2872

21

4. В закрытом акционерном обществе. Затон разработана должностная инструкция на секретаря-референта, который является сотрудником секретариата, возглавляемого помощником генерального директора.

Проанализируйте заголовочную и содержательную части должностной инструкции, найдите ошибки в оформлении и допишите наименования недостающих разделов. Обратите внимание на заголовочную и оформляющую части документа, которые должны отразить должности разработчика и руководителя, утвердившего должностную инструкцию.

Какой реквизит, являющийся обязательным, отсутствует в оформляющей части? Какие должностные лица должны завиировать эту должностную инструкцию?

5. Канцелярия государственного унитарного предприятия. Пилот.

разработала типовую должностную инструкции для секретаря структурного подразделения предприятия. При этом начальник канцелярии не пользовался типовым формуляром должностной инструкции, ограничившись двумя разделами – .Требования к квалификации и Обязанности..

Исходя из основной трудовой функции, зафиксированной в трудовых договорах секретарей структурных подразделений (делопроизводство отдела), начальник канцелярии сформулировал обязанности этой категории работников. В документе были допущены грубые ошибки в формулировках задач, функций (видах работ) и обязанностей секретаря.

Проанализируйте фрагмент этой должностной инструкции:

.Секретарь обязан:

-контролировать исполнение отдельных указаний;

-выполнять приказы генерального директора;

-поддерживать чистоту и порядок в кабинете руководителя;

-вести прием посетителей;

-осуществлять оперативную связь с партнерами и клиентами;

22

-обрабатывать и хранить документы отдела;

-вести делопроизводство в соответствии с существующей практикой;

-решать организационные вопросы (встреча гостей, размещение их в гостинице и др.);

-следить за расписанием рабочего дня;

-осуществлять организацию и подготовку совещаний, переговоров,

приемов руководителя отдела..

Определите, что из перечисленного относится к функциям, что к обязанностям? Сформулируйте те же обязанности правильно.

Аргументируйте свой вариант.

6. Выберите вариант, в котором правильно перечислены реквизиты типового формуляра положения:

а) наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения, текст, подпись;

б) наименование структурного подразделения, наименование вида документа, ссылка на документ-основание, дата, номер, гриф утверждения,

текст, подпись;

в) наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, ссылка на документ-

основание, дата, номер, гриф утверждения, грифы согласования, текст,

подпись.

7.Проанализируйте гл. 27 Гражданского кодекса РФ. Установите требования законодательства к назначению и содержанию гражданского договора. Особое внимание обратите на состав реквизитов удостоверения договора.

8.Ознакомьтесь с гл. 3 Трудового кодекса РФ. Установите требования

кстатусу, содержанию и оформлению трудового договора.

23

Обратите внимание на понятие существенные стороны трудового договора. Найдите отличия в содержании гражданского и трудового договоров.

9. Изучите ст. 52 Гражданского кодекса РФ, ст. 11 Федерального закона. Об акционерных обществах., ст. 5 Федерального закона .Об обществах с ограниченной ответственностью., ст. 9 Федерального закона .

О государственных и муниципальных унитарных предприятиях.

Определите закрепленные законодательством нормы к содержанию устава как учредительного документа юридического лица.

Тема 5. Документирование распорядительной деятельности Содержание темы

1.Роль и значение распорядительной документации в документировании управленческой деятельности. Состав распорядительных документов.

2.Нормативные и правовые акты как вид распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти.

3.Приказ как основной документ, используемый для документирования единоначальной распорядительной деятельности.

Правила составления и оформления приказов по основной

деятельности организации.

4.Разновидности распоряжений. Правила составления и оформления распоряжений.

5.Выписка из распорядительного документа, порядок ее оформления.

6.Юридическая сила распорядительных документов.

24

Методические рекомендации

При изучении темы необходимо уяснить, прежде всего, роль распорядительной деятельности в управлении, которая определяет особые требования к документам, оформляющим распорядительную деятельность.

При подготовке к занятиям студентам следует усвоить значение нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти в распорядительной деятельности.

При изучении темы студенты должны обратить внимание на то, что конкретный вид распорядительного документа выбирается не произвольно,

а в соответствии с действующим законодательством, нормативными и нормативно-методическими документами в зависимости от уровня органа управления или власти, компетенции должностного лица, порядка принятия управленческого решения, (единоначально или коллегиально).

Все виды распорядительных документов издаются либо на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления, либо по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение). Обычно эта особенность издания распорядительных документов усваивается студентами не сразу, следует помнить, что текст распорядительного документа должен отразить инициативу его издания.

Особое внимание следует уделить порядку визирования и согласования распорядительных документов, а также оформлению этих процедур.

При изучении темы следует внимательно отнестись к такому документу, как распоряжение. Каждая разновидность этого документа имеет свой порядок применения и особенности в оформлении.

Большинство распорядительных документов являются внутренними документами организаций. Однако в силу их особого статуса следует

25

изучить нормативно закрепленные требования как к составлению, так и к оформлению распорядительных документов с точки зрения их юридической силы. Не менее важным является вопрос о придании юридической силы копии распорядительного документа и выписки из него.

Студент должен четко представлять разницу между статусом и применением каждого вида распорядительного документа, определяющим и порядок его оформления.

Вопросы и задания

1. Используя предложенную ситуацию, составьте и оформи-те приказ по основной деятельности.

