32

Во втором разделе «Основные задачи» формулируются основные направления деятельности структурного подразделения. Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности (отделы, отделения, группы), то задачи определяются подробно и структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими структурными единицами.

Перечисление задач структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать второстепенными. При формулировании задач, возложенных на подразделение, следует учитывать следующие основные требования, такие как:

предельная точность и определенность;

решаемость;

адекватность основным целям подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются конкретные виды служебной деятельности структурного подразделения. Они должны быть сформулированы таким образом, чтобы отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно сделать для того, чтобы выполнить задачу?» и должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

Существует ряд правил, которыми необходимо руководствоваться, разрабатывая этот раздел Положения. Следует учитывать, что:

функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, при помощи которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

функции должны быть изложены максимально полно;

функции разных структурных подразделений не должны дублироваться;

функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

функции должны структурироваться (то есть разделяться на должностные обязанности сотрудников и работников подразделения);

перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя к второстепенным функциям;

функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны соотноситься с правами подразделения.

Если перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с этими задачами.

В четвертом разделе «Права и полномочия», соответственно, устанавливаются права и полномочия структурного подразделения, необходи-

11

мые для выполнения возложенных на него функций. Анализ практики управленческой деятельности показывает, что при формулировании прав и полномочий также существуют определенные правила. Назовем основные из них:

права и полномочия должны соотноситься с определенной функцией или группой функций (поскольку они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач);

право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие

–и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;

при составлении данного раздела вначале перечисляют полномочия, затем – права, а внутри этих блоков – вначале основные полномочия или права, а потом - второстепенные;

если отделить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право.

В организационно-распорядительных документах, к числу которых относится Положение, права обычно делятся на два вида:

1) распорядительные (например, право использовать имеющиеся у подразделения ресурсы – информационные и материальные, запрашивать у других структурных подразделений необходимые документы и информацию и др.);

2) организационные (например, право проводить совещания по вопросам деятельности подразделения, знакомиться с проектами решений руководства, касающихся подразделения, и т.п.).

Полномочия, как правило, носят распорядительный характер, например:

представление интересов органа внутренних дел и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями;

привлечение специалистов для реализации проектов по согласованию с руководством и др.

В отдельный блок можно выделить права и полномочия руководителя структурного подразделения, которые он может делегировать своим подчиненным сотрудникам. Соответственно, в Положении должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.

В разделе «Ответственность» в соответствии с действующим законодательством устанавливается ответственность руководителя структурного подразделения за неисполнение или некачественное исполнение подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав. Эта ответственность предусматривает применение санкций (мер ответственности) за совершенные действия (несвоевременное и не-

12

надлежащее исполнение функций, необеспечение информацией, несоответствие разработанных актов действующему законодательству, недостатки в работе подразделения и т.п.).

При определении персональной ответственности руководителя структурного подразделения основной акцент должен быть сделан на ответственность, связанную с руководством подразделением.

Вэтом разделе Положения также желательно зафиксировать, что ответственность сотрудников и работников подразделения устанавливается их должностными регламентами (должностными инструкциями).

Целесообразно конкретизировать, к какому виду ответственности могут быть привлечены сотрудники и работники подразделения. Начальник органа внутренних дел может привлечь сотрудников и работников только к дисциплинарной либо материальной ответственности. За административные правонарушения и уголовные преступления, совершенные в ходе выполнения данными сотрудниками и работниками функций, возложенных на подразделение, они могут быть привлечены к ответственности согласно действующему законодательству.

Вразделе «Организация работы» определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций.

Как уже отмечалось, по решению начальника органа внутренних дел

вПоложение могут включаться и другие разделы, детализирующие деятельность структурного подразделения, например, раздел «Взаимодейст-

вие (служебные связи)».

Впроцессе решения задач, выполнения возложенных функций и реализации предоставленных прав происходит взаимодействие с другими структурными подразделениями органа внутренних дел. Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении определенных действий, имеющих различные характеристики. Среди них можно отметить следующие:

1. Совместные действия, например, при разработке проекта локального нормативного документа; могут осуществляться несколькими подразделениями в составе рабочей группы, созданной по приказу начальника органа внутренних дел из сотрудников этих подразделений.

2. Согласованные действия. Могут быть как одновременными, так и поочередными – происходит выполнение действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, например, при подготовке и проведении оперативного совещания.

3. Односторонние действия. Все структурные подразделения органа внутренних дел представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании

13

средств, выделенных, например, на проведение служебной командировки. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу.

4. Встречные действия, например, склад (как подразделение, входящее в тыловую службу органа внутренних дел) предоставляет другим подразделениям канцелярские принадлежности, картриджи и т.п., а подразделения выполняют встречные действия – представляют отчет об использовании данных принадлежностей. В Положении регламентация встречных действий может отражаться более подробно - в первую очередь организация передачи и получения различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т.д.), односторонних действий в адрес структурного подразделения.

Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление

– получение» или «передача – получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если такие связи постоянны, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.

Совместные и согласованные действия могут быть регламентированы более детально в локальных нормативных актах, например, в приказе начальника органа внутренних дел, где подробно закрепляются действия каждого из структурных подразделений.

Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в разделе «Функции»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы.

Все вышеназванные действия отображают существующие в органе внутренних дел взаимосвязи, как вертикальные, так и горизонтальные.

Если разрабатывается Положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия будет еще более сложным, так как необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей.

Вэтом разделе также должен быть описан порядок урегулирования разногласий между структурными подразделениями в случае их возникновения.

Вцелом при разработке раздела «Взаимодействие (служебные связи)»

можно руководствоваться следующими основными правилами, выработанными в процессе многолетней управленческой практики:

в Положении о структурном подразделении должны быть зафиксированы только постоянные и устойчивые взаимосвязи между структурными подразделениями;

14

встречные действия подразделений должны найти одинаковое отражение в Положении о каждом из них;

в Положении отражаются связи между структурными подразделениями, а не между отдельными сотрудниками. Следовательно, при формулировках необходимо ориентироваться на контакты руководителей взаимодействующих подразделений.

Взаимоотношения конкретных исполнителей обычно находят свое отражение в должностных регламентах (должностных инструкциях). Хотя, если есть необходимость, в данном разделе можно зафиксировать, например, что сотрудник или работник должен санкционировать свои действия у непосредственного руководителя, согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя) и т.п.

Еще один раздел, который может включаться в Положение - «Структура подразделения». В нем в соответствии со спецификой подразделения указывают:

1. Структуру подразделения, порядок ее формирования и утверждения. 2. Порядок назначения на должность, снятия с должности и замещения руководителя подразделения (при необходимости указывают квалификационные требования к руководителю — образование, стаж

службы (работы) и др.).

3. Наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними основных направлений деятельности подразделения.

4. Порядок утверждения Положений о структурных единицах подразделения (при их наличии).

5. Порядок разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников и работников подразделения (кто их разрабатывает и утверждает, в каком порядке они вводятся в действие).

При описании в Положении структуры подразделения может быть использован один из двух способов:

1) текстовой способ - путем перечисления структурных единиц (отделов, отделений либо групп сотрудников и работников, выполняющих работы по отдельным направлениям, либо отдельных сотрудников и работников) и описания взаимосвязей между ними;

2) графический способ - в виде схемы, на которой отражены структурные единицы подразделения, административные взаимосвязи между ними (на схеме это можно изобразить с помощью сплошных линий) и функциональные взаимосвязи (в виде пунктирных линий).

Кроме рассмотренных нами разделов в Положении по мере необходимости и по указанию начальника органа внутренних дел может быть включена информация об имуществе подразделения и ведении им дело-

15

производства и отчетности. Это может быть оформлено как в виде отдельных разделов, так и в виде отдельных абзацев в уже существующих разделах, например, раздел «Имущество подразделения» может включаться в Положение в том случае, если в ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В остальных случаях достаточно сделать отсылку к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Делопроизводство и отчетность подразделения», где фиксируются вопросы об использовании бланков документов органа внутренних дел, о порядке подготовки документов, правилах использования печати и различных штампов структурного подразделения, также может включаться в Положение. При определении порядка предоставления отчетов о деятельности подразделения уточняется, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству органа внутренних дел.

После утверждения Положения целесообразно ознакомить с ним под расписку всех сотрудников и работников структурного подразделения во избежание недоразумений и конфликтных ситуаций. Ознакомление сотрудников подразделения с Положением, как правило, организует руководитель структурного подразделения. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой весь личный состав подразделения проставляет соответствующие отметки.

Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены новым Положением.

В процессе деятельности органа внутренних дел может возникнуть необходимость пересмотра и изменения существующих положений о структурных подразделениях. Основанием для внесения изменений в Положение является приказ начальника органа внутренних дел.

Изменения и переработка Положения могут осуществляться в следующих случаях:

при плановом пересмотре Положения;

при реорганизации, изменении названия структурного подразделения, изменении нормативных основ его деятельности;

при изменении штатного расписания структурного подразделения, его подчиненности;

по инициативе руководителей и сотрудников подразделения с целью совершенствования его деятельности.

Порядок согласования изменений к Положению аналогичен порядку согласования проекта Положения. При необходимости внесения большого количества изменений разрабатывают новую редакцию Положения. Как показывает практика, плановый пересмотр Положения осуществляют, как

16

правило, не реже одного раза в пять лет. Отмену действующего Положения о подразделении осуществляют при утверждении новой редакции Положения или ликвидации данного структурного подразделения. При необходимости вносят соответствующие изменения и дополнения в действующие организационные документы органа внутренних дел.

