Лекция № 8 Тема: Документооборот предприятий

1. Понятие документооборота и его основные этапы. Движение и исполнение документа.

2. Контроль за исполнением документов

3. Анализ структуры документооборота.

4. Методы учета и сокращения документооборота.

1. Понятие документооборота и его основные этапы. Движение и исполнение документа.

По определению, документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или дай их на хранение. Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы (вопросы регистрации документов выделены в самостоятельный раздел):

• экспедиционная обработка документов поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

• организация рационального движения документов внутри организации;

• обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

Более предпочтительной справедливо считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом. Цель первого этапа - зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата.

При получении корреспонденции, прежде всего, должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

• в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

• получена доплатная корреспонденция;

• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию ведут в пределах года.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов.

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно, чтобы все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения

Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

• для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

• не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Поэтому предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

• реальная срочность исполнения документа;

• важность его содержания;

• сложность и новизна поставленных вопросов;

• авторство;

• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

При рассмотрении документов руководителю следует:

• не задерживать документы. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение — на следующий день) возвращены;

• не принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций — документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации;

• при необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов.

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ.

После введения в информационно-поисковую систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.

Организация рационального движения документов внутри организации

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией и согласования документов

Этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения.

Обработка исполненных и отправляемых документов

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

Обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи, отправка курьером, допустима, по предварительной договоренности, предварительная отправка факсом или по электронной почте.

Исполнение документов

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку о ходе исполнения.

Исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа исполнитель согласовывает с заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается делопроизводителю для проверки правильности оформления реквизитов и текста документа и далее - на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию (присвоение исходящего номера и даты) и отправку.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение (без указания «копия»).

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право в форме служебной записки на имя руководителя, предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.