2. Контроль за исполнением документов

Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

• формализованный контроль своевременного исполнения;

• контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

• контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

• контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Контроль существа и содержания документов входит в обязательные «Должностные обязанности» не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

Основными задачами подразделения (группы) контроля являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процессе и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за сроками исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ Р 6-30-2003 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения (реквизит 19).

Проверку хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ рекомендуется осуществлять в следующие сроки:

• задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

• задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно

В сводках, представляемых руководству, указываются:

• общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

• количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;

• количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

• задержки исполнения в рабочих днях;

• причины задержек исполнения документов.

Технологическое обеспечение контроля осуществляет секретарь-делопроизводитель.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, а также документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

Ответственным за организацию контроля исполнения документов является директор организации.

Контроль исполнениясекретарем-делопроизводителем включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководителя.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса, контроль над качеством исполнения документа и контроль над сроками правильного и своевременного исполнения документов.

Контроль за сроками исполнения документов в небольшой фирме ведет секретарь, а в крупном учреждении – служба документационного обеспечения управления, в составе которой может быть специальный отдел контроля или выделенный работник.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксацию всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировку данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов;

• осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. Для распорядительных документов предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение

На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции..

В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает завтра или уже сегодня, путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Если при получении документа либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). Если руководитель продляет срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Формой итогового контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации ответственными за контроль исполнения (в небольшой фирме – секретарем) .

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.