Следует учитывать, что внесение изменений в Положение может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных регламентов (должностных инструкций) сотрудников и работников этого подразделения.

После утверждения один экземпляр Положения, как правило, хранится у руководителя подразделения, второй — в кадровой или юридической службе органа внутренних дел, если иное не определено приказом начальника органа внутренних дел.

Сроки хранения положений о структурных подразделениях определены приказом МВД России от 30.06.2012 г. № 6551. В соответствии с п.п. «а» п. 20 Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, положения о структурных подразделениях хранятся по месту их разработки и (или) утверждения постоянно.

Итак, основные требования к оформлению положений о структурных подразделениях, их содержанию, основные подходы к их разработке, встречающиеся в современной управленческой практике, нами рассмотрены.

Следует отметить, что в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации в последнее время был принят целый ряд приказов, утвердивших положения о департаментах Министерства внутренних дел Российской Федерации, главных управлениях (управлениях) Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъектам Российской Федерации, типовое положение о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне2.

Положения, утвержденные этими приказами, относятся к нормативным документам иного уровня управления, в них закрепляются правовой статус и организация деятельности департаментов, главных управлений и т.п.

1См.: Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения: приказ МВД России от 30.06. 2012 г. № 655.

2См.: Об утверждении положения о Департаменте государственной службы и кадров МВД России: приказ МВД России от 16.06.2011 г. № 660; Об утверждении Положения о Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России: приказ МВД России от 16.06.2011 г. № 651; Об утверждении типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне: приказ МВД России от 21.04.2011г. № 222.

17

Эти документы имеют другую структуру. Так, типовое положение о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне содержит только три раздела, такие как:

1.Общие положения.

2.Полномочия (в раздел включены задачи и права по реализации полномочий территориального органа).

3.Организация деятельности (включена информация о назначении начальника территориального органа, его заместителях, обязанностях начальника, структуре территориального органа, делопроизводстве и печати, имуществе территориального органа и др.).

В то же время, как показывает анализ вышеназванных нормативных документов, в этих трех разделах отражена информация, аналогичная той, которая содержится в соответствующих разделах положений о структурных подразделениях в рамках одного органа внутренних дел.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, каждое подразделение органа внутренних дел при подготовке Положения должно ответственно относиться к содержанию данного нормативного документа, так как задача последнего - это юридическое воздействие на подразделения и отдельных сотрудников органов внутренних дел с целью достижения их эффективной деятельности.

Рассмотрев процесс разработки типового положения о структурном подразделении органа внутренних дел, требования к его оформлению и содержанию, следует отметить, что действенность данных управленческих документов, их влияние на эффективность работы личного состава подразделений в значительной мере определяются качеством этого документа, его информационной ёмкостью, соблюдением требований к формулировкам всех его позиций. Только в этом случае нормативная регламентация деятельности органов внутренних дел будет способствовать специализации структурных подразделений, а также четкому разграничению должностных обязанностей их сотрудников и работников, что окажет положительное влияние на работу всех подразделений органов внутренних дел.

18

ПРИЛОЖЕНИЕ

УТВЕРЖДАЮ

Личная подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

ПОЛОЖЕНИЕ О ______________________________________________

(наименование структурного подразделения)

СТРУКТУРА ТЕКСТА

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и полномочия

Ответственность

Организация работы

19

ЛИТЕРАТУРА

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: принят и введен в

действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03. 03.2003 г. № 65-ст.

2.Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (в ред. изм. от № 1/96 ОКУД): утв. Государственным стандартом Российской Федерации № 2/98 ОКУД, Государственным стандартом Российской Федерации № 60/2010 ОКУД, приказом Росстандарта от 23.12.2010 г. № 1076-ст.

3.Трудовой кодекс Российской Федерации: утв. Федеральным законом Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (с изм. и доп.).

4.Об утверждении Положения о Департаменте государственной службы и кадров МВД России: приказ МВД России от 16.06.2011 г. № 660.

5.Об утверждении Положения о Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России: приказ МВД России от 16.06.2011 г. № 651.

6.Об утверждении типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне: приказ МВД России от 21.04.2011 г. № 222.

7.Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации с указанием сроков хранения: приказ МВД России от 12.05.2006 г. № 340.

8.Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения: приказ МВД России от 30.06.2012 г. № 655.

9.Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебнопрактическое пособие. М.: КНОРУС, 2010.

10.Щур Д.Л. Методика разработки положений о структурных подразделениях [Электронный ресурс] // http://www.hr-portal.ru (дата обращения: 12.09.2012).

20