2525

Министерство образования и науки РФ ГОУ ВПО “Сибирская государственная автомобильно-дорожная ака-

демия (СибАДИ)”

С.М. Аксёнова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебное пособие

Омск

СибАДИ

2011

3

УДК 658.56 ББК 65.050.9(2)25

А …

Рецензенты:

канд. техн. наук, доц. Г.В. Шурышева (Хакасский технический институт –

филиал ФГОУ ВПО “Сибирский федеральный университет”) канд. техн. наук, доц. С.В. Никоноров

(ГОУ ВПО “Южно-Уральский государственный университет”)

Работа одобрена редакционно-издательским советом академии в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по специальности 080502 − Экономика и управление на предприятии (строительство)

заочной и ускоренной форм обучения.

Аксёнова С.М.

А …. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / С.М. Аксёнова.– Омск: СибА-

ДИ, 2011. – 112 с.

Учебное пособие предназначено для практических занятий по документационному обеспечению управления специалистам, деятельность которых связана с постоянным использованием больших массивов информации. В пособии описаны основные виды организационно-распорядительной документации.

Материалы пособия подготовлены в строгом соответствии с действующими в РФ законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

Прил.5. Библиогр.: 15 назв.

©ГОУ “СибАДИ”, 2011

4

Введение

Предлагаемое учебное пособие – результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами. Были использованы исследования известных авторов в области делопроизводства – В.И. Андреевой, М. В. Кузнецовой, М. В. Кирсанова, В. А. Кудряева, А. Н. Соколовой и других авторов, а также типовые инструкции по делопроизводству и новый ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», который введен в действие с 1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов РФ (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности и т.п.

Пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в

соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление органи-

зацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования,

финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельно-

сти организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий в актах; производственно-

хозяйственная деятельность в договорах, контрактах, коммерче-

ской переписке и т.д.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами поможет без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов сосредоточить внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, рассматривается технология ведения делопроизводства в

5

организации. В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются контрольные вопросы. Также в конце учебного пособия даны приложения, перечень вопросов для подготовки к зачету по дисциплине.

Содержание дисциплины

Учебное пособие по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» предназначено для студентов, обучающихся по специальности 080502 – Экономика и управление на предприятии (строительство), и включает в себя следующие темы: основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству; основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации; составление и оформление основных видов документов; организация документооборота.

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала прилагаются контрольные вопросы.

Материалы пособия подготовлены в строгом соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

Данное учебное пособие можно использовать для очной и заочной форм обучения.

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1.Значение документального обеспечения управления

Своевременность получения и достаточность информации – фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

Информация – важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме. Информация считается основным фактором развития общества, она пронизывает все аспекты

6

управления, определяет экономические результаты, поэтому современное общество называют «информационным».

Функции, права и обязанности этих подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда, таких как положения о подразделениях, штатных расписаниях.

Общие правила поведения и взаимодействия участников и организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива, положением о персонале или трудовым распорядком, а обязанности, права и ответственность каждого специалиста и руководителя – должностной инструкцией и трудовым договором.

Трудовой процесс по производству изделия сопровождается также разработкой многочисленных документов: чертежами и другой конструкторской документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями, технологической документацией, финансовыми документами, учетными документами и др.

Подразделения пишут друг другу служебные записки, докладные, их деятельность регулируют приказами, распоряжениями руководителей разного уровня.

В процессе производства изделия стороны обмениваются служебными письмами разного предназначения: напоминающие, информирующие, уточнение, изменение условий и т.п.

Завершается эта деятельность отгрузкой изготовленного изделия, его отправкой с сопроводительными документами, выставлением банковского счета на оплату (издержек производства).

1.2.Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству

Делопроизводство – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организация работы с документами в процессе осуществления ими управленческой функции.

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ; Собрание законодательства РФ 1995 г. №8. Ст. 609. С. 1213).

Основные направления решения проблем, связанных с переработ-

7

кой огромных объемов информации:

1.Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации.

2.Ускорение процессов обработки и передачи информации.

3.Минимизация затрат на поиск и хранение данных.

ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства) –

это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятии, в организациях и учреждениях.

На основе ЕГСД разработан нормативный документ (ЕГСДОУ) – единая государственная система документационного обеспечения управления.

Стандартизация – процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации:

плановая документация;

отчетно-статистическая документация;

первичная учетная документация;

финансовая, первичная и отчетная бухгалтерская документация;

организационно-распорядительная документация;

документация по ценообразованию;

документация по материально-техническому снабжению и сбыту;

документация по торговле;

документация по внешней торговле;

проектная документация для строительства;

8

документация по изобретениям и открытиям;

документация по социальному обеспечению;

документация по труду и социальным вопросам и т.д. Особой группой документов, в которых зафиксирована техниче-

ская мысль, являются технические документы (графические и текстовые).

Наиболее известные системы:

ЕСКД – Единая система конструкторской документации. ЕСТД – Единая система технологической документации.

ЕСТПП – Единая система документации по технической подготовке производства.

Структура и правила оформления отчетов о научноисследовательских работах – НИР, СНиП и др.

Благодаря этим нормативным материалам технические специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они были выбраны.

Наиболее широко используемой группой документов являются

организационно-распорядительные документы, существующая и унифицированная система организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Реквизит-признак – реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание – реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Показатель в документе – совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

Бланк документа (бланк) – носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Схема расположения реквизитов документов – модель по-

9

строения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов.

Схема размещения реквизитов организационно-распорядитель- ных документов приведена в ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Рабочее поле документа – часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа – часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.

На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль; на верхнее поле «заходит» реквизит «Гриф утверждения».

1.3.Понятие о документе. Виды документов

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит своевременность и правильность принятого решения.

Носителем этой информации выступает документ.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Таким образом, в основу понятия «документ» положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения.

Наиболее общей и основной функцией документа является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа. Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, «документ» может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.

10

Классификация документов (виды):

1.По происхождению (по сфере действия):

личные (заявления или деловые официально-личные);

служебные.

2.По назначению:

как средство фиксации фактов (акты, протокол);

средство передачи информации куда-либо.

3.По месту составления:

внутренние;

внешние (телеграммы, письма).

4.По наименованию (по назначению):

акты;

протокол;

заявления;

приказы.

5.По сложности содержания (по степени сложности):

простые (отражающие один вопрос);

сложные.

6.По форме (по видам):

индивидуальные (заявления);

типовые (текст-образец);

трафаретные (бланк).

7.По срокам исполнения:

срочные;

несрочные.

8.По степени подлинности (по юридической силе):

оригиналы;

копии;

черновики;

подлинники.

Копия может быть:

отпуском (полная копия документа);

выпиской (кусок документа);

дубликатом.

9.По срокам хранения:

постоянные (более 10 лет);

временные (менее 10 лет).

11

10.По технике (по способу фиксации):

рукописные;

машинописные;

типографские;

графические;

фото-, видео-, аудио-, кинодокументы.

11.По содержанию или роду деятельности:

организационно-распорядительные;

плановые;

бухгалтерские и т.п.

12.По степени гласности:

обычные, без ограничения доступа;

с ограничением доступа различного уровня (секретные);

для служебного пользования;

содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную.

Все документы в зависимости от сферы функционирования делятся:

1)на управленческие;

2)научные;

3)технические;

4)технологические;

5)производственные.

Контрольные вопросы

1.Что понимается под информацией в широком смысле?

2.Дайте существующие понятия слову документ?

3.Назовите и охарактеризуйте основные функции документа?

4.Какие необходимые требования должны быть выполнены для обретения документом юридической и управленческой силы?

12