1.3.Организация работы секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, движется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.  В сфере управления все работают главны обраом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ- объект и результат управленческого труда.

1.4. Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция- главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.   Обязанности, права и виды работ,  которые должен выполнять конкретный  секретарь, требования в его  профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции. Раздел  «Общие положения» в должностной  инструкции содержит следующую информацию: Обобщенные сведения о должности, подчиненность  и кем руководит, требования к  образованию и практическому  опыту, порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия. Раздел  «Функции» определяет основные направления  деятельности,а в разделе «Должностные Обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один-«Функции и должностные обязанности». Раздел  «Права» В нем закреплены его  полномочия для самостоятельного решения  вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел  «Ответственность» может быть написан  обобщенно, типа «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Раздел  «Взаимоотношения» также очень  важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору. Обработке и передаче информации и документов.  В последнее время во многих должностых инструкциях появился раздел «Оценка работы» Его основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке  ее пересмотра. Он может быть записан: « До замены новой» или «Инструкция  подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря»

1.5.Планирование рабочего дня

Важнейшей задачей секретаря является разгрузка  руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как  время. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя. Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и  отдельных видов текущей организационной  работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.   В обязанности секретаря входит  и его повседневная работа, которую  он должен выполнить: ежедневный  утренний прием корреспонденции,  ее обработка, ведение контрольной  картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти повторяющиеся ежедневно, еженедельно,ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря. В работе секретаря много непредвиденных ситуаций- внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаюся регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резевное время. В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.