Новая папка / Лабораторно-практична робота № 20

Лабораторно-практична робота № 20 ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ.

РОБОТА ЗІ СТРУКТУРОЮ ДОКУМЕНТА Мета: ознайомити з основними прийомами роботи щодо оформлення

документів; набути практичних навичок розбивки тексту на сторінки, створення колонтитулів для різних розділів та розбивки документа на розділи.

ХІД РОБОТИ

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ

Структура документа

При роботі зі складними документами, що містять велику кількість глав, розділів, а, можливо, й підлеглих документів, можна скористатися потужним засобом Word для ОС Windows – створення структури документа.

Структура – це ієрархія заголовків у документі, взаємозв’язок між розділами і підлеглими елементами тексту різних рівнів.

Щоб включити режим відображення структури документа, слід виконати команду меню Вид / Структура (або натиснути віртуальну кнопку Структура, що знаходиться в нижній частині вікна програми ліворуч від горизонтальної смуги прокручування).

Після цього в межах робочого поля документа вікна програми з’явиться спеціальна зона, в якій будвшозначено всі рівні заголовків документа, наприклад, так, як показано на рис. 1.

Позначкою + уде позначено всі заголовки документа.

Ієрархію заголовків буде показано відносним розміщенням по горизонталі (лівіше розміщуватимуться заголовки вищого рівня), а заголовки, які мають прихований текст, буде позначено на структурі підкресленням.

Зверніть увагу, що у вигляді структурованих елементів документа відображаються тільки вбудовані стилі, застосовані до елементів тексту.

Для того, щоб переглянути приховані елементи тексту (що підпорядковані до певного заголовка), слід виконати подвійний клік лівою кнопкою миші на назві цього заголовка (підпорядковані елементи буде відкрито).

За допомогою режима структури дуже зручно виконувати редагування тексту великого документа, виконувати переміщення його структурних елементів (заголовків) відносно один одного, виконувати зміну в ієрархії заголовків тощо.

Рис. 1.

Зверніть увагу, що великим документом у програмі Word вважається документ, що має понад 10 сторінок структурованого тексту.

Оформлення сторінки документа

Щоб красиво розмістити текст документа на папері, програмі Word необхідно повідомити параметри сторінки: розмір паперової сторінки та розміри верхнього, нижнього, лівого й правого полів тексту. Для цього використовується пункт меню Файл / Параметры страницы (вкладки Поля та Размер бумаги). Крім того, доволі часто при форматуванні великого документа доводиться розміщувати текст на сторінках певним чином (наприклад, так щоб текст заголовка розміщувався на окремій сторінці, або так, щоб основний текст було розміщено тільки на половину сторінки). Розглянемо основні операції, які застосовують під час форматування документів найчастіше.

Вставка розривів сторінок

У програмі Word текст автоматично переходить на нову сторінку. У деяких випадках необхідно примусово розділити текст (встановити розриви сторінок). Для цього слід виконати такі дії: установити курсор на початок рядка, з якого потрібно розпочати нову сторінку та виконати команду меню Вставка / Разрыв / Новую страницу. Якщо включити режим відображення недрукованих символів, то можна побачити, що там, де було розміщено курсор, з’являться позначки розривів сторінок, а курсор для введення тексту переміститься на нову сторінку.

Вставка розривів розділів

Іноді під час форматування документа виникає потреба поєднати в файлі одного документа сторінки документа з різною орієнтацією (деякі мають бути у вигляді альбомної орієнтації сторінки, а деякі – у вигляді книжкової). Така потреба може виникнути наприклад, коли під час оформлення звіту про виконану курсову роботу, або під час оформлення реферату текстову частину документа слід розмістити у вигляді книжкової орієнтації, а певні таблиці або діаграми потрібно розмістити у альбомній орієнтації сторінок, після яких знову слід розмістити текст у книжковій орієнтації. Для цього програма містить спеціальні інструменти, які мають назву Разрыв раздела.

