 60000 (шестьдесят тысяч) рублей сроком до 01.01.2020 г.
Студентка 33к группы Личная подпись Е.А. Чифранова
Студент 41к2 группы Личная подпись Р.А. Ефременко 23.10.2019

ЗАЯВЛЕНИЕ		Генеральному директору ОАО «ЭкоЛаб» Рудневу К.А. от Чифрановой Е.А. Ул. Профсоюзная, д.12к3, Москва, 145365 тел./факс: (496) 888-77-66
23.10.2019 №5 Москва
Прошу принять меня, Чифранову Екатерину Андреевну, на вакантную должность менеджера по продажам с 01.11.2019
Личная подпись Е.А. Чифранова
Верно Инспектор службы кадров Личная подпись С.Д. Долин 23.10.2019
В дело № 05-31 за 2019 г. Заведующий ДОУ В.Д. Стрыкало Подпись 23.10.2019

ДОВЕРЕННОСТЬ
19.10.2019 №6 Москва
Я, Чифранова Екатерина Андреевна, студентка 31к2 группы, факультета кадастр, доверяю получить причитающуюся мне материальную помощь за сентябрь 2019 года в размере 3600 (трех тысяч шестисот) рублей по причине моей нетрудоспособности, студенту 41к2 группы, факультета кадастр недвижимости, Ефременко Роману Александровичу.
Студентка 31к2 группы Личная подпись Е.А. Чифранова
Студент 41к2 группы Личная подпись Р.А. Ефременко
Заверено З.П. Григорьева

З аключение

Рассмотренные выше организационно-распорядительные документы подготовлены на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности предприятий и фирм.

Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений - залог высокой эффективности управленческой деятельности. Делопроизводство - это не просто техническая работа по учету, своевременному докладу документов начальнику и их хранению. Это своеобразный процесс производства, система организационного, информационно-аналитического, правового и прогнозного обеспечения управленческого труда.