Упражнение 5. Заголовок и примечание

До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы. Чтобы включить этот режим, выполните следующие действия.

1. В конструкторе формы Список щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.

2. Выберите в контекстном меню команду Свойства, чтобы открыть окно свойств формы.

3. В списке Режим по умолчанию вкладки Макет выберите пункт Ленточная форма.

4. Закройте окно параметров.

В подобных ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами — заголовком и примечанием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.

5. Выберите команду Вид > Заголовок/примечание формы, в окне конструктора формы появятся дополнительные области.

6. Щелкните на кнопке Надпись панели элементов.

7. Растяните мышью прямоугольник в разделе Заголовок формы.

8. Введите текст Список контактов.

9. Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.

10. В списке Размер панели инструментов Форматирование выберите число – 22 .

11. Щелкните на кнопке По центру.

12. Поместите указатель на верхний край полосы Область данных и, нажав кнопку мыши, перетащите ее вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.

13. Повторив шаги 6-8, введите в примечание формы текст. Если при добавлении контакта вы не нашли нужного человека в списке Фамилии, с помощью формы Контакты добавьте информацию об этом человеке в новую запись таблицы Контакты.

14. Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте.

15. Щелкните на кнопке Вид.

Теперь в окне формы может разместиться сразу две записи. Такую форму можно листать с помощью полосы прокрутки. Заголовок и примечание формы отображаются в верхней и нижней частях окна, не смещаясь при прокручивании записей.

Отчет

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Упражнение 6. Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты.

2. Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера.

В отчет нужно добавить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера, нужно указать все поля, включаемые в отчет.

3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Контакты.

4. В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.

5. Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.

6. Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля Имя, Адрес, Название Компании, Рабочий Телефон.

Поле Код_Контакты содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Не помещайте такие поля в отчет никогда, кроме случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных.

7. Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Список.

8. Переместите в список Выбранные поля Дата и Описание, добавив их к полям таблицы Контакты.