Розглянемо поділ тексту на розділи для переходу на одному з аркушів документа на альбомну орієнтацію сторінки. Для цього слід виконати такі дії:

у меню Файл обрати команду Параметры страницы / Размер бумаги / Ориентация / Книжная;

уведіть текст або скопіюйте його з іншого документа;

для перехода на іншу орієнтацію сторінки слід виконати створення розриву розділу з наступної сторінки. Для цього слід встановити курсор в останньому рядку текста та виконати команду меню Вставка / Разрыв /

Разрыв раздела со следующей страницы / ОК;

переконайтеся, що курсор установлено на новій сторінці;

у меню Файл оберіть команду Параметры страницы / Размер

бумаги / Ориентация / Альбомная / Применить к текущему разделу /ОК.

сторінка, де було розміщено курсор змінить орієнтацію паперу. Після цього тут можна розмістити елемент тексту, для якого потрібна така орієнтація (таблицю, діаграму, схему, текст тощо);

в останньому рядку сторінки слід знову виконати зміну орієнтації сторінки, яка виконується аналогічно попередньому випадку (виконайте розрив розділу з наступної сторінки);

після форматування всього документа доцільно виконати команду меню Файл / Предварительный просмотр для перегляду всього документа щодо правильного розміщення елементів та з’ясування того, як змінилися орієнтації сторінок (рис. 2.);

Рис. 2.

видалення розривів сторінок (розділів і колонок) виконують однаковими командами: виділити рядок, що містить позначки розриву розділу, та натиснути клавішу Delete (або викликати контекстне меню та вибрати команду Удалить).

Зверніть увагу, що перед тим, як вилучати розриви слід активізувати режим відображення недрукованих символів.

Створення колонтитулів

Колонтитулами можуть бути номери сторінок, відомості про назву файла документа, про час створення документа, про його авторів, про назву розділу документа, логотип фірми, або так звані «водяні знаки».

Колонтитули – це елемент текстового документа, що повторюється на кожній сторінці документа.

Рис. 3.

Для різних розділів одного документа можна задавати різні колонтитули. Колонтитули створюють виконанням команди меню Вид / Колонтитулы (рис.

3.).

Після виконання команди на екрані з’явиться панель інструментів Колонтитулы, а на сторінках документа – спеціальні зони вгорі та внизу сторінки (позначені пунктирними лініями) для введення колонтитулів.

З використанням кнопок та списка Вставка автотекста з панелі інструментів Колонтитулы можна створити багато різноманітних записів у колонтитули.

Наприклад, можна задати номери сторінок документа, дату, час створення, а також назву файла, зазначення автора тощо. Крім того, користувач може записати у колонтитули будь-який текст, вставити будь-який графічний об’єкт, що буде повторюватися на кожній сторінці документа. Для переходу між нижніми та верхніми колонтитулами є також на панелі спеціальні кнопки. Для завершення створення колонтитулів та повернення у режим тексту, слід натиснути кнопку Закрыть на панелі інструментів Колонтитулы.

Вилучення колонтитулів. Щоб вилучити колонтитул, його слід виділити подвійним кліком лівою кнопкою миші, вилучити текст і закрити колонтитул.

Нумерація сторінок

Нумерацію сторінок документа можна виконати і в інший спосіб: виконати команду меню Вставка / Номера страниц. З’явиться вікно Номера страниц, в якому слід вказати положення номера сторінки відносно полів, спосіб вирівнювання, формат номера сторінки та початковий номер сторінки в документі.

Після натискання кнопки ОК номера сторінок в документі буде автоматично проставлено по всіх сторінках з тими параметрами, які вказав користувач.

Створення змісту документа

Зміст документа являє собою відпорядкований перелік заголовків та підзаголовків. Для створення змісту документа потрібно попередньо застосувати вбудовані стилі під час форматування до заголовків та підзаголовків.