Директор общества с ограниченной ответственностью. Стрела.,

зарегистрированного в г. Тверь, В. М. Комов 13 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе общества. Инвентаризация проводилась в связи с заключением договора с фирмой. Логистика. о полной реконструкции и современном оснащении склада готовой продукции. Директор распорядился о создании комиссии под председательством заместителя директора Ю. И. Токарева с участием главного бухгалтера Т. Ф. Бородкиной и начальника хозяйственного отдела В. С. Данилова. Директор поручил к 20 октября представить на утверждение отчеты о состоянии складского учета (на 1

октября), об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на

10 октября) и готовой продукции (по состоянию на 15 октября).

Проект приказа был завизирован коммерческим директором А. Ю.

Николаевым и юристом общества И. Р. Ромашовым.

2. Используя приказ, составленный вами в задании 1, оформите его копию, предназначенную для рассылки в структурные подразделения.

3. Проанализируйте предложенный образец приказа, выявите ошибки и составьте правильный вариант приказа.

26

4.Пользуясь приказом, составленным в задании 3, оформите выписку из приказа о назначении приемочной комиссии.

5.Оформите распоряжение, используя следующую ситуацию. В

ООО. Архитектор заместитель директора по собственной инициативе издал распоряжение об изменении распорядка работы отдела по работе с клиентами. По этому распоряжению сотрудники отдела начинают свою работу в 10.00 и заканчивают в 22.00. Отдел работает без выходных дней. В

отделе устанавливается сменный график работы, разработать и вести который поручено начальнику отдела. Распоряжение согласовано с юридической службой, службой безопасности и отделом кадров.

6.Директор муниципального унитарного предприятия, основываясь на докладной записке главного бухгалтера, в которой содержится

налоговые органы (ИНН), издал приказ, в котором предписывается кадровой службе отказывать в приеме на работу лицам, не имеющим таких

свидетельств. Предложение главного бухгалтера аргументировано

большой загруженностью работников бухгалтерии, которые в условиях повышенной текучести кадров на предприятии вынуждены тратить время на оформление ИНН вновь принятых работников.

Изучить ст. 65 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает обязательный состав документов, предъявляемых работником при приеме на работу.

Изучить п. 25 ГОСТ Р 51141-98. Пользуясь полученными сведениями, докажите наличие или отсутствие юридической силы этого приказа.

7. Отметьте вариант, где правильно перечислены реквизиты, которые в зависимости от учредительных документов организации содержит типовой формуляр распорядительного документа:

27

а) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/ КПП,

наименование организации, наименование вида документа, дата, номер,

место составления, заголовок, текст, подпись, визы согласования;

б) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, гриф утверждения, место составления, заголовок,

текст, подпись, визы согласования;

в) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование организации, наименование вида документа,

справочные данные об организации, дата, номер, место составления,

заголовок, текст, подпись, визы согласования.

8. Из предложенных вариантов выберите тот, в котором правильно сформулировано распорядительное действие:

а) Начальнику службы управления персоналом Е. Д. Ивановой

15.12.0000 представить на утверждение график отпусков;

б) Начальнику службы управления персоналом организовать разработку и утверждение графика отпусков работников предприятия;

в) Е. Д. Ивановой не позднее второй декады декабря текущего года представить график отпусков.

9. Секретарю генерального директора ЗАО. Стрелец необходимо заверить копию приказа генерального директора для рассылки по подразделениям ЗАО. Какой из вариантов заверения копии будет правильным?

а) Верно Секретарь Подпись Инициалы, фамилия Дата Печать

28

б) С подлинным верно Подпись Фамилия, инициалы в) Копия верна

Секретарь Подпись Инициалы, фамилия

10.Копия приказа генерального директора ЗАО. Стрелец необходима сотруднику одного из подразделений ЗАО для ведения переговоров с партнерами Общества. Как секретарь генерального директора должен заверить копию?

11.На каком экземпляре распорядительного документа проставляются визы согласования:

а) на первом, остающемся в деле;

б) на втором, с которым работал исполнитель.

12. Отметьте правильный вариант оформления подписи в приказе

(учтите, что документ подготовлен на бланке):

29

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК:

Основная литература:

1. Карпов, А.С. Основы делового общения и законодательства РФ [Текст] / А.С. Карпов // учебное пособие – ВГЛТА. Воронеж. – 2013. – 418 с.

Дополнительная литература:

1.Сарафанова, Е.В. Грузовые автомобильные перевозки [Текст]: / ЕВ.

Сарафанова, А.А. Евсеева // учебное пособие. – изд. центр.: «Март», Москва

–Ростов на Дону – 2008. – 480 с.

2.Ковальчук, А. С. Основы делового общения [Текст] : учеб. пособие для студентов вузов / А. С. Ковальчук. - М. : Дашков и К , 2007. - 300 с.

3.Деловое общение [Текст] : учеб. пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов.

- 2-е изд. - М. : Дашков и К, 2007. - 528 с

4.Автотранспортное предприятие [Текст]: отраслевой ежемес. науч. –

произв. журнал для работников автотранспорта / Минтранс России.-М.: НПП

«Транснавигация» Минтранс России, 2002-.

30

Вера Викторовна Разгоняева

Владимир Анатольевич Зеликов

Руслан Александрович Кораблев

Алексей Анатольевич Штепа

Документооборот и делопроизводство

Методические указания для самостоятельной работы

студентов по направлению подготовки 23.03.01 -

Технология транспортных процессов