- •Документированием называется процесс подготовки и создания документов.
- •2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения
- •3.Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
- •1. Состав нормативно-методической базе делопроизводства.
- •2. Законодательные акты рф в сфере информации и документации.
- •3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.
- •4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
- •5. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на документацию.
- •6. Унифицированные системы документации.
- •7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
- •Лекция № 3
- •1. Система организационно-правовой документации. Назначение, состав и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.
- •1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
- •1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов
- •2. Система распорядительной документации. Назначение, состав и оформление распорядительной документации.
- •Протокол заседания совета трудового коллектива ооо «мир»
- •3. Система справочно-информационной документации. Назначение, состав и оформление справочно-информационной документации.
- •Лекция № 4.
- •1. Локальные нормативные акты
- •2.Документация по личному составу
- •3.Содержание основных документов по личному составу
- •4.Порядок подготовки приказов по личному составу.
- •Тема: История развития системы государственного делопроизводства.
- •1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.
- •2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.
- •3. Система коллежского делопроизводства.
- •4.Система министерского «исполнительного» делопроизводства XIX-XX вв.
- •5.Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.
- •6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.
- •7.Развитие документирования управленческих функций на современном этапе.
- •8. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •9. Внедрение новых информационных технологий.
- •1. Классификация документов в делопроизводстве.
- •2.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.
- •3. Общие требования. Форматы бумаги и поля.
- •4. Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
- •Оформление некоторых реквизитов документов в соответствии с гост р 6.30-2003
- •Тема: Технология документационного обеспечения управления
- •1.Организация работы с документами. Структура организации работы
- •2.Обработка входящих документов
- •3.Обработка исходящих (отправляемых) документов
- •4. Организация работы с конфиденциальными документами
- •5.Делопроизводство при работе с обращениями граждан
- •Лекция № 8 Тема: Документооборот предприятий
- •Понятие документооборота и его основные этапы. Движение и исполнение документа.
- •Контроль за исполнением документов
- •Анализ структуры документооборота
- •Методы учета и сокращения документооборота
- •Тема: Архивное хранение документов и дел.
- •1. Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации
- •2. Архивный фонд Российской федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы
- •3. Оформление дел длительных сроков хранения
- •4. Состав учетных документов архива
- •5. Оборудование архивохранилищ
- •6.Оформление документов для передачи в архив.
- •7. Использование документов архива
- •Тема: Этикет делового человека
- •1. Понятие этикета.
- •2.Особенности профессиональной этики секретаря. Основные правила
- •Строгий
- •Деловой
- •Свободный деловой
- •Попустительский деловой
- •Этикет делового письма
- •Порядок на рабочем столе, в кабинете
- •3.Взаимодействие с руководителем, коллегами. Прием посетителей.
- •4. Правила ведения служебных разговоров с посетителями по телефону
- •Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
- •Приложения
- •Продольное расположение реквизитов на бланке
- •Угловое расположение реквизитов на бланке
- •Образец углового бланка письма организации
- •Образец продольного бланка письма организации
4. Состав учетных документов архива
На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел..
Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.
Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.
Состав учетных документов установлен Основными правилами работы ведомственных архивов, обязателен для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей: книгу учета поступления и выбытия документов; лист фонда; топографические указатели; формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения); формы актов; дело фонда.
5. Оборудование архивохранилищ
В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ.
Документы архива разделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе и хранятся обособленно, по возможности в разных хранилищах.
При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном архиве более целесообразно размещение дел не по структурным подразделениям, в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению.
Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены: окна первого этажа архивохранилища — открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации), а двери должны быть дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе песок и брезент).
Архивы оборудуются стационарными или передвижными стеллажами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов — до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен — 45 см, от пола до нижней полки — 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте — 35—40 см.
Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.
Основные разрушители документов в архивохранилищах — плесневые грибки. В архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18—20 °С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ.
Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.
Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел (к шпагату) прикрепляются ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.
Не реже одного раза в 10 лет (для дел постоянного хранения — один раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегодно) следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, массовой порче или гибели Дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации, а в учетные документы вносятся (при необходимости) изменения и уточнения, соответствующие реальному объему и состоянию дел, с указанием номера и даты акта, в котором зафиксированы итоги проверки.