Для створення змісту слід встановити курсор у те місце документа, де має розміщуватися зміст та виконати такі дії:

виконайте команду меню Вставка / Ссылка / Оглавления и указатели та відкрийте вкладку Указатели;

оберіть потрібний варіант змісту в полі Формат та оберіть інші параметри оформлення змісту, та натисніть кнопку ОК.

Після того, на тому місці, де розміщувався курсор з’явиться зміст того рівня вкладеності заголовків та такого оформлення, як було обрано користувачем. Напроти кожного заголовку у змісті автоматично буде проставлено номер сторінки, на який цей заголовок розміщено у тексті документа.

Створення посилань Посилання у текстових документах використовують для пояснень та

коментарів, а також для посилань на використані у тексті літературні та наукові першоджерела.

Зазвичай для коментарів та пояснень використовують звичайні посилання, що розміщуються наприкінці сторінки, а для посилань на першоджерела використовують прикінцеві посилання що, зазвичай розміщуються на останніх сторінках текстового документа.

Кожне посилання складається з таких елементів: знака посилання (зірочка, цифра або інший знак), лінії, що від діляє посилання від основного текста документа, та власне текста самого посилання (причому текст посилання може мати довільну довжину). Після створення першого посилання програма автоматично нумероватиме інші посилання, що створюватимуться в документі.

Створення колонтитулів

Колонтитулами* можуть бути номери сторінок, відомості про назву файла документа, про час створення документа, про його авторів документа, про назву розділу документа, логотип фирми, або так звані «водяні знаки». Для різних розділів одного документа можна задавати різні колонтитули. Колонтитули створюють виконанням команди меню Вид /

Колонтитулы.

* Колонтитули – це елемент текстового документа, що повторюється на кожній сторінці документа.

.

Для створення посилання слід виконати такі дії:

встановити курсор наприкінці того слова у тексті, яке потрібно прокоментувати у посиланні;

виконати команду меню Вставка / Ссылка / Сноска;

з’явиться вікно Сноски (див. рис. 4.), в якому слід обрати тип посилання, розміщення посилання, формат позначення посилання, варіант застосування посилання та натиснути кнопку ОК;

після цього біля того слова, де було розміщено курсор, з’явиться знак посилання, а наприкінці сторінки (або тексту – для прикінцевих посилань) цей знак буде повторено та встановлено курсор для запису текста посилання;

після створення тексту посилання користувачу достатньо виконати однократний клік лівою кнопкою миші у будь-якому місці тестового документа для виходу з режиму створення посилання.

Для того, щоб виконати редагування тексту посилання, слід активізувати курсор на самому тексті посилання, виконати необхідні зміни та знову вийти з режиму створення посилання.

Для вилучення посилання достатньо виділити та вилучити знак посилання у основному тексті документа, а текст буде вилучено автоматично, а всі подальші посилання автоматично перейменовано.

Рис. 4.

Програма має зручний засіб перегляду всіх посилань у документі. Для цього достатньо підвести курсор до знака посилання у основному тексті, і на екрані з’явиться підказка з текстом самого посилання.

ПРАКТИЧНІ ЗАВДАННЯ Завдання 1.

Відкрийте файл vprava11.doc у текстовому процесорі Word. Використовуючи вищенаведені теоретичні відомості та вказівки, виконайте створення звичайних посилань до кожної події з наведеної історії, де запишіть свій коментар щодо епохи, події або історичної особи. Відформатуйте текст на свій розсуд та розмістіть його на сторінках формату А5 (210 х 148 мм), причому заголовок тексту розмістити на окремому аркуші. На сторінках розмістити колонтитули, з назвою файла. Зберегти файл з новою назвою у свою папку.

Запитання для самоконтролю

1.Як перетворити документ, створений на аркушах формату А4 на формат А5?

2.Як пронумерувати сторінки починаючи з номера 35?

3.Як вилучити посилання з тексту?

4.Як виконати форматування тексту посилання?

5.Як виконати форматування тексту в колонтитулі?

6.Як застосувати вбудований стиль до форматування заголовка текста?