2.Організація роботи облікового апарату
2.1. Регламентування роботи облікового підрозділу та його взаємозв’язки з іншими структурними підрозділами
Функціонування апарату бухгалтерії як самостійного структурного підрозділу регламентується відповідними нормативними документами, що визначають сукупність правил стосовно порядку його діяльності.
Під положенням загалом розуміють правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи установи, структурного підрозділу. Спільним для положень усіх зазначених категорій є таке: функціональні обов’язки; права і повноваження; відповідальність.
Положення про бухгалтерію є організаційно-розпорядчим документом безстрокового зберігання, а тому його складання потребує значної відповідальності. Положення розробляють на основі типових загальногалузевих положень про відділи управління.
Положення про бухгалтерську службу готує головний бухгалтер, оформлюючи на відповідному бланку, а затверджує керівник установи.
Бухгалтерія взаємодіє:
1. З економістом з питань
1.1. Отримання:
- кошторисних призначень;
- штатних розписів ;
- звітів про виконання кошторисів;
1. 2. Надання:
- інформації, необхідної для економічного планування;
- балансів та звітів про прибутки та видатки;
- розрахунків заробітної плати;
- розрахунків амортизаційних відрахувань.
2. З відділом кадрів:
2.1. Отримання:
- наказів по установі на прийом та звільнення працівників;
- інформації про стаж та ін.
2.2. Надання:
- інформації про нараховану заробітну плату;
- інших відомостей, що відносяться до її компетенції.
Отже, можемо зробити висновки, що в Рівненському міському Палаці дітей та молоді наявні такі документи:
- Положення про бухгалтерію, яке чітко визначає загальні положення; основні завдання; функції; структуру; службові взаємозв’язки з іншими підрозділами; права; відповідальність та організацію роботи облікового підрозділу
- Організаційна структура, що чітко визначає існуючі форми повноважень і підпорядкованості наявних структурних підрозділів Палацу дітей та молоді.
2.2. Організаційна структура та розподіл обов’язків у бухгалтерії
Структуру бухгалтерії РМ ПДМ зображено схематично на рисунку 2.1.
Рис. 2.1. Організаційна структура бухгалтерії Рівненського міського Палацу дітей та молоді
Основним документом, який фіксує розподіл обов’язків у підрозділі є посадова інструкція.
Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.
Посадова інструкція співробітників бухгалтерії складається після Положення про бухгалтерію, коли виконано розрахунки щодо чисельності і посадового складу бухгалтерії. Посадова інструкція являє собою нормативний документ, в якому визначено функції, обов’язки, права, відповідальність і взаємовідносини працівника з рештою співробітників установи. На кожного працівника має бути складено посадову інструкцію.
Посадова інструкція складається з розділів:
1. Загальні положення;
2. Завдання та обов’язки;
3. Права;
4. Відповідальність;
5. Повинен знати;
6. Кваліфікаційні вимоги;
7. Взаємовідносини за посадою;
Посадова інструкція має статус документа постійного зберігання, тобто складається вона один раз і доповнюється при потребі. Про внесені до посадової інструкції зміни сповіщають працівника, який підтверджує свою згоду підписом на посадовій інструкції. (Передусім свій підпис він ставить на посадовій інструкції під час зарахування на посаду).
Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються.
Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов’язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між менеджерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві.
Головний бухгалтер організовує роботу бухгалтерської служби, контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій; забезпечує складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності установи, підписання її та подання в установленні строки користувачам.
Щодо матеріальної відповідальності головного бухгалтера (бухгалтера, в т. ч. бухгалтера по матеріальній частині), то в загальному випадку, як і всі працівники, такі посадовці несуть обмежену (у межах середнього заробітку) матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків. Особа на яку покладені обов’язки з прийняттям і зберіганням запасів, несе повну матеріальну відповідальність.
В бухгалтерії Рівненського міського палацу дітей та молоді наявні посадові інструкції співробітників бухгалтерії та відповідають чинним вимогам.