3. Анализ структуры документооборота

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практиком делопроизводства и научной организации труда:

• исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

• однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

• пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

• параллельное выполнение различных операций в целях сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

• передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

• необходимость предусмотрения всех возможных вариантов движения документов.

Основными управляемыми параметрами документопотока являются:

• содержание или функциональная принадлежность;

• структура;

• режим документопотока;

• направление документопотока и его объем.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений исполнителей и т. д.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах.

Необходимо выделять в общем, документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения.

Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнаны: построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковым систем, регламентирование документообразования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций.

4. Методы учета и сокращения документооборота

Учет количества и качества документов организации

Службой ДОУ многих организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов и т. д.

Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива.

Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения); в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель — количество его копий.

Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях должна проводить один раз в год специально выделенная группа сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении Табеля форм документов организации.

Учет количества документов организации проводиться единовременно, периодически, нот не реже одного раза в год, в соответствии с принятым в организации распорядительным документом.

Результаты проведенной работы и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению предоставляются руководству организации.

Сокращение объема документооборота

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, — создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.

Имеется так же ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в нарастающую «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения.

Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормаивной и иной управленческой информации, а также построение эффективных автоматизированных информационно-поисковых систем.

Документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества применяемых форм документов; организации их скорейшей доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что входит в понятие «документооборот»?

2. Назовите основные причины увеличения объемов документооборота.

3. Назовите основные этапы документооборота.

4. Для чего нужен анализ параметров документооборота?

5. Какие документопотоки составляют документооборот организации, в чем их особенности?

6. Что учитывается при рассмотрении поступившего документа?

7. Для чего нужна организация рационального движения документов внутри организации?

8. На чем основывается система документооборота?

9. Назовите основные цели исследования документопотоков организаций?

10. Какие требования предъявляют к обработке входящих документов?

11. По каким правилам проводится обработка исходящих и внутренних документов?

12. В чем заключается роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности?

13. Назовите цели и задачи контроля за сроками исполнения документов.

14. Как определяются сроки исполнения документов?

15. Какие операции осуществляются в ходе текущего контроля за сроками исполнения документов?

16. В чем заключается итоговый контроль?

Лекция